Een klant aanmaken
Het klantformulier rubriek per rubriek, van de keuze Bedrijf of Particulier tot het btw-regime, en daarna het bewerken.
Het formulier Klant aanmaken is hetzelfde op het web en in de apps. Alleen de naam is verplicht: voor een onderneming de bedrijfsnaam of die van de contactpersoon; voor een particulier de voornaam of de achternaam. Al het andere kan later worden aangevuld.
Wat u gaat doen
- Het klanttype kiezen, Bedrijf of Particulier.
- Het btw-nummer invoeren en de VIES-controle de fiche laten invullen.
- De e-mailadressen en telefoonnummers invullen die de facturen en herinneringen ontvangen.
- De taal en het btw-regime van de klant kiezen.
De fiche aanmaken
- Open Klanten en klik op Aanmaken.
- Kies in Algemene informatie voor Bedrijf (vennootschap met btw-nummer) of Particulier (privéklant zonder btw). Voornaam en achternaam duiden de contactpersoon aan.
- Vul de hieronder beschreven rubrieken aan.
- Klik op Opslaan. De melding « Klant succesvol aangemaakt! » bevestigt en de fiche opent. Terug of Annuleren breekt de invoer af.
- Kies eerst het type klant: Bedrijf of Particulier.
- Vul het btw-nummer van het bedrijf in.
- Klik op Controleren om VIES te raadplegen.
- De bedrijfsnaam wordt ingevuld, pas hem aan indien nodig.
- Voeg het e-mailadres toe dat de facturen ontvangt.
- Sla op: de klant is aangemaakt.
- Een melding bevestigt het aanmaken.
Meteen na het opslaan van een onderneming wordt de Peppol-identificatie automatisch opgezocht op basis van het btw-nummer: de rubriek Bedrijf toont « Automatisch zoeken bezig… » zolang de fiche nog niet bestaat.
De rubrieken van het formulier
Algemene informatie
| Veld | Gebruik |
|---|---|
| Avatar | Standaard initialen, of een JPG-, PNG- of WebP-afbeelding van maximaal 2 MB, omgezet naar WebP. |
| Bedrijf / Particulier | Het type bepaalt de rubriek Bedrijf en de btw-lijst. |
| Voornaam, Achternaam | De contactpersoon, of de klant zelf voor een particulier. |
E-mailadressen en telefoonnummers
Een klant kan meerdere adressen en meerdere nummers hebben. De ster markeert het standaardadres of -nummer; het vakje rechts van elke rij geeft aan wie de facturen en herinneringen per e-mail ontvangt, of de herinnerings-sms'en. Voeg een e-mail toe en « Ajouter un téléphone » (een telefoonnummer toevoegen) voegen een rij toe. De nummers worden opgeslagen in internationaal formaat (+32...), de vlag links bepaalt de landcode.
Bedrijf (alleen ondernemingen)
| Veld | Gebruik |
|---|---|
| BTW-nummer | Formaat BE0123456789. De knop « Vérifier » (controleren) bevraagt VIES; de controle start ook vanzelf 0,8 seconde na het typen. |
| Bedrijfsnaam | Vooraf ingevuld door VIES als het veld leeg is. |
| Peppol-identificatie | Alleen-lezen. Na het opslaan start Zoeken de zoekopdracht in het adresboek opnieuw. |
Onder het btw-nummer kan een duplicaatwaarschuwing verschijnen: zie Duplicaten.
Adres
Volledig adres (straat en nummer), Postcode, Stad, Land. VIES vult deze velden aan als ze leeg zijn.
Rechterkolom
| Rubriek | Inhoud |
|---|---|
| Meldingen | E-mailmelding en SMS-melding. |
| Beveiliging | Genereer willekeurig wachtwoord voor de toegang tot het klantenportaal, verstuurd per e-mail. In de apps verwijst deze actie naar de website. |
| Verjaardagskorting | Geboortedatum (jjjj-mm-dd) en Verjaardagskorting inschakelen. |
| Taal | Taal van de documenten en e-mails die naar deze klant gaan. Frans wordt standaard voorgesteld. |
| BTW-regime | Lijst van regimes, standaard VAT applicable; Wetsartikel van de vrijstelling, vermelding die op de documenten wordt afgedrukt; vakje « Client intracommunautaire » (intracommunautaire klant). |
Het btw-regime dat u hier kiest, wordt overgenomen op elk nieuw document van de klant. De beschikbare regimes en hun vermeldingen beheert u in Boekhouding.
Een klant bewerken
Open de fiche en klik op Bewerken, of gebruik het potlood in de lijst. Het formulier is identiek, met twee extra rubrieken: Status, met de schakelaar « Client archivé » (gearchiveerde klant), en Klantcode, automatisch toegekend bij het aanmaken en hier aanpasbaar. De melding « Klant succesvol bijgewerkt! » bevestigt het opslaan. De al uitgegeven documenten worden niet gewijzigd.
- Het formulier opent met de huidige gegevens van de klant.
- Wijzig het gewenste veld, bijvoorbeeld het e-mailadres.
- Klik op Opslaan.
- De fiche is bijgewerkt.
U kunt ook een klant aanmaken zonder een factuur te verlaten: in het documentformulier biedt de klantselectie de inline aanmaak met dezelfde VIES- en duplicaatcontroles. Zie Een factuur aanmaken.