Indemnités kilométriques
Le taux kilométrique de l'entreprise, le calcul du coût de chaque trajet et l'utilisation du total pour votre comptabilité.
Chaque kilomètre professionnel vaut une indemnité forfaitaire. Novadesko multiplie la distance de chaque trajet par le Taux kilométrique déductible de votre entreprise et affiche le résultat dans la colonne Coût, dans la carte Coût estimé et dans les exports. Le taux est un paramètre de l'entreprise, pas une valeur fixée par l'application.
Ce que vous allez faire
- Vérifier ou modifier le taux kilométrique.
- Lire le coût d'un trajet et le total de la période.
- Transmettre le montant à votre comptable.
Le taux kilométrique
Le taux se règle dans les paramètres de l'entreprise, section Feuilles de route, champ Taux kilométrique déductible (« Montant en euros par kilomètre »). La valeur est affichée partout avec trois décimales, par exemple « 0,430 €/km » sous la carte Coût estimé et sous le champ Coût estimé (€) de la fenêtre d'ajout : « Calculé automatiquement à 0,430 €/km ».
- Ouvrez Paramètres, puis la section Feuilles de route.
- Saisissez le Taux kilométrique déductible, avec un point ou une virgule comme séparateur décimal.
- Enregistrez. Les trajets existants sont recalculés à l'affichage avec le nouveau taux.
Le taux ne change pas tout seul : il reste celui que vous avez saisi. Le forfait kilométrique belge est revu périodiquement par le SPF Finances ; vérifiez le montant applicable à votre exercice et mettez le paramètre à jour. Les données de démonstration utilisent 0,4297 €/km (affiché 0,430), qui correspond au forfait fédéral belge d'une période récente.
Le taux est unique pour l'entreprise. Il n'y a pas de taux par véhicule ni par utilisateur dans la version actuelle.
Le calcul
| Élément | Formule |
|---|---|
| Coût d'un trajet | Distance (km) x taux, arrondi au centime. |
| Coût d'un document lié | Distance du document x taux, arrondi au centime. |
| Coût estimé (carte) | Total kilomètres (trajets + documents liés) x taux. |
| Barres du graphique | Kilomètres de la période x taux. |
Exemple avec un taux de 0,4297 €/km :
| Trajet | Distance | Coût |
|---|---|---|
| Sophie Dupont, rendez-vous de signature | 128,4 km | 55,17 € |
| Brico Mons, retrait de matériel | 18,2 km | 7,82 € |
| Schmit Consulting, audit à Luxembourg (aller-retour) | 436 km | 187,35 € |
Dans la fenêtre d'ajout, le champ Coût estimé (€) se met à jour pendant que vous tapez la distance. Dans la liste, la colonne Distance est arrondie au kilomètre pour la lisibilité, mais le coût est calculé sur la valeur exacte enregistrée.
Le total d'une période
- Choisissez la période avec les boutons Ce mois, Mois précédent, Cette année ou une plage via Toutes les dates.
- Lisez la carte Coût estimé : c'est le montant de l'indemnité pour cette période.
- Pour un montant par mois, passez le graphique en vue Mois et survolez une barre : le coût s'affiche dans l'infobulle.
- Le coût estimé multiplie les kilomètres de la période par le taux kilométrique.
- Le filtre de période limite la page au mois, au mois précédent ou à l'année.
- Le graphique montre l'évolution des déplacements, par mois ou par année.
Pour la comptabilité
Le cahier de route justifie les frais de déplacement que vous imputez à l'entreprise. En pratique :
- Exportez la période (mois, trimestre ou exercice) depuis Exporter : le fichier CSV contient une ligne par trajet avec la distance et le montant, ainsi qu'une ligne TOTAL. Voir Exporter le cahier de route.
- Transmettez ce fichier à votre comptable ou à votre fiduciaire, par exemple via la messagerie.
- Conservez les trajets tels quels : une fois le montant comptabilisé, évitez de modifier ou supprimer les lignes concernées.
Les factures et devis qui portent un déplacement apparaissent dans Documents liés et comptent dans le total. Si vous facturez le déplacement au client, notez-le dans la Note du trajet pour éviter une double prise en charge.