Créer un fournisseur
Le formulaire fournisseur, la catégorie d'achat par défaut, les coordonnées bancaires et la réception Peppol.
Le formulaire Créer un fournisseur demande un seul champ obligatoire, Nom de l'entreprise. Le numéro de TVA est fortement conseillé : il déclenche la vérification VIES, le contrôle de doublons et la recherche de l'identifiant Peppol.
Ce que vous allez faire
- Saisir le numéro de TVA et laisser VIES remplir le nom et l'adresse.
- Renseigner l'IBAN et les contacts.
- Fixer la catégorie d'achat et le mode de paiement par défaut.
Créer la fiche
- Ouvrez Fournisseurs et cliquez sur Ajouter un fournisseur.
- Saisissez le Numéro de TVA ou cliquez sur Vérifier : le nom et l'adresse sont complétés s'ils sont vides.
- Complétez les rubriques décrites ci-dessous.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Fournisseur créé avec succès. » confirme et la fiche s'ouvre.
- Saisissez le numéro de TVA du fournisseur.
- Cliquez sur Vérifier pour interroger VIES sans attendre.
- Le numéro est validé par VIES : le nom de l'entreprise se complète s'il est vide.
- Ajoutez l'IBAN qui figure sur ses factures.
- Choisissez la catégorie d'achat par défaut, reportée sur ses nouveaux achats.
- Cliquez sur Enregistrer : « Fournisseur créé avec succès. » confirme et la fiche s'ouvre.
Après l'enregistrement, l'identifiant Peppol est recherché automatiquement à partir du numéro de TVA. Vous pouvez aussi créer un fournisseur sans quitter un achat : le formulaire d'achat et l'import Novadesko Intelligence proposent la création en ligne avec les mêmes contrôles.
Les rubriques du formulaire
Entreprise
| Champ | Usage |
|---|---|
| Avatar | Initiales, ou une image JPG, PNG ou WebP de 2 Mo maximum. |
| Numéro de TVA | Format BE0123456789. Préfixe BE proposé par défaut. Vérification VIES automatique. |
| Nom de l'entreprise | Obligatoire. Prérempli par VIES. |
| IBAN, BIC | Coordonnées bancaires du fournisseur. Sur le web, le BIC est détecté automatiquement à partir de l'IBAN et un IBAN mal formé est signalé. |
| Site web | Adresse du site, ouverte depuis la fiche. |
Adresse
Adresse complète, Code postal, Ville et Pays, préremplis par VIES quand ils sont vides.
Automatisation paiement et comptabilité
Ces paramètres sont appliqués automatiquement aux nouveaux documents d'achat de ce fournisseur, qu'ils viennent de l'import OCR, de Peppol ou du paiement rapide.
| Champ | Effet |
|---|---|
| Mode de paiement par défaut | Proposé sur chaque achat du fournisseur. |
| Catégorie d'achat par défaut | Classe automatiquement les achats importés ; c'est la catégorie utilisée pour la déclaration TVA et les rapports. |
| Compte bancaire | Le compte par défaut se configure dans Comptes bancaires. |
Colonne de droite
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Contact | Téléphone (format international, drapeau pour l'indicatif), Email, Personne de contact. |
| Catégorie | Sélectionner une catégorie : catégorie d'achat associée au fournisseur ; case Archivé. |
| Tags | Tags du fournisseur : ajoutez des tags avec Ajouter un tag pour retrouver ce fournisseur dans la liste et la recherche globale. |
| Peppol | L'identifiant trouvé, ou « Aucun identifiant Peppol » tant que la recherche n'a pas eu lieu. L'interrupteur Réception Peppol activée importe automatiquement les factures reçues de ce fournisseur. |
La Catégorie de la colonne de droite et la Catégorie d'achat par défaut sont deux réglages distincts : la première classe le fournisseur, la seconde est reportée sur ses documents d'achat. Pour un fournisseur régulier, renseignez les deux avec la même catégorie.
Modifier un fournisseur
Ouvrez la fiche puis Modifier, ou utilisez le crayon de la liste. Le formulaire ajoute la rubrique Code fournisseur, attribué automatiquement à la création. Le message « Fournisseur mis à jour. » confirme. Les achats déjà enregistrés ne sont pas modifiés.
Activez Réception Peppol activée pour vos fournisseurs qui facturent par Peppol : leurs factures sont importées dans vos achats sans passer par la boîte de réception. Voir Boîte de réception et d'envoi.