De klantenfiche
De klantenlijst en de gedetailleerde fiche, identiteit, contactgegevens, documenten, openstaande bedragen en Peppol-identificatie.
Het scherm Klanten bundelt alle personen en ondernemingen die u factureert. De lijst dient om een klant terug te vinden, de fiche om zijn historiek te raadplegen: documenten, betalingen, verschuldigd bedrag, Peppol-identificatie. Beide schermen bestaan op web.novadesko.com en in de apps; de verschillen worden op deze pagina aangegeven.
De klantenlijst
- De zoekbalk filtert de lijst tijdens het typen.
- Elke regel toont naam, klantcode, e-mail, telefoon en status.
- Met Importeren en Exporteren wisselt u uw klantenbestand uit.
- Aanmaken opent het formulier voor een nieuwe klant.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Naam | Initialen of logo, benaming, btw-nummer eronder, Peppol-icoon als een identificatie bekend is, landvlag. |
| Klantcode | Referentie die automatisch wordt toegekend bij het aanmaken (bijvoorbeeld 10000002). |
| Standaardadres, klikbaar. | |
| Telefoon | Standaardnummer met zijn vlag, klikbaar. |
| Status | Actief of Gearchiveerd. |
Het veld Zoek een klant... filtert tijdens het typen op naam, bedrijf, e-mail, telefoon, klantcode, btw-nummer en gemeente. De knop Filters opent de geavanceerde filters: Status, Type (Bedrijf of Particulier), Land, BTW-nummer (met of zonder), Peppol (identificatie gevonden of niet), Aanmaakdatum en Sorteren op. De kolomkoppen sorteren de lijst ook. De paginering biedt 25, 50, 100 of 500 rijen per pagina.
De werkbalk bevat BTW-klantenlijst, Intracommunautaire klantenlijst, Importeren, Exporteer CSV, Meervoudige selectie en Aanmaken. Deze knoppen worden beschreven in Klanten importeren en exporteren.
De acties van een rij
- Beweeg de muis over een regel.
- De acties van de regel verschijnen rechts.
- Open de fiche, wijzig de klant of toon het menu met de overige acties.
Bij het aanwijzen verschijnen drie iconen: bekijken, bewerken, verwijderen. Het menu met drie puntjes voegt « Voir la fiche » (fiche bekijken), Factuur aanmaken (de klant is vooraf geselecteerd in het formulier), « Exporter (CSV) » (exporteren als CSV) en Verwijderen toe. Verwijderen vraagt een bevestiging.
Een klant die aan een of meer documenten is gekoppeld, kan niet worden verwijderd. Archiveer hem liever vanuit zijn fiche: een gearchiveerde klant verschijnt niet meer in de documentselecties, maar zijn historiek blijft raadpleegbaar.
Op mobiel wordt de lijst een reeks kaarten met dezelfde informatie en hetzelfde menu.
- Op mobiel blijft de zoekbalk boven de lijst staan.
- Elke klant wordt een kaart.
- Tik op een kaart om de fiche te openen.
De fiche
- De fiche opent op het tabblad Informatie; de andere tabbladen bundelen documenten, transacties en statistieken.
- De contactgegevens: e-mail, telefoon en adres.
- De facturatiegegevens: bedrijf, btw-nummer en klantcode.
- Factuur aanmaken start een factuur die al aan deze klant is gericht.
- Bewerken opent het formulier van de fiche.
De koptekst herhaalt de naam, de klantcode, de status, de Peppol-identificatie, het btw-nummer, het land, de e-mail en de telefoon. De knoppen Bewerken en Factuur aanmaken zijn altijd zichtbaar; het menu met drie puntjes biedt « Créer un devis » (offerte aanmaken), « Vérifier sur Peppol » (controleren op Peppol), « Envoyer un e-mail » (een e-mail verzenden) en Verwijderen.
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Informatie | De kaarten die hieronder worden beschreven. |
| Documenten | Facturen, offertes, creditnota's en bestellingen van de klant: nummer, type, datum, vervaldatum, totaal, resterend bedrag, status. De vervaldatum wordt rood wanneer het document achterstallig is. |
| Transacties | De betalingen die voor deze klant zijn geregistreerd: datum, document, betaalmethode, bedrag. |
| Statistieken | Vier indicatoren (omzet incl. btw, onbetaald, aantal documenten, gemiddeld mandje) en de grafiek « Chiffre d'affaires par mois » (omzet per maand). |
De kaarten van het tabblad Informatie
- Contactgegevens: e-mail, telefoon, mobiel, adres, land, taal.
- « Société et facturation » (bedrijf en facturatie): type (Bedrijf of Particulier), bedrijfsnaam, contact, btw-nummer, klantcode, btw-regime, eventuele vrijstellingsvermelding, intracommunautaire klant of niet, aanmaakdatum.
- Peppol: de identificatie die in het Peppol-adresboek is gevonden en haar validatiedatum, of de uitnodiging om een zoekopdracht te starten. De knop « Vérifier sur Peppol » (controleren op Peppol) bevraagt het adresboek op basis van het btw-nummer. Een klant met een identificatie kan uw elektronische facturen ontvangen, zie Een Peppol-factuur verzenden.
- « Résumé » (samenvatting): omzet, onbetaald (in het rood zodra een bedrag verschuldigd is), aantal documenten, gemiddeld mandje, laatste aankoop.
- Meldingen: ontvangst van meldingen per e-mail en per sms, geboortedatum.
Op web.novadesko.com heeft de fiche bovendien een tabblad Communicatie (e-mails, sms'en en gesprekken met de klant) en een tabblad Wallet, in bètaversie. De webfiche laat ook toe het klantenportaal te activeren met Portaal activeren: de inloggegevens worden naar het primaire e-mailadres gestuurd.
Het bedrag « Impayés » (onbetaald) op de kaart Résumé is de snelste ingang voor herinneringen: open het tabblad Documenten, zoek de rijen met een resterend bedrag en volg daarna Herinneringen.