Importer et exporter des clients
Le menu Importer avec ses modèles CSV et Excel, l'export de la liste ou d'une sélection, et les listings TVA.
Trois boutons de la barre d'outils Clients servent aux échanges de données : Importer, Exporter CSV et les deux listings TVA. L'import de fichiers se fait sur web.novadesko.com ; les applications permettent de télécharger le modèle et d'exporter en CSV.
Ce que vous allez faire
- Télécharger le modèle, le compléter et importer vos clients en une fois.
- Exporter toute la liste ou une sélection.
- Consulter le listing TVA annuel et le listing intracommunautaire.
Importer des clients
- Cliquez sur Importer dans la barre d'outils.
- Le menu propose trois choix.
- Téléchargez d'abord le modèle CSV ou Excel et remplissez-le.
- Choisissez ensuite Importer un fichier pour envoyer le fichier rempli.
- Cliquez sur Importer puis Télécharger le modèle CSV ou Télécharger le modèle Excel. Le modèle contient une ligne d'exemple.
- Complétez le fichier, une ligne par client, en gardant la ligne d'en-tête.
- Sur web.novadesko.com, cliquez sur Importer › Importer un fichier, déposez le fichier dans la zone Glissez un fichier ici (formats acceptés : .xlsx, .xls, .csv) et confirmez avec Importer.
- Le message de résultat indique le nombre de clients importés et mis à jour. En cas de problème, les cinq premières erreurs sont affichées avec le numéro de ligne.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
id |
Identifiant Novadesko, facultatif. S'il existe, le client est mis à jour ; sinon un nouveau client est créé. |
first_name / prenom |
Prénom. |
last_name / nom |
Nom. |
company / entreprise |
Société. |
email |
Adresse e-mail. |
company_identification / tva |
Numéro de TVA. |
phone, address, postal_code, city, country |
Téléphone, adresse, code postal, ville, code pays (BE). |
Pour corriger beaucoup de fiches, exportez d'abord la liste en CSV : la colonne id est remplie, il suffit de modifier les valeurs et de réimporter le fichier sur le web. Les fiches sont mises à jour au lieu d'être dupliquées.
L'import ne passe pas par la vérification VIES ni par le contrôle de doublons du formulaire. Nettoyez votre fichier avant l'import, en particulier les numéros de TVA (format BE0123456789, sans le mot « TVA »).
Exporter des clients
Le bouton Exporter CSV propose Exporter en CSV, Exporter en Excel (sur le web) et Exporter la sélection (n), actif dès qu'une ligne est cochée. Le menu d'une ligne contient Exporter (CSV) pour un seul client.
Le fichier CSV des applications contient : id, customer_code, first_name, last_name, company, company_identification, email, phone, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_individual, is_archived, created_at. L'export web ajoute le mobile, le fax, la date de naissance, le régime TVA et le statut.
Selon votre formule, le bouton Exporter peut être verrouillé (icône cadenas). Voir Plans.
Sélection multiple
- Sélectionner actifs coche tous les clients actifs en un clic.
- Vous pouvez aussi cocher les lignes une par une.
- Exportez uniquement la sélection en CSV.
- Supprimer agit sur toute la sélection, après confirmation.
Sélection multiple ouvre un panneau avec Sélectionner actifs, Sélectionner archivés, Tout sélectionner et Réinitialiser, puis les actions Dupliquer (sur le web) et Supprimer. Le compteur du bouton indique le nombre de lignes cochées. Sans sélection, le message « Veuillez sélectionner au moins un client. » s'affiche.
Listing TVA des clients
- Le listing s'ouvre sur l'onglet National.
- Seuls les clients avec un numéro de TVA apparaissent, avec leurs totaux.
- L'onglet Intracom affiche le listing intracommunautaire.
- Téléchargez le listing pour votre déclaration.
- Listing TVA des clients limite la liste aux clients qui ont un numéro de TVA : c'est la base du listing annuel des clients assujettis.
- Listing clients intracommunautaires limite la liste aux clients dont le numéro de TVA est celui d'un autre État membre de l'Union européenne.
Dans les applications, ces deux boutons filtrent la liste ; le sous-titre de l'écran rappelle la vue active. Sur web.novadesko.com, le listing est établi par année civile : chaque client y figure avec son numéro de TVA, le total hors TVA, la TVA et le nombre de documents de l'année, et le listing peut vous être envoyé par e-mail. Les montants viennent des factures et notes de crédit validées, d'où l'importance de fiches sans doublon.