Rechnung erstellen
Das vollständige Formular, von der Kundenwahl bis zum Speichern. Zeilen, MwSt-Regime, erweiterter Modus, Anmerkungen und Summen.
Das Formular « Nouvelle facture » (neue Rechnung) öffnet sich über Erstellen in der Rechnungsliste. Derselbe Bildschirm dient auch den anderen Dokumenttypen; nur die Bezeichnung des Geschäftspartners und einige Felder ändern sich. Er besteht aus den Karten Allgemeine Informationen, « Lignes du document » (Dokumentzeilen) und « Notes et conditions » (Anmerkungen und Bedingungen) sowie einer « Résumé » (Zusammenfassung), die beim Scrollen mitläuft.
- Wählen Sie den Kunden.
- Fügen Sie die Rechnungszeilen hinzu.
- Die Zusammenfassung wird bei jeder Änderung neu berechnet.
- Speichern Sie die Rechnung.
- Eine Bestätigung erscheint.
Was Sie tun werden
- Den Kunden auswählen oder anlegen, mit VIES-Prüfung.
- Nummer, Daten und MwSt-Regime festlegen.
- Die Zeilen aus dem Katalog oder als Freitext erfassen.
- Speichern, oder speichern und senden.
Allgemeine Informationen
- Kunde: Geben Sie in « Rechercher un client... » (Kunde suchen) einen Namen, eine USt-IdNr., eine E-Mail oder einen Ort ein. Die Schaltfläche rechts öffnet « Nouveau client » (neuer Kunde).
- « Numéro » (Nummer): automatisch vorgeschlagen, änderbar, solange sie eindeutig bleibt.
- « Date d'émission » (Ausstellungsdatum, Pflichtfeld) und Fälligkeitsdatum. Die Auswahl « Conditions » (Zahlungsbedingungen) berechnet die Fälligkeit: « À réception » (bei Erhalt), 7 bis 90 Tage oder « Libre » (frei); standardmäßig 30 Tage.
- « Objet / Référence » (Betreff / Referenz), « Devise » (Währung; EUR, USD, GBP, CHF) und Strukturierte Mitteilung, schreibgeschützt erzeugt.
- Die Schalter « Envoyer par e-mail après enregistrement » (nach dem Speichern per E-Mail senden) und, wenn der Kunde eine Peppol-Kennung hat, « Envoyer via Peppol après enregistrement » (nach dem Speichern über Peppol senden).
Den Kunden anlegen, ohne das Formular zu verlassen
- Öffnen Sie die Kundenanlage neben dem Kundenfeld.
- Das Fenster öffnet sich, ohne die Rechnung zu verlassen.
- Geben Sie die USt-IdNr. des Unternehmens ein.
- Starten Sie die VIES-Prüfung.
- VIES bestätigt die Nummer.
- Firma und Adresse werden ausgefüllt und gesperrt.
Das Fenster « Nouveau client » hat zwei Reiter, Unternehmen und Privatperson. Für ein Unternehmen geben Sie die USt-IdNr. ein und klicken auf Prüfen: Firma und Adresse werden aus VIES übernommen und gesperrt; Bearbeiten gibt sie wieder frei. Existiert die Nummer bereits, bietet ein Hinweiskasten « Ouvrir la fiche » (Stammblatt öffnen) oder « Utiliser ce client » (diesen Kunden verwenden). Ergänzen Sie E-Mail, Telefon, Sprache, MwSt-Regime, dann « Créer le client » (Kunden anlegen). Bei einer Privatperson sind Vorname und Nachname Pflichtfelder. Siehe VIES-Prüfung.
MwSt-Regime
Im Modus « Avancé » (erweitert) erscheint der Block MwSt-Regime unter den Dokumentvorlagen, « hérité du client par défaut, modifiable par document » (standardmäßig vom Kunden geerbt, pro Dokument änderbar):
| Regime | Wirkung |
|---|---|
| « TVA applicable » (MwSt. anwendbar) | Normale Sätze auf jeder Zeile. |
| « TVA en autoliquidation » (Steuerschuldumkehr) | MwSt. nicht in Rechnung gestellt, geschuldet vom Leistungsempfänger (Vertragspartner). |
| « TVA intracommunautaire » (innergemeinschaftliche MwSt.) | Befreiung für einen steuerpflichtigen Kunden aus einem anderen EU-Land. |
| « Exonéré de TVA » (von der MwSt. befreit) | Befreiter Kunde oder befreite Tätigkeit. |
- Der Block erscheint im erweiterten Modus und wird vom Kunden übernommen.
- Wählen Sie die Regelung für dieses Dokument.
- Wählen Sie den Gesetzesartikel, der die Befreiung begründet.
- Der Hinweis wird auf das PDF gedruckt und die Zeilen wechseln auf 0 %.
Für Regime ohne MwSt. wählen Sie den « Article légal » (Gesetzesartikel; zum Beispiel Art. 44 §1 CTVA); die « Mention légale (imprimée sur le document) » (rechtlicher Hinweis, auf dem Dokument gedruckt) wird ausgefüllt und bleibt änderbar. « Les lignes passent à 0 % de TVA ; la mention apparaît dans le résumé et sur le PDF. » (Die Zeilen wechseln auf 0 % MwSt.; der Hinweis erscheint in der Zusammenfassung und auf dem PDF.)
Dokumentzeilen
- Eine Produktzeile enthält Menge, Preis und MwSt.
- Die Schaltflächen unter der Tabelle fügen die anderen Zeilenarten hinzu.
- Ein Abschnittstitel gruppiert die folgenden Zeilen.
- Freier Text fügt eine Erläuterung ohne Betrag hinzu.
- Ein Seitenumbruch beginnt eine neue Seite im PDF.
Die Schaltfläche Hinzufügen bietet vier Zeilenarten:
| Zeile | Verwendung |
|---|---|
| « Ligne produit / service » (Produkt-/Dienstleistungszeile) | Eine bezifferte Zeile: Bezeichnung, Menge, Preis, MwSt. |
| « Titre de section » (Abschnittstitel) | Gruppiert die folgenden Zeilen (Arbeitszeit, Material...). |
| « Texte libre » (Freitext) | Formatierter Absatz, der zwischen den Zeilen gedruckt wird. |
| « Saut de page » (Seitenumbruch) | Neue Seite im PDF. |
Geben Sie in « Produit / Description » (Produkt / Beschreibung) eine Bezeichnung ein: Die Liste bietet « Produit libre « ... » » (freies Produkt), um Ihren Text zu behalten, oder ein Katalogprodukt, das Preis und MwSt. ausfüllt.
- Geben Sie eine Bezeichnung in die Produktsuche ein.
- Die Liste bietet sofort zwei Möglichkeiten an.
- Das freie Produkt behält Ihren Text unverändert.
- Ein Katalogprodukt füllt Preis und MwSt. aus.
Die Spalten sind Menge, « Prix unitaire HT » (Nettoeinzelpreis), MwSt. und Summe ohne Steuern, mit dem Bruttobetrag unter der Summe. Der Modus « Avancé » ergänzt « Unité » (Einheit) und « Remise % » (Rabatt %) sowie eine « Remise globale » (Gesamtrabatt) in % oder in €, die mit « Appliquer à toutes les lignes » (auf alle Zeilen anwenden) auf jede Zeile verteilt wird. Tastenkürzel: Tab nächste Zelle, Eingabe neue Zeile, ⌘Eingabe speichern.
Das Menü einer Zeile erlaubt es, sie zu duplizieren, eine Zeile, einen Titel oder einen Seitenumbruch einzufügen und sie zu löschen. Das Augensymbol öffnet die « Champs avancés » (erweiterten Felder): « Description détaillée » (ausführliche Beschreibung) mit dem Texteditor (fett, kursiv, Listen, Ausrichtung, Link), « Code comptable (PCMN) » (Buchhaltungskonto, PCMN), « Prix d'achat HT » (Nettoeinkaufspreis) für die Marge, Einkaufskategorie, « Note interne de ligne » (interne Zeilennotiz) und « Masquer sur le PDF » (im PDF ausblenden).
Einfach oder Erweitert
Der Umschalter « Simple » (einfach) / « Avancé » (erweitert) wird gemerkt. « Simple » behält das Wesentliche. « Avancé » zeigt zusätzlich « Langue du document » (Dokumentsprache), Bankkonto, « Modèle de document » (Dokumentvorlage; A4 Model 1 bis 6), den Block MwSt-Regime, die Spalten « Unité » und « Remise % », die « Remise globale » sowie die Schaltflächen « Titre de section », « Texte libre » und « Saut de page ». Das Formular wechselt von selbst in « Avancé », wenn ein bestehendes Dokument diese Elemente enthält.
Anmerkungen, Zusammenfassung und Speichern
Die Karte « Notes et conditions » enthält « Notes (visibles sur le document) » (Anmerkungen, auf dem Dokument sichtbar), die Interne Notiz (« Non visible par le destinataire », für den Empfänger nicht sichtbar) und die « Conditions générales » (allgemeine Geschäftsbedingungen; Fußzeile, die in den Dokumenteinstellungen festgelegt wird).
Die « Résumé » zeigt Zwischensumme ohne Steuer, Rabatte, « Net HT » (Netto nach Rabatt), die MwSt. je Satz, « Total TVA » (MwSt. gesamt) und Gesamt brutto, dann « Enregistrer et envoyer » (speichern und senden), Speichern und Abbrechen. Ein Abzeichen Entwurf erscheint ab der ersten Eingabe: Der Entwurf wird alle zehn Sekunden lokal gespeichert und beim erneuten Öffnen sieben Tage lang angeboten. Die blockierenden Prüfungen sind « Intitulé manquant. » (Bezeichnung fehlt), « Quantité ≥ 1 requise par l'API. » (die API verlangt eine Menge ≥ 1), « Prix négatif. » (negativer Preis), « Code PCMN : 4 à 8 chiffres. » (PCMN-Code: 4 bis 8 Ziffern) und « L'échéance précède la date d'émission. » (die Fälligkeit liegt vor dem Ausstellungsdatum).
Auf dem Smartphone
Die Felder stapeln sich in einer Spalte, jede Zeile wird zu einer Karte « Ligne 1 », « Ligne 2 » (Zeile 1, Zeile 2) mit ihren Feldern unter der Bezeichnung, und die Zusammenfassung rückt unter die Anmerkungen.
Die mit Web gekennzeichneten Felder werden von der mobilen API noch nicht gespeichert: « Langue du document », Bankkonto, « Modèle de document », Einkaufskategorie, Interne Notiz, « Conditions générales », die Zeilen « Titre de section », « Texte libre » und « Saut de page » sowie in den erweiterten Feldern « Code comptable (PCMN) », « Prix d'achat HT », Einkaufskategorie, « Note interne de ligne » und « Masquer sur le PDF ». Sie bleiben im lokalen Entwurf; nur die « Description détaillée » wird nach dem Speichern übertragen. Die API lehnt außerdem eine Menge unter 1 und einen negativen Preis ab. Vervollständigen Sie diese Elemente in der Webanwendung.