Importer et exporter des fournisseurs
Le modèle d'import CSV ou Excel, l'export de la liste ou d'une sélection, et les actions en masse.
Les boutons Importer et Exporter de l'écran Fournisseurs fonctionnent comme ceux des clients. L'import d'un fichier, les modèles et l'export en CSV ou en Excel sont disponibles directement dans l'application.
Ce que vous allez faire
- Télécharger le modèle, le compléter et importer vos fournisseurs.
- Exporter la liste complète, une sélection ou un seul fournisseur.
- Traiter plusieurs fournisseurs à la fois.
Importer des fournisseurs
- Cliquez sur Importer puis Télécharger le modèle CSV ou Télécharger le modèle Excel. Le modèle contient une ligne d'exemple.
- Complétez le fichier, une ligne par fournisseur, en gardant la ligne d'en-tête.
- Cliquez sur Importer › Importer un fichier. La fenêtre Importer des fournisseurs rappelle : « Importez vos fournisseurs depuis un fichier Excel ou CSV. Téléchargez le modèle pour connaître le format attendu. » Déposez le fichier dans la zone Glissez un fichier ici ou cliquez pour le sélectionner (formats acceptés : .xlsx, .csv, 10 Mo maximum).
- Un aperçu affiche les colonnes reconnues et, pour chaque ligne, ce qui va se passer : Nouveau, Mise à jour, Inchangé ou Ignoré. Laissez cochée la case Mettre à jour les fiches existantes pour compléter les fournisseurs déjà présents, puis cliquez sur Importer n ligne(s).
- Le résultat indique le nombre de fournisseurs importés et mis à jour, avec le détail des lignes en erreur ; Télécharger le rapport l'enregistre.
- Cliquez sur Importer dans l'écran Fournisseurs.
- Le menu propose l'import d'un fichier et les deux modèles.
- Téléchargez le modèle CSV ou Excel, il contient une ligne d'exemple.
- Une fois le fichier complété, Importer un fichier ouvre la fenêtre d'import.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
id |
Identifiant Novadesko, facultatif. S'il existe, la fiche est mise à jour ; sinon un fournisseur est créé. |
company |
Nom de l'entreprise, obligatoire. |
vat_number |
Numéro de TVA, format BE0404483367. |
contact_person |
Personne de contact. |
email, phone |
Adresse de facturation et téléphone (+32...). |
iban, bic |
Coordonnées bancaires. |
address, postal_code, city, country |
Adresse, code postal, ville, code pays (BE). |
L'import ne passe pas par VIES. Un fournisseur déjà présent (même identifiant, numéro de TVA, e-mail ou nom) est mis à jour avec les valeurs du fichier, sauf si vous décochez Mettre à jour les fiches existantes. Avant d'importer, normalisez les numéros de TVA (préfixe pays suivi des chiffres, sans espaces ni points, sans le mot « TVA ») : c'est le numéro qui permet de rattacher les factures reçues par Peppol et lues par Novadesko Intelligence à la bonne fiche.
Exporter des fournisseurs
Le bouton Exporter propose Exporter en CSV, Exporter en Excel et, dès qu'une ligne est cochée, Exporter la sélection (n). Le menu d'une ligne contient Exporter (CSV) pour un seul fournisseur.
Le fichier CSV des applications contient : id, supplier_code, company, vat_number, contact_person, email, phone, website, iban, bic, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_archived, created_at. L'export web reprend les mêmes informations avec la catégorie et le statut.
Selon votre formule, le bouton Exporter peut être verrouillé (icône cadenas). Voir Plans.
L'export est le moyen le plus simple de repérer les fiches jumelles : triez le fichier sur la colonne vat_number après avoir retiré espaces et points, les numéros identiques se suivent. Voir VIES et doublons fournisseurs pour le traitement.
Sélection multiple
Le bouton Sélection multiple ouvre un menu avec les cases Actifs et Archivés, puis Tout sélectionner, Tout désélectionner, Dupliquer (sur le web) et Supprimer la sélection. Le compteur du bouton indique le nombre de lignes cochées ; sans sélection, le message « Veuillez sélectionner au moins un fournisseur. » s'affiche. La suppression en masse demande une confirmation et ignore les fournisseurs liés à des documents.