Boekhouding en boekhoudkantoor
Uw boekhoudkantoor koppelen, kiezen wat het ziet, boekhoudsoftware aansluiten en de contacten aanduiden die uw boekhouder kan bereiken.
De sectie Boekhouding verbindt uw dossier met wie uw boeken bijhoudt. Drie blokken: Fiduciair (het kantoor dat toegang heeft tot uw documenten), « Logiciels comptables » (boekhoudsoftware) (automatische verzending naar WinAuditor, Wings, Octopus en andere) en Contacten boekhouder (de gebruikers die uw boekhouder kan bereiken). Zodra de koppeling aanvaard is, raadpleegt uw boekhoudkantoor uw verkopen, aankopen, rapporten en bankdocumenten vanuit zijn eigen Novadesko-omgeving, zonder dat u iets hoeft op te sturen.
Wat u gaat doen
- Uw boekhoudkantoor zoeken en koppelen.
- De verleende toegangen en de status van de koppeling controleren.
- De automatische verzending naar boekhoudsoftware activeren.
- De contacten aanduiden die de boekhouder kan bereiken.
Een boekhoudkantoor koppelen
- Open Instellingen, sectie Boekhouding.
- Klik op Een fiduciair koppelen.
- Typ in het venster Een fiduciair koppelen de naam, het btw-nummer of de stad van het kantoor. De Novadesko-gids bevat meer dan 15 000 kantoren; die welke al op het platform aanwezig zijn, dragen de badge Op Novadesko.
- Klik op het kantoor. Het bericht « Uitnodiging verzonden naar … » bevestigt; de kaart van het kantoor verschijnt met de status In behandeling.
- Het kantoor aanvaardt of weigert de koppeling vanuit zijn omgeving. De status wordt Geaccepteerd of Geweigerd.
De kaart van een gekoppeld boekhoudkantoor toont zijn logo, zijn btw-nummer, zijn e-mail, de verleende toegangen als badges (Verkoop, Aankopen, Rapporten, Bank) en zijn status. Het menu rechts biedt Als standaard instellen en Verwijderen. Een boekhoudkantoor verwijderen vraagt een bevestiging: het verliest de toegang tot uw documenten en een e-mail brengt het daarvan op de hoogte. De koppeling kan later opnieuw worden aangevraagd.
| Toegang | Gedeelde inhoud |
|---|---|
| Verkoop | Facturen, offertes, bestelbonnen |
| Aankopen | Facturen en contracten van leveranciers |
| Rapporten | Financiële rapporten |
| Bank | Bankuittreksels en banktransacties |
In de desktop- en mobiele app verleent de koppeling de vier toegangen in één keer. Op web.novadesko.com kiest u de toegangen een voor een (Klantendocumenten, Leveranciersdocumenten, Financiële rapporten, Bankdocumenten) en stelt u de Verzendinstellingen in: Verzendfrequentie (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks), Automatische verzenddatum (dag van de volgende maand), Herinneringen verzenden en Verzendbevestigingen. Het web laat ook toe een kantoor dat niet in de gids staat per e-mail uit te nodigen (Nieuwe accountant uitnodigen).
U kunt meerdere kantoren koppelen, bijvoorbeeld tijdens een overgang. Het kantoor met de markering Standaard is de hoofdbestemmeling van de verzendingen.
Boekhoudsoftware
Het blok « Logiciels comptables » (boekhoudsoftware) toont de integraties die voor uw dossier beschikbaar zijn, met voor elke integratie het aantal documenten verzonden, in afwachting en mislukt.
| Veld | Verplicht | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Automatisch verzenden | Nee | Stuurt elk nieuw document zonder tussenkomst naar de software |
| « Joindre le XML UBL » (UBL-XML bijvoegen) | Nee | Voegt het UBL-XML-bestand toe aan de verzonden pdf |
| Nu verzenden | Knop | Verzendt onmiddellijk alle documenten in afwachting |
Als de lijst leeg is, verschijnt « Geen boekhoudintegratie beschikbaar »: het activeren van een integratie gebeurt op het web, volgens uw formule.
Contacten boekhouder
Het blok Contacten boekhouder toont de gebruikers van het bedrijf. De bestuurders (uiteindelijke begunstigden) zijn altijd bereikbaar voor uw boekhouder; de badge Beheer duidt hen aan. Om een andere gebruiker bereikbaar te maken, bijvoorbeeld een secretaresse of een office manager, zet u zijn of haar schakelaar aan. De andere werknemers blijven onzichtbaar voor het kantoor.
| Veld | Verplicht | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| Schakelaar per gebruiker | Nee | Laat de boekhouder toe deze gebruiker te contacteren in de berichtenmodule |
Exports en btw-aftrek
De boekhoudexports (verkopen, aankopen, andere documenten in CSV of ZIP) worden door het boekhoudkantoor vanuit zijn omgeving uitgevoerd, of door u vanuit Export van documenten. De « Taux de déduction TVA » (btw-aftrekpercentages) per aankoopcategorie (bijvoorbeeld 50 % voor autokosten) worden ingesteld op web.novadesko.com en voeden uw btw-aangiften; ze worden niet getoond in de desktop- en mobiele app.