Bonnen en ontvangstbewijzen
De module Bonnen, tussen het kassaticket en de factuur, en wat haar onderscheidt van het document Ontvangstbewijs.
De bon bewijst een onmiddellijke betaling: een verkoop aan de toonbank, een ter plaatse betaalde consultatie, een voorschot in contanten. Het is een aanvullende module. Zolang ze niet is afgesloten, verschijnt het item Bonnen niet in de zijbalk, zoals bij het demobedrijf hieronder.
- De zijbalk van de demo toont de facturen.
- Ze toont ook de aankopen, maar geen item Ontvangstbewijzen.
- Zonder de module blijven uw verkopen gewone facturen.
Twee objecten achter één woord
| Kasbon | Document Ontvangstbewijs | |
|---|---|---|
| Waar | Register Bonnen, met het Kasboek en de Kassasessies. | Lijst Bonnen onder Documenten, zoals een factuur. |
| Inhoud | Eén verrichting: type, bedrag incl. btw, betaalmethode, optionele klant. | Een volledig document met regels, btw, pdf en sjabloon. |
| Nummer | Bonnr. van het register. | Nummer van de reeks documenten van het type Ontvangstbewijs. |
| Vervolg | Kan worden gegroepeerd in een maandelijkse geaggregeerde factuur. | Wordt opgevolgd zoals een factuur: vervaldatum, status, verzending. |
In de praktijk dekt het register de dagelijkse kasactiviteit; het document Ontvangstbewijs dient wanneer een klant een gedetailleerd stuk wil zonder formele factuur.
Het bonnenregister
Het register wordt voorgesteld als het « Register van alle financiële operaties ». Nieuwe bon vraagt:
| Veld | Waarden |
|---|---|
| Operatietype | Verkoop, Consultatie, Incasso, Terugbetaling, Kasopname, Overig. |
| Bedrag incl. btw en Btw-tarief | Tarief of Vrijgesteld. Het btw-overzicht wordt berekend. |
| Betaalmethode | Contant, Kaart, Overschrijving, Cheque, Overig. |
| Klant | Optioneel (« Geen klant »). |
| Beschrijving, Referentie, Notities | Vrije tekst. |
« Terugbetalingen en kasopnames worden automatisch negatief. » Elke bon draagt de status Gefactureerd of Niet gefactureerd, en de totalen tonen Totaal inkomsten, Totaal uitgaven en Saldo.
Het Kasboek lijst de contante bewegingen chronologisch op met openingssaldo en sluitsaldo. De Kassasessies omkaderen de dag: Kassa openen, daarna Kassa sluiten waarbij u het Verwacht saldo vergelijkt met het Werkelijk saldo om het Verschil vast te stellen.
De geaggregeerde facturen
De niet-gefactureerde bonnen van een periode kunnen met Factuur genereren in één enkele factuur worden gegroepeerd: het voorbeeld lijst de Te factureren bonnen op, met het totaal excl. en incl. btw, en daarna maakt Factuur genereren de factuur aan en markeert de bonnen als Gefactureerd.
« Deze actie is onomkeerbaar. Opgenomen bonnen worden als gefactureerd gemarkeerd en kunnen niet meer worden gewijzigd. » Een gefactureerde bon kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd.
Het document Ontvangstbewijs
In Documenten maakt u het type Ontvangstbewijs aan met Nieuw ontvangstbewijs en het gebruikelijke formulier: klant, nummer, datums, regels, notities. Het wordt behandeld als een verkoopdocument: kolommen Vervaldatum en Status, verzending per e-mail, pdf-voorbeeld en documentsjabloon. Twee verschillen met een factuur:
- Het menu Opties biedt geen Betaling toevoegen: een ontvangstbewijs wordt bij uitgifte als betaald beschouwd.
- Novadesko Intelligence biedt het type Ontvangstbewijs niet aan bij de import: een gescand ticket wordt een aankoop, met de aard Kassaticket.
Wanneer gebruikt u wat
- Verkoop ter plaatse betaald, zonder dat een factuur nodig is: kasbon, daarna een geaggregeerde factuur op het einde van de maand als uw boekhouder dat vraagt.
- Klant die een gedetailleerd stuk op naam wil: document Ontvangstbewijs.
- Uitgestelde betaling, professionele klant, Peppol-verzending: factuur, zie Facturen.
In Profiel stuurt de optie Nieuwe bonnen een e-mail bij elke aangemaakte bon, handig wanneer meerdere personen de kas bijhouden.