Een factuur maken
Het volledige formulier, van de keuze van de klant tot het opslaan: regels, btw-regimes, modus Geavanceerd, notities en totalen.
Het formulier Nieuwe factuur opent met Aanmaken vanuit de factuurlijst. Hetzelfde scherm dient voor de andere documenttypes; alleen het label van de tegenpartij en enkele velden verschillen. Het bestaat uit de kaarten Algemene informatie, « Lignes du document » (documentregels) en « Notes et conditions » (notities en voorwaarden), en een Overzicht dat mee scrolt.
- Kies de klant.
- Voeg de factuurlijnen toe.
- Het overzicht wordt bij elke wijziging herberekend.
- Sla de factuur op.
- Er verschijnt een bevestiging.
Wat u gaat doen
- De klant kiezen of aanmaken, met VIES-controle.
- Het nummer, de datums en het btw-regime vastleggen.
- De regels invoeren vanuit de catalogus of als vrije tekst.
- Opslaan, of opslaan en verzenden.
Algemene informatie
- Klant: typ een naam, een btw-nummer, een e-mailadres of een plaats in Zoek een klant.... De knop rechts opent Nieuwe klant.
- Nummer: automatisch voorgesteld, aanpasbaar zolang het uniek blijft.
- Uitgiftedatum (verplicht) en Vervaldatum. De keuzelijst Voorwaarden berekent de vervaldatum: « À réception » (bij ontvangst), 7 tot 90 dagen of « Libre » (vrij); standaard 30 dagen.
- « Objet / Référence » (onderwerp / referentie), Valuta (EUR, USD, GBP, CHF) en Gestructureerde mededeling, gegenereerd en alleen-lezen.
- De schakelaars « Envoyer par e-mail après enregistrement » (na opslaan per e-mail verzenden) en, als de klant een Peppol-identificatie heeft, « Envoyer via Peppol après enregistrement » (na opslaan via Peppol verzenden).
De klant aanmaken zonder het formulier te verlaten
- Open het aanmaken van een klant naast het klantveld.
- Het venster opent zonder de factuur te verlaten.
- Vul het btw-nummer van het bedrijf in.
- Start de VIES-controle.
- Het nummer wordt door VIES bevestigd.
- Bedrijf en adres worden ingevuld en vergrendeld.
Het venster Nieuwe klant heeft twee tabbladen, Bedrijf en Particulier. Voor een bedrijf voert u het BTW-nummer in en klikt u op Controleren: de firmanaam en het adres worden vanuit VIES ingevuld en vergrendeld; Bewerken ontgrendelt ze. Als het nummer al bestaat, biedt een kader « Ouvrir la fiche » (fiche openen) of « Utiliser ce client » (deze klant gebruiken). Vul E-mail, Telefoon, Taal en BTW-regime aan en klik op « Créer le client » (klant aanmaken). Voor een particulier zijn Voornaam en Achternaam verplicht. Zie VIES-controle.
BTW-regime
In de modus « Avancé » (geavanceerd) verschijnt het blok BTW-regime onder de documentsjablonen, « standaard overgenomen van de klant, per document aanpasbaar »:
| Regime | Effect |
|---|---|
| Btw van toepassing | Normale tarieven op elke regel. |
| « TVA en autoliquidation » (btw verlegd) | Btw niet aangerekend, verschuldigd door de afnemer (medecontractant). |
| « TVA intracommunautaire » (intracommunautaire btw) | Vrijstelling voor een btw-plichtige klant uit een ander EU-land. |
| « Exonéré de TVA » (vrijgesteld van btw) | Vrijgestelde klant of activiteit. |
- Het blok verschijnt in de geavanceerde modus, overgenomen van de klant.
- Kies het regime voor dit document.
- Selecteer het wetsartikel dat de vrijstelling verantwoordt.
- De vermelding wordt op de pdf gedrukt en de lijnen gaan naar 0 %.
Voor de regimes zonder btw kiest u het « Article légal » (wetsartikel) (bijvoorbeeld art. 44 §1 van het Btw-Wetboek); de « Mention légale (imprimée sur le document) » (wettelijke vermelding, afgedrukt op het document) wordt ingevuld en blijft aanpasbaar. « De regels gaan naar 0 % btw; de vermelding verschijnt in het overzicht en op de pdf. »
Documentregels
- Een productlijn bevat aantal, prijs en btw.
- De knoppen onder de tabel voegen de andere soorten lijnen toe.
- Een sectietitel groepeert de lijnen die volgen.
- Vrije tekst voegt uitleg toe zonder bedrag.
- Een pagina-einde start een nieuwe pagina in de pdf.
De knop Toevoegen biedt vier soorten regels:
| Regel | Gebruik |
|---|---|
| « Ligne produit / service » (product-/dienstregel) | Een becijferde regel: omschrijving, hoeveelheid, prijs, btw. |
| « Titre de section » (sectietitel) | Groepeert de volgende regels (Werkuren, Materiaal...). |
| « Texte libre » (vrije tekst) | Opgemaakte alinea die tussen de regels wordt afgedrukt. |
| Pagina-einde | Nieuwe pagina op de pdf. |
In « Produit / Description » (product / omschrijving) typt u een omschrijving: de lijst biedt « Produit libre "..." » (vrij product) om uw tekst te behouden, of een product uit de catalogus dat prijs en btw invult.
- Typ een benaming in de productzoeker.
- De lijst stelt meteen twee mogelijkheden voor.
- Het vrije product behoudt uw tekst zoals hij is.
- Een product uit de catalogus vult prijs en btw in.
De kolommen zijn Aantal, « Prix unitaire HT » (eenheidsprijs excl. btw), BTW en Totaal excl. btw, met het bedrag incl. btw herhaald onder het totaal. De modus « Avancé » (geavanceerd) voegt « Unité » (eenheid) en « Remise % » (korting %) toe, en een Globale korting in % of in €, verdeeld over elke regel met « Appliquer à toutes les lignes » (toepassen op alle regels). Sneltoetsen: Tab volgende cel, Enter nieuwe regel, ⌘Enter opslaan.
Het menu van een regel laat u ze dupliceren, een regel, een titel of een pagina-einde invoegen, en ze verwijderen. Het oogpictogram opent de « Champs avancés » (geavanceerde velden): « Description détaillée » (gedetailleerde omschrijving) met de teksteditor (vet, cursief, lijsten, uitlijning, link), « Code comptable (PCMN) » (boekhoudcode MAR), Aankoopprijs excl. btw voor de marge, Aankoopcategorie, « Note interne de ligne » (interne regelnotitie) en « Masquer sur le PDF » (verbergen op de pdf).
Eenvoudig of Geavanceerd
De schakelaar « Simple » (eenvoudig) / « Avancé » (geavanceerd) wordt onthouden. « Simple » houdt het essentiële. « Avancé » toont bovendien « Langue du document » (documenttaal), Bankrekening, Documentsjabloon (A4 Model 1 tot 6), het blok BTW-regime, de kolommen « Unité » (eenheid) en « Remise % » (korting %), de Globale korting en de knoppen « Titre de section » (sectietitel), « Texte libre » (vrije tekst) en Pagina-einde. Het formulier schakelt zelf over naar « Avancé » wanneer een bestaand document deze elementen bevat.
Notities, overzicht en opslaan
De kaart « Notes et conditions » (notities en voorwaarden) bevat « Notes (visibles sur le document) » (notities zichtbaar op het document), de Interne notitie (« Niet zichtbaar voor de ontvanger ») en de Algemene voorwaarden (voettekst vastgelegd in de documentinstellingen).
Het Overzicht toont Subtotaal excl. btw, Kortingen, « Net HT » (netto excl. btw), de Btw per tarief, Totaal btw en TOTAAL INCL. BTW, en daarna Opslaan en verzenden, Opslaan en Annuleren. Een badge Concept verschijnt vanaf de eerste invoer: het concept wordt elke tien seconden lokaal opgeslagen en bij het heropenen gedurende zeven dagen voorgesteld. De blokkerende controles zijn « Omschrijving ontbreekt. », « Hoeveelheid ≥ 1 vereist door de API. », « Negatieve prijs. », « MAR-code: 4 tot 8 cijfers. » en « De vervaldatum ligt vóór de uitgiftedatum. »
Op een telefoon
De velden stapelen zich in één kolom, elke regel wordt een kaart « Ligne 1 » (regel 1), « Ligne 2 » (regel 2) met haar velden onder de omschrijving, en het overzicht komt onder de notities.
De velden die met Web zijn gemarkeerd, worden nog niet door de mobiele API opgeslagen: « Langue du document » (documenttaal), Bankrekening, Documentsjabloon, Aankoopcategorie, Interne notitie, Algemene voorwaarden, de regels « Titre de section » (sectietitel), « Texte libre » (vrije tekst) en Pagina-einde, en in de geavanceerde velden « Code comptable (PCMN) » (boekhoudcode MAR), Aankoopprijs excl. btw, Aankoopcategorie, « Note interne de ligne » (interne regelnotitie) en « Masquer sur le PDF » (verbergen op de pdf). Ze blijven in het lokale concept; alleen de « Description détaillée » (gedetailleerde omschrijving) wordt na het opslaan verzonden. De API weigert ook een hoeveelheid kleiner dan 1 en een negatieve prijs. Werk deze elementen af in de webapplicatie.