Leveranciers importeren en exporteren
Het CSV- of Excel-importsjabloon, de export van de lijst of van een selectie, en de bulkacties.
De knoppen Importeren en Exporteren van het scherm Leveranciers werken zoals die van de klanten. Een bestand importeren, de sjablonen en de export naar CSV of Excel zijn rechtstreeks in de app beschikbaar.
Wat u gaat doen
- Het sjabloon downloaden, invullen en uw leveranciers importeren.
- De volledige lijst, een selectie of één leverancier exporteren.
- Meerdere leveranciers tegelijk behandelen.
Leveranciers importeren
- Klik op Importeren en daarna op Het CSV-sjabloon downloaden of Het Excel-sjabloon downloaden. Het sjabloon bevat een voorbeeldrij.
- Vul het bestand in, één rij per leverancier, en behoud de kopregel.
- Klik op Importeren › Bestand importeren. Het venster Leveranciers importeren herinnert u eraan: « Importeer uw leveranciers vanuit een Excel- of CSV-bestand. Download het sjabloon voor het verwachte formaat. » Zet het bestand neer in de zone Zet een bestand hier neer of klik om het te selecteren (toegestane formaten: .xlsx, .csv, maximaal 10 MB).
- Een voorbeeld toont de herkende kolommen en, voor elke rij, wat er gebeurt: Nieuw, Bijgewerkt, Ongewijzigd of Overgeslagen. Laat het vakje Bestaande fiches bijwerken aangevinkt om de bestaande leveranciers aan te vullen en klik daarna op n rij(en) importeren.
- Het resultaat geeft het aantal geïmporteerde en bijgewerkte leveranciers, met de details van de rijen met fouten; Rapport downloaden slaat het op.
- Klik op Importeren in het scherm Leveranciers.
- Het menu biedt het importeren van een bestand en de twee sjablonen.
- Download het CSV- of Excel-sjabloon, het bevat een voorbeeldregel.
- Is het bestand ingevuld, dan opent Bestand importeren het importvenster.
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
id |
Novadesko-identificatie, optioneel. Bestaat ze, dan wordt de fiche bijgewerkt; anders wordt een leverancier aangemaakt. |
company |
Bedrijfsnaam, verplicht. |
vat_number |
Btw-nummer, formaat BE0404483367. |
contact_person |
Contactpersoon. |
email, phone |
Facturatieadres en telefoon (+32...). |
iban, bic |
Bankgegevens. |
address, postal_code, city, country |
Adres, postcode, gemeente, landcode (BE). |
De import gaat niet door VIES. Een bestaande leverancier (zelfde ID, btw-nummer, e-mailadres of naam) wordt bijgewerkt met de waarden uit het bestand, tenzij u Bestaande fiches bijwerken uitvinkt. Normaliseer vóór het importeren de btw-nummers (landprefix gevolgd door de cijfers, zonder spaties of punten, zonder het woord « TVA » of « BTW »): het is dat nummer dat de via Peppol ontvangen en door Novadesko Intelligence gelezen facturen aan de juiste fiche koppelt.
Leveranciers exporteren
De knop Exporteren biedt Exporteren als CSV, Exporteren als Excel en, zodra een rij is aangevinkt, Selectie exporteren (n). Het menu van een rij bevat Exporteren (CSV) voor één leverancier.
Het CSV-bestand van de apps bevat: id, supplier_code, company, vat_number, contact_person, email, phone, website, iban, bic, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_archived, created_at. De webexport neemt dezelfde informatie over, met de categorie en de status.
Afhankelijk van uw formule kan de knop Exporteren vergrendeld zijn (hangslotje). Zie Plannen.
De export is de eenvoudigste manier om tweelingfiches op te sporen: sorteer het bestand op de kolom vat_number na het verwijderen van spaties en punten, identieke nummers volgen elkaar op. Zie VIES en duplicaten bij leveranciers voor de behandeling.
Meervoudige selectie
De knop Meervoudige selectie opent een menu met de vakjes Actief en Gearchiveerd, daarna Alles selecteren, Alles deselecteren, Dupliceren (op het web) en Selectie verwijderen. De teller op de knop geeft het aantal aangevinkte rijen; zonder selectie verschijnt de melding « Selecteer minstens één leverancier. ». Bulkverwijdering vraagt een bevestiging en slaat de leveranciers die aan documenten zijn gekoppeld over.