Bestelbonnen
De module Bestelbonnen, om een bestelling te bevestigen voordat u ze factureert.
De bestelbon bevestigt een aanvaarde bestelling: hij legt de artikelen, de hoeveelheden en de afgesproken prijzen vast vóór de levering en de facturatie. Het is een aanvullende module: het item Bestelbonnen verschijnt pas in de zijbalk wanneer de module in uw abonnement actief is. Zonder de module blijft het type afwezig in het menu en in de omzettingen.
- Een bestelbon vertrekt altijd van een offerte.
- Maak eerst de offerte en verstuur ze naar de klant.
- Na aanvaarding verschijnt de offerte hier en zet u ze om via het menu Opties.
Wat u gaat doen
- De module activeren als uw abonnement ze niet bevat.
- Een bestelbon maken, rechtstreeks of vanuit een offerte.
- Hem omzetten in een factuur wanneer de bestelling is geleverd.
De module activeren
De modules beheert u in Abonnementen en modules. Zodra de module actief is, verschijnt het item Bestelbonnen onder Documenten en wordt de optie Bestelbon toegevoegd aan het blok « Convertir en » (omzetten naar) van de offertes.
Sommige documenttypes die voor hogere abonnementen zijn voorbehouden (proforma factuur, ingangs- en uitgangsbonnen) blijven zichtbaar met een hangslotpictogram. Bestelbonnen volgen een andere regel: ze worden gewoon verborgen zolang de module niet is afgesloten.
Een bestelbon maken
- Open Bestelbonnen en dan Aanmaken: het formulier « Nouveau bon de commande » (nieuwe bestelbon) verschijnt.
- Kies de Klant, controleer het Nummer (kolomkop « N° Commande » (bestelnr.)) en de Uitgiftedatum.
- Voer de bestelde regels in vanuit de catalogus of als vrije regel, met hoeveelheden, eenheden en kortingen in de modus « Avancé » (geavanceerd).
- Voeg indien nodig een Notitie toe die de klant ziet (leveringstermijn, werfadres).
- Klik op Opslaan.
Het formulier is dat van Een factuur maken. De lijst toont « N° Commande » (bestelnr.), Klant, Uitgiftedatum en Bedrag, zonder kolom voor vervaldatum of status, en de linkertegel toont « Total des commandes » (totaal bestellingen).
Vanuit een offerte
De meest gebruikte weg is de omzetting: kies in het menu Opties van een offerte « Convertir en » (omzetten naar) en dan Bestelbon, en bevestig met « Convertir » (omzetten). De bestelbon neemt alle regels van de offerte over, en de offerte wordt vergrendeld als omgezet document.
Ondertekening en voorschotten
Net als de offerte aanvaardt de bestelbon de elektronische ondertekening als de ondertekeningsmodule actief is: « Demander signature » (ondertekening aanvragen) in het menu Opties, dan « Certificat de signature » (ondertekeningscertificaat) zodra hij is ondertekend.
Het menu biedt ook Betaling toevoegen: u kunt een voorschot registreren dat bij de bestelling is ontvangen. Het saldo wordt overgenomen op de factuur die uit de omzetting voortkomt. Zie Betalingen.
Omzetten in een factuur
- Open het menu Opties van de bestelbon.
- Kies onder « Convertir en » (omzetten naar) Factuur.
- Bevestig met « Convertir » (omzetten).
De factuur krijgt het volgende nummer van de factuurreeks; de bestelbon toont de vermelding Gekoppeld aan gevolgd door het nummer van de factuur en kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd.
De omzetting wordt uitgevoerd vanuit de webapplicatie. In de applicatie is het item Factuur van het blok « Convertir en » aangeduid als « Beschikbaar op het web ». Een bestelbon wordt niet via het Peppol-netwerk verzonden: alleen de factuur die eruit voortkomt komt daarvoor in aanmerking.
Een klant die regelmatig dezelfde artikelen bestelt? Met Dupliceren van een bestaande bestelbon hoeft u de regels niet opnieuw in te voeren.