VIES und Duplikate
Die Prüfung der USt-IdNr., die Blockierung doppelter Datenblätter und die Zusammenführung doppelter Einkäufe zwischen Zwillingslieferanten.
Lieferanten kommen von drei Seiten: aus Ihrer Eingabe, aus den von Novadesko Intelligence gelesenen Rechnungen und aus den über Peppol empfangenen Rechnungen. Jeder Weg kann ein doppeltes Datenblatt erzeugen, wenn die USt-IdNr. unterschiedlich geschrieben ist. Diese Seite beschreibt die VIES-Kontrolle, die Blockierung bei der Eingabe und die Behandlung bereits vorhandener Duplikate.
Die VIES-Prüfung
In Create Supplier startet die Eingabe der USt-IdNr. die VIES-Analyse 0,8 Sekunden nach dem Tippen oder sofort mit Prüfen. Die Statuszeile oben im Formular zeigt VIES-Prüfung läuft..., dann « Numéro de TVA valide · Nom » (gültige USt-IdNr. · Name) oder USt-IdNr. bei VIES nicht gefunden. Ist die Nummer gültig, werden die leeren Felder ergänzt: Company name, Vollständige Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land. Nichts wird überschrieben.
Auf web.novadesko.com kombiniert die Suche VIES und CompanySearch; das Fenster « Informations entreprise récupérées » (abgerufene Unternehmensangaben) bietet Anwenden oder « Ignorer » (Ignorieren). Ein falsches Format wird mit « Invalid VAT format (e.g., BE0123456789) » gemeldet. Antwortet VIES nicht, bleibt das Speichern möglich.
Duplikate bei der Eingabe
- Geben Sie eine USt-IdNr. ein, die bereits zu einem Lieferanten gehört.
- Die Meldung nennt das vorhandene Datenblatt und seinen Lieferantencode.
- Speichern ist deaktiviert: Das Duplikat kann nicht angelegt werden.
- Datenblatt öffnen führt zum vorhandenen Lieferanten.
Das Formular vergleicht USt-IdNr., E-Mail und Name nach Normalisierung mit den vorhandenen Datenblättern (Leerzeichen, Punkte und Bindestriche aus der Nummer entfernt; Akzente, Satzzeichen und Rechtsform aus dem Namen entfernt).
| Fall | Meldung | Wirkung |
|---|---|---|
| Gleiche USt-IdNr. bei einem Lieferanten | « Ein Lieferant mit dieser USt-IdNr. existiert bereits: AXA Belgium, S.A. (Code AXA01227) » | Speichern deaktiviert. Karteikarte öffnen führt zum vorhandenen Lieferanten. |
| Gleiche E-Mail oder ähnlicher Name | « Ein Lieferant mit dieser E-Mail-Adresse existiert bereits: ... » oder « ... mit ähnlichem Namen existiert bereits: ... » | Trotzdem anlegen zur Bestätigung. |
| USt-IdNr. bereits als Kunde gespeichert | « Diese USt-IdNr. existiert bereits als Kunde: ... » | Trotzdem anlegen: Ein Unternehmen kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein. |
Im Anlagefenster, das aus einem Einkauf oder aus Novadesko Intelligence geöffnet wird, übernimmt die Schaltfläche Diesen Lieferanten verwenden das vorhandene Datenblatt in das Dokument.
Zwillingslieferanten aus OCR oder Peppol
Derselbe Lieferant kann zweimal existieren, wenn seine USt-IdNr. auf einem Kassenbon als « TVABE0400673544 », auf einer Rechnung als « BE 0400.673.544 » und in Peppol als « BE0400673544 » gelesen wurde. Seit dem 5. Oktober 2026 normalisiert die Plattform die Nummer und sucht den Lieferanten anhand seiner Ziffern, bevor sie einen neuen anlegt, bei der Eingabe wie beim Import. Vor diesem Datum angelegte Zwillingsdatenblätter bleiben jedoch bestehen.
Die Schaltfläche « Doublon possible ? »
In der Liste Einkäufe auf web.novadesko.com erscheint auf einem Dokument ein blinkendes Badge « Doublon possible ? » (mögliches Duplikat?), wenn ein Kassenbon und eine Rechnung zusammenzupassen scheinen: gleicher Lieferant, Zwillingsdatenblätter eingeschlossen, und gleicher Betrag. Das ist der klassische Fall eines fotografierten Kassenbons und der anschließend per E-Mail oder Peppol empfangenen Rechnung für denselben Einkauf.
- Klicken Sie auf « Doublon possible ? » (mögliches Duplikat?): Das Fenster zeigt die beiden Dokumente nebeneinander.
- Vergleichen Sie Lieferant, Datum, Betrag und angehängte Dateien.
- Bestätigen Sie die Zusammenführung. Das behaltene Dokument übernimmt die Dateien, Zahlungen und Bankverknüpfungen des anderen, das mit dem Vermerk seines Duplikats in den Papierkorb wandert.
Ist eines der beiden Dokumente bereits in einer MwSt.-Erklärung enthalten, wird dieses behalten; sind beide enthalten, wird das ältere behalten, und seine erklärten Felder werden nicht geändert.
Die Zusammenführung zweier Lieferantendatenblätter selbst (alle Einkäufe eines Zwillingsdatenblatts auf das andere umhängen und dann den Zwilling löschen) hat keine Schaltfläche in der Oberfläche. Stellen Sie zwei Datenblätter für dasselbe Unternehmen fest, eröffnen Sie ein Ticket über Tickets und nennen Sie die beiden Lieferantencodes: Das Novadesko-Team führt die Zusammenführung ohne Dokumentverlust durch.
Prüfen Sie nach einer Dokumentzusammenführung das behaltene Datenblatt unter Lieferanten: Fehlen IBAN oder E-Mail, ergänzen Sie sie. Die nächsten Einkäufe dieses Lieferanten erzeugen keinen Zwilling mehr.