Betalingsherinneringen
Achterstallige facturen opsporen, een beleefde of dringende herinnering of een ingebrekestelling verzenden, per e-mail en sms, of Novadesko automatisch laten herinneren.
Een factuur is achterstallig zodra haar vervaldatum is overschreden en er nog een saldo te betalen is. Novadesko signaleert dat overal in het rood en laat u de klant op drie niveaus herinneren, handmatig of automatisch volgens termijnen die u vastlegt.
Wat u gaat doen
- De achterstallige facturen in de lijst herkennen.
- Een herinnering verzenden vanuit het menu van het document.
- Het niveau kiezen en het bericht aanpassen.
- De automatische herinneringen inschakelen als u dat wilt.
Detectie van de achterstand
De regel is eenvoudig: vervaldatum vóór vandaag en resterend verschuldigd bedrag groter dan nul. Het document krijgt de rode badge Achterstallig in de lijst en op zijn fiche, en de tegel DOCUMENTEN telt de achterstanden (« 10 Achterstallig » op het demoaccount). Een betaalde of geannuleerde factuur is nooit achterstallig.
- De tegel Documenten telt de achterstallige facturen.
- Elke factuur waarvan de vervaldatum verstreken is, draagt het label Achterstallig.
- Het rode label blijft staan zolang er een saldo openstaat.
- Open een achterstallige factuur om een herinnering te sturen.
De vervaldatum wordt bij het aanmaken berekend op basis van de termijn « Échéance factures (jours) » (vervaldatum facturen, in dagen) van Instellingen > Documenten. U kunt ze op elke factuur aanpassen.
Een handmatige herinnering verzenden
Het item Herinnering verzenden verschijnt in het menu Opties van een achterstallig en onbetaald verkoopdocument. Het geldt niet voor aankopen. Als het document intussen is betaald, toont het menu in de plaats een grijs item Betaald.
- Open het menu Opties van de factuur, in de lijst of op haar fiche, en dan Herinnering verzenden.
- Het venster Herinnering verzenden herhaalt het nummer en de klant en toont daarna Totaalbedrag, « Restant dû » (resterend verschuldigd), « Échéance » (vervaldatum), « Retard » (achterstand, in dagen) en « Rappels envoyés » (verzonden herinneringen).
- Kies het tabblad van het niveau: « Rappel courtois » (beleefde herinnering), « Rappel ferme » (dringende herinnering) of « Mise en demeure » (ingebrekestelling). Het onderwerp en het bericht worden ingevuld met het sjabloon van het gekozen niveau.
- Controleer de Ontvanger (e-mailadres van de klant, hier niet aanpasbaar) en pas het Onderwerp en het Bericht indien nodig aan.
- Als een sms-integratie actief is, vinkt u « Envoyer aussi un SMS » (ook een sms verzenden) aan (het nummer van de klant wordt weergegeven) en leest u het SMS-bericht na.
- Klik op « Envoyer le rappel » (herinnering verzenden). De melding « Herinnering verzonden » bevestigt de verrichting.
| Niveau | Aanbevolen gebruik |
|---|---|
| « Rappel courtois » (beleefde herinnering) | Eerste contact na de vervaldatum, hartelijke toon |
| « Rappel ferme » (dringende herinnering) | Tweede aanmaning, verzoek om betaling op korte termijn |
| « Mise en demeure » (ingebrekestelling) | Laatste stap vóór invordering, juridische formulering |
Met het sjabloon van de vriendelijke herinnering is het voorgestelde onderwerp « Rappel - Facture {nummer} ».
Op web.novadesko.com is het item Herinnering verzenden vergrendeld op de instapformules, met de tooltip « Beschikbaar vanaf het abonnement … ». Zie Abonnementen.
- Open het menu Opties rechtsboven in het document.
- Het menu bundelt de mogelijke acties volgens de status.
- Kies Een herinnering verzenden.
- Het menu sluit en het herinneringsvenster opent.
- Het vat het bedrag, de vervaldatum, de achterstand en de al verzonden herinneringen samen.
- Kies het niveau: Vriendelijke herinnering, Strenge aanmaning of Ingebrekestelling.
- Onderwerp en bericht volgen het sjabloon van het gekozen niveau.
- Klik op De aanmaning verzenden.
Herinneringen per sms
Verzenden per sms verbruikt credits. Zonder credit blokkeert de melding « Onvoldoende SMS-credits om dit bericht te verzenden. » de verzending; laad uw saldo op. Als de klantenfiche geen geldig nummer heeft: « Geen geldig telefoonnummer voor deze klant. » Bij een mislukking biedt web.novadesko.com SMS opnieuw verzenden op de fiche van het document.
Automatische herinneringen
In Instellingen > Documenten groepeert de sectie Betalingsherinneringen (« Automatische herinneringen voor onbetaalde facturen ») het volgende:
| Instelling | Rol |
|---|---|
| « Rappels automatiques » (automatische herinneringen) | De beleefde herinneringen verzenden zonder tussenkomst |
| Automatische ingebrekestelling | Genereert de ingebrekestelling zodra de beleefde herinneringen zijn uitgeput |
| « Notification SMS » (sms-melding) | Verdubbelt elke herinnering met een sms |
| « Délai avant 1er rappel (jours) » (termijn vóór eerste herinnering, in dagen) | Dagen na de vervaldatum vóór de eerste herinnering |
| « Nombre de rappels polis » (aantal beleefde herinneringen) | Herinneringen verzonden vóór de ingebrekestelling |
| « Intervalle entre rappels (jours) » (interval tussen herinneringen, in dagen) | Dagen tussen twee herinneringen zolang de betaling niet is ontvangen |
Elke wijziging wordt meteen opgeslagen (« Opgeslagen »). Wanneer het maximale aantal herinneringen zonder betaling is bereikt en de automatische ingebrekestelling actief is, wordt ze gegenereerd en naar de klant verzonden zonder dat u iets hoeft te doen. Zijn de automatische herinneringen uitgeschakeld, dan herinnert u handmatig zoals hierboven beschreven.
Herinneringen per sms vereisen een actieve sms-integratie (SMS Factor of SMS Notifications), in te stellen op web.novadesko.com.
De herinneringen opvolgen
Op de fiche van het document telt de kaart Activiteit de Herinneringen, en markeert de E-mailgeschiedenis elke herinnering met een badge Herinnering en haar status (verzonden, afgeleverd, geopend). De widget met onbetaalde facturen op het dashboard toont het aantal herinneringen per factuur en de datum van de laatste herinnering. Zie Widgets.