Prullenbak
Een document verwijderen zonder het te verliezen, het herstellen vanuit de prullenbak, de verwijderingsvergrendelingen begrijpen en waarom een gevalideerde factuur met een creditnota wordt geannuleerd.
Een document verwijderen in Novadesko vernietigt het niet: het gaat naar de prullenbak van de lijst, van waaruit u het kunt herstellen. Maar niet alle stukken kunnen worden verwijderd: een genummerde, betaalde, via Peppol doorgegeven of in een btw-aangifte opgenomen factuur is vergrendeld. In dat geval is het juiste antwoord de annulering of de creditnota.
Verwijderen, annuleren of crediteren
| Situatie | Actie |
|---|---|
| Concept of nooit doorgegeven document | Verwijderen: het gaat naar de prullenbak |
| Factuur Aangemaakt of Verzonden die zonder creditnota moet verdwijnen | Markeren als geannuleerd: status Geannuleerd, het nummer blijft ingenomen |
| Betaalde, via Peppol verzonden of in de btw opgenomen factuur | Creditnota genereren: de factuur blijft, de creditnota compenseert ze |
De annulering waarschuwt: « Let op: deze actie is onomkeerbaar. Er moet een creditnota worden gegenereerd om dit document te herstellen. » Een factuur met eindstatus toont in haar menu « Eindstatus: een creditnota is vereist om te wijzigen. » Zie Creditnota's en Statussen.
Markeren als geannuleerd en Creditnota genereren zijn beschikbaar op web.novadesko.com. In de applicatie zijn deze items grijs met de vermelding « Beschikbaar op het web ».
Een document verwijderen
- Open het menu Opties van de rij of van de fiche, en dan Verwijderen (in het rood, helemaal onderaan).
- Bevestig in « Verwijdering van het document bevestigen »: « Wilt u dit document echt verwijderen? Deze actie is onomkeerbaar. » met de knop Verwijderen.
- De melding « Document succesvol verwijderd » bevestigt. Het document verlaat de lijst en de teller van de link « Corbeille » (prullenbak) stijgt.
Voor meerdere documenten vinkt u de rijen aan en dan Bulkacties > Verwijderen: « n document(en) worden naar de prullenbak verplaatst. »
- Zoek het te verwijderen document in de lijst.
- Open het menu met de drie puntjes aan het einde van de rij.
- Het menu laat u het document bekijken, bewerken of dupliceren.
- Verwijderen, in het rood, stuurt het document naar de prullenbak.
- Er gaat niets verloren: het document blijft herstelbaar.
Wanneer het verwijderen wordt geweigerd
Het menu toont dan Verwijderen vergrendeld met een informatiepictogram dat de reden preciseert:
| Reden | Melding |
|---|---|
| Btw-aangifte | « Document opgenomen in een btw-aangifte · kan niet worden verwijderd. » |
| Peppol | « Document verzonden via Peppol · kan niet worden verwijderd. » |
| Omzetting | « Document omgezet naar een ander document · kan niet worden verwijderd. » |
| Nummering | « Er bestaat een later document (F2026-0015). Verwijder dat eerst om een doorlopende nummering te behouden. » |
| Andere | « Document betaald, verzonden of via Peppol doorgegeven: kan niet worden verwijderd. » |
De nummeringsregel komt het vaakst voor: de wet legt een reeks nummers zonder hiaten op. Alleen de laatste factuur van de reeks kan dus verdwijnen; voor een oudere factuur gaat u via de annulering of de creditnota. Een bulkselectie die een vergrendeld document bevat, wordt volledig geweigerd: « Verwijderen vergrendeld: sommige geselecteerde documenten kunnen niet worden verwijderd. »
De prullenbak raadplegen
- Klik boven de lijst op « Corbeille » (prullenbak); de link verschijnt alleen als ze minstens één document bevat.
- De lijst schakelt over naar de verwijderde documenten, in het grijs: nummer, klant, Uitgiftedatum, Verwijderd op (datum en tijd), Bedrag.
- Klik op « Quitter la corbeille » (prullenbak verlaten) om naar de normale lijst terug te keren.
- De link Prullenbak toont het aantal verwijderde documenten.
- Klik erop om de prullenbak te openen.
- Elk verwijderd document behoudt zijn nummer, klant en verwijderdatum.
- Herstellen zet het document terug in de oorspronkelijke lijst.
- Het document krijgt zijn nummer en status terug.
Leeg toont de prullenbak « De prullenbak is leeg ».
Herstellen
- Klik op de rij op Herstellen.
- Bevestig « Document herstellen »: « Document F2026-0014 wordt in de lijst hersteld. »
- De melding « Document hersteld » bevestigt. Het document krijgt zijn plaats, zijn nummer en zijn gegevens terug.
Voor meerdere documenten vinkt u ze aan en dan Bulkacties > Herstellen. Een document in de prullenbak kan niet via Peppol (« Document in de prullenbak ») of per e-mail worden verzonden: herstel het eerst.
Definitief verwijderen
Het item Definitief verwijderen in het menu van een document in de prullenbak wist het stuk voorgoed, na een bevestiging in het rood. Het is alleen beschikbaar op web.novadesko.com; in de applicatie is het grijs met de vermelding « Beschikbaar op het web ».
De documenten blijven in de prullenbak zolang u ze niet definitief verwijdert. Loop ze even na vóór een afsluiting om op te ruimen wat geen reden van bestaan meer heeft.