Rappels de paiement
Repérer les factures en retard, envoyer un rappel courtois, ferme ou une mise en demeure, par e-mail et SMS, ou laisser Novadesko relancer automatiquement.
Une facture est en retard dès que sa date d'échéance est dépassée et qu'il reste un solde à payer. Novadesko la signale partout en rouge et vous permet de relancer le client en trois niveaux, à la main ou automatiquement selon des délais que vous fixez.
Ce que vous allez faire
- Identifier les factures en retard dans la liste.
- Envoyer un rappel depuis le menu du document.
- Choisir le niveau et ajuster le message.
- Activer les relances automatiques si vous le souhaitez.
Détection du retard
La règle est simple : date d'échéance antérieure à aujourd'hui et montant restant dû supérieur à zéro. Le document reçoit la pastille rouge En retard dans la liste et sur sa fiche, et la tuile DOCUMENTS compte les retards (« 10 En retard » sur le compte de démonstration). Une facture payée ou annulée n'est jamais en retard.
- La tuile Documents compte les factures en retard.
- Chaque facture dont l'échéance est dépassée porte la pastille En retard.
- La pastille rouge reste affichée tant qu'un solde est dû.
- Ouvrez une facture en retard pour envoyer un rappel.
L'échéance se calcule à la création à partir du délai Échéance factures (jours) de Paramètres > Documents. Vous pouvez la modifier sur chaque facture.
Envoyer un rappel manuel
L'entrée Envoyer un rappel apparaît dans le menu Options d'un document de vente en retard et non payé. Elle ne concerne pas les achats. Si le document a été réglé entre-temps, le menu affiche à la place une entrée Payé grisée.
- Ouvrez le menu Options de la facture, dans la liste ou sur sa fiche, puis Envoyer un rappel.
- La fenêtre Envoyer un rappel rappelle le numéro et le client, puis affiche Montant total, Restant dû, Échéance, Retard (en jours) et Rappels envoyés.
- Choisissez l'onglet du niveau : Rappel courtois, Rappel ferme ou Mise en demeure. L'objet et le message se remplissent avec le modèle du niveau choisi.
- Vérifiez le Destinataire (adresse e-mail du client, non modifiable ici), puis adaptez l'Objet et le Message si nécessaire.
- Si une intégration SMS est active, cochez Envoyer aussi un SMS (le numéro du client est affiché) et relisez le Message SMS.
- Cliquez sur Envoyer le rappel. Le message « Rappel envoyé » confirme l'opération.
| Niveau | Usage conseillé |
|---|---|
| Rappel courtois | Premier contact après l'échéance, ton cordial |
| Rappel ferme | Deuxième relance, demande de règlement sous bref délai |
| Mise en demeure | Dernière étape avant recouvrement, formulation juridique |
Avec le modèle du rappel courtois, l'objet proposé est « Rappel - Facture {numéro} ».
Sur web.novadesko.com, l'entrée Envoyer un rappel est verrouillée sur les formules d'entrée, avec l'info-bulle « Disponible à partir du plan … ». Voir Plans.
- Ouvrez le menu Options en haut à droite du document.
- Le menu réunit les actions possibles selon le statut.
- Choisissez Envoyer un rappel.
- Le menu se referme et la fenêtre de rappel s'ouvre.
- Elle résume le montant, l'échéance, le retard et les rappels déjà envoyés.
- Choisissez le niveau : Rappel courtois, Rappel ferme ou Mise en demeure.
- L'objet et le message reprennent le modèle du niveau choisi.
- Cliquez sur Envoyer le rappel.
Rappels par SMS
L'envoi par SMS consomme des crédits. Sans crédit, le message « Crédits SMS insuffisants pour envoyer ce message. » bloque l'envoi ; rechargez votre solde. Si la fiche client n'a pas de numéro valide : « Aucun numéro de téléphone valide pour ce client. » En cas d'échec, web.novadesko.com propose Renvoyer le SMS sur la fiche du document.
Rappels automatiques
Dans Paramètres > Documents, la section Rappels de paiement (« Relances automatiques des factures impayées ») regroupe :
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Rappels automatiques | Envoyer les rappels polis sans intervention |
| Mise en demeure automatique | Génère la mise en demeure une fois les rappels polis épuisés |
| Notification SMS | Double chaque rappel par un SMS |
| Délai avant 1er rappel (jours) | Jours après l'échéance avant le premier rappel |
| Nombre de rappels polis | Rappels envoyés avant la mise en demeure |
| Intervalle entre rappels (jours) | Jours entre deux rappels tant que le paiement n'est pas reçu |
Chaque modification est enregistrée aussitôt (« Enregistré »). Lorsque le nombre maximum de rappels est atteint sans paiement et que la mise en demeure automatique est active, elle est générée et envoyée au client sans action de votre part. Rappels automatiques désactivés, vous relancez à la main comme décrit plus haut.
Les rappels par SMS exigent une intégration SMS active (SMS Factor ou SMS Notifications), à configurer sur web.novadesko.com.
Suivre les relances
Sur la fiche du document, la carte Activité compte les Relances, et l'Historique des e-mails marque chaque rappel d'une pastille Relance avec son statut (envoyé, délivré, ouvert). Le widget des factures impayées du tableau de bord affiche le nombre de rappels par facture et la date de la dernière relance. Voir Widgets.