Een document per e-mail verzenden
Een factuur, offerte of creditnota naar uw klant verzenden met de pdf als bijlage, na controle, en daarna de ontvangst opvolgen.
Elk verkoopdocument verzendt u per e-mail vanuit de lijst of vanuit zijn fiche. De pdf wordt automatisch bijgevoegd, u controleert hem op het scherm voordat u bevestigt, en de fiche van het document bewaart daarna het spoor van de verzending: verzonden, afgeleverd, geopend.
Wat u gaat doen
- Controleren of de klant een e-mailadres heeft.
- De verzending starten vanuit de lijst of de fiche van het document.
- De pdf controleren en daarna bevestigen.
- De ontvangst opvolgen in de e-mailgeschiedenis.
Vóór het verzenden
De ontvanger is het e-mailadres van de klantenfiche (of van de leveranciersfiche voor een aankoop). Zonder contact gekoppeld aan het document is het item Per e-mail verzenden van het menu grijs met de vermelding « Geen ontvanger », en toont het enveloppictogram van de rij « Geen gekoppelde ontvanger ». Vul eerst het adres aan in de klantenfiche.
Verzenden vanuit de lijst
- Open Facturen (of Offertes, Creditnota's).
- Klik op de rij van het document op het enveloppictogram (Per e-mail verzenden), of open het menu Opties en kies Per e-mail verzenden.
- Het venster « Confirmer l'envoi par e-mail » (e-mailverzending bevestigen) toont de pdf zoals hij zal vertrekken, met de melding « Controleer het document vóór verzending naar … De e-mail wordt onmiddellijk naar de ontvanger verzonden. »
- Klik op Verzenden. De melding « E-mail verzonden » bevestigt het vertrek.
- Open het menu Opties van het document.
- Het menu toont de acties van het document.
- Kies Per e-mail verzenden.
- Het menu sluit en het bevestigingsvenster opent.
- De pdf verschijnt zoals hij als bijlage vertrekt.
- Het bericht vermeldt de ontvanger: de verzending gebeurt meteen.
- Klik op Verzenden.
- Het venster sluit en de melding « E-mail verzonden » bevestigt de verzending.
Verzenden vanuit de fiche
Open het document, dan het menu Opties rechtsboven op de fiche, en kies Per e-mail verzenden. Hetzelfde bevestigingsvenster opent.
Inhoud van de e-mail
| Element | Inhoud |
|---|---|
| Onderwerp | « Uw document {nummer} » |
| Tekst | Standaard begeleidende tekst: « Gelieve het bijgevoegde document te vinden. » |
| Bijlage | De pdf van het document, gegenereerd met uw sjabloon |
Het sjabloon van de pdf, de koptekst, de voettekst en de betalings-QR-code stelt u in via Instellingen > Documenten. Diezelfde sectie biedt, per documenttype, de optie Automatisch per e-mail verzenden: « Verzendt automatisch gegenereerde documenten per e-mail naar klanten. »
De e-mail vervoert de pdf. Het UBL-XML-bestand downloadt u apart met XML exporteren; het kan de zendingen naar uw boekhouder vergezellen (zie Documenten exporteren). Voor een elektronische factuur verkiest u Peppol.
De verzending opvolgen
Op de fiche van het document lijst de kaart E-mailgeschiedenis elke verzending op met de ontvanger, de status en de datum. Zolang er niets is vertrokken, toont ze « Geen e-mails verzonden ».
| Status | Betekenis |
|---|---|
| In wachtrij | De e-mail staat in de verzendwachtrij |
| Verzonden | Afgegeven aan de mailserver |
| Afgeleverd | Aanvaard door de mailbox van de ontvanger |
| Geopend | De ontvanger heeft het bericht geopend |
| Mislukt, Geweigerd | Niet afgeleverd: controleer het adres van de klant |
Een badge Herinnering onderscheidt de betalingsherinneringen van de verzendingen van het document. De kaart Activiteit vat alles samen: aantal e-mails, waarvan « n geopend », sms'en en herinneringen.
Het detail van een verzending (gearchiveerd onderwerp en bericht) opent u door op de rij van de geschiedenis te klikken, alleen op web.novadesko.com. In de applicatie is de geschiedenis alleen-lezen.
Status van het document
Om een factuur zonder e-mail van Aangemaakt naar Verzonden te brengen (persoonlijke overhandiging, post), gebruikt u Markeren als verzonden (handmatig) in het menu Opties van de factuur. Zie Statussen.
Verzending in bulk
In Bulkacties toont het item Per e-mail verzenden « Deze functie is binnenkort beschikbaar. » Verzend uw documenten één voor één.
Alternatief: Peppol
Als de klant bereikbaar is op het Peppol-netwerk, biedt het menu Verzenden via Peppol. Anders blijft het item grijs met de reden: « Klant zonder Peppol-identificatie », « Geen gekoppelde klant ». Zie Een factuur via Peppol verzenden.