Statuts et cycle de vie
Les statuts de chaque type de document, les transitions possibles et ce qui verrouille un document.
Chaque document porte un statut affiché sous forme de pastille dans la liste et sur sa page de détail. Le statut combine ce que vous faites (envoyer, encaisser, annuler) et ce que Novadesko calcule (retard, solde). Cette page récapitule les statuts par type, les transitions et les règles de verrouillage.
- Ouvrez les filtres de la liste.
- La section des statuts montre toutes les pastilles.
- Tout document commence par ce statut.
- Le retard est calculé : échéance dépassée et solde restant.
- Ce statut est final une fois le solde à zéro.
Les statuts par type de document
| Statut | Factures | Reçus | Achats | Devis, bons de commande | Notes de crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| Créé | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Envoyé | Oui | Oui | |||
| Payé | Oui | Oui | Oui | ||
| Partiellement payé | Oui | Oui | Oui | ||
| Trop payé | Oui | Oui | |||
| En retard | Oui | Oui | Oui | ||
| Annulé | Oui | ||||
| Accepté, Refusé | Oui |
Seuls les documents de vente (factures et reçus) ont une colonne Statut dans la liste. Les achats affichent la pastille Payé ou En retard à côté du montant. Les devis, bons de commande et notes de crédit n'ont pas de pastille : leur état se lit aux badges Signé, Lié à et Note de crédit de la page de détail.
Les factures envoyées sur le réseau ont en plus un statut Peppol : Envoyé via Peppol, Accepté, Enregistré, Refusé, Clôturé. Voir Statuts Peppol.
Comment un statut change
| Transition | Déclencheur |
|---|---|
| Créé vers Envoyé | Envoyer par e-mail, Envoyer via Peppol, ou Marquer comme envoyé (manuel) sur le web. |
| Créé ou Envoyé vers Partiellement payé | Ajouter un paiement pour une partie du montant. |
| Vers Payé | Paiement couvrant le solde, ou Marquer comme payé. |
| Vers Trop payé | Paiements enregistrés supérieurs au total. |
| Créé ou Envoyé vers Annulé | Marquer comme annulée sur le web. |
| Vers En retard | Calculé : échéance dépassée et solde restant. Disparaît dès que le solde est nul. |
- Cette facture est entièrement payée.
- Ouvrez son menu.
- Les entrées de modification ont disparu.
- Vous pouvez encore consulter les paiements.
- Seule une note de crédit permet de corriger la facture.
Sur une facture payée, le menu n'offre plus que Paiements, l'envoi, le téléchargement, la duplication et la note de crédit.
Marquer comme payé et Marquer comme annulée sont irréversibles : « Une note de crédit devra être générée pour annuler ce paiement. » Une facture payée ou annulée affiche « Statut final : une note de crédit est nécessaire pour modifier. »
Ce qui verrouille un document
Un document reste modifiable tant qu'il est au statut Créé et qu'il n'a pas quitté votre entreprise. Les messages de verrouillage sont explicites :
| Situation | Message |
|---|---|
| Inclus dans une déclaration TVA | « Ce document est soumis à une déclaration TVA et ne peut pas être modifié. » Suppression impossible aussi. |
| Envoyé via Peppol | « Ce document a été envoyé via Peppol et ne peut pas être modifié. » |
| Importé via Peppol | « Seuls les paiements et notes internes sont modifiables. » |
| Converti (devis, bon de commande) | « Ce document a été converti et ne peut pas être modifié. » |
| Un document plus récent existe | « Supprimez-le d'abord pour garder une numérotation continue. » |
| Payé ou envoyé | Suppression verrouillée. |
Dans le menu Options, l'entrée devient Modification verrouillée ou Suppression verrouillée, avec la raison en infobulle. Un document supprimé part dans la Corbeille, d'où Restaurer le ramène ; voir Corbeille.
Le filtre Validé
Dans Filtres, la section Validé propose la case Uniquement les documents validés. Un document validé est un document dont le numéro est définitivement attribué et qui est verrouillé pour la comptabilité. Combinez ce filtre avec une Période TVA pour vérifier ce qui part dans une déclaration.
- Ouvrez les filtres de la liste.
- Le panneau réunit la validation et la période TVA.
- Ne gardez que les documents validés.
- Choisissez le trimestre de la déclaration à vérifier.
Le raccourci Non envoyés au comptable au-dessus de la liste isole les documents pas encore transmis à votre fiduciaire ; la coche verte de chaque ligne confirme la transmission avec la date.