Dokument importieren
Eine über das Netzwerk empfangene Rechnung in einen Novadesko-Einkauf verwandeln, einzeln, im Stapel oder automatisch, und Duplikate mit Novadesko Intelligence behandeln.
Ein über Peppol empfangenes Dokument bleibt im Peppol Posteingang, solange Sie es nicht importiert haben. Der Import legt den Einkauf in Ihren Einkäufen an, mit dem über seine USt-IdNr. zugeordneten Lieferanten und dem XML als Anhang. Keine erneute Eingabe, keine OCR-Erkennung: Die Beträge stammen aus der strukturierten Datei.
Was Sie tun werden
- ein Dokument aus der Zeile oder der Detailleiste importieren;
- mehrere Dokumente auf einmal importieren;
- den automatischen Import aktivieren;
- ein bereits mit Novadesko Intelligence gescanntes Dokument behandeln.
Ein Dokument importieren
- Suchen Sie im Reiter « Reçus » (Empfangen) die Zeile mit bernsteinfarbenem Balken, Status « À importer » (zu importieren) oder Neu.
- Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf Importieren oder öffnen Sie die Leiste « Détails du document » (Dokumentdetails) und klicken Sie unten auf Importieren.
- Das Fenster « Confirmer l'import » (Import bestätigen) erinnert: « Dieses Peppol-Dokument wird als Einkauf in Ihre Dokumente importiert. », mit Lieferant, Nummer, Datum und Gesamt. Klicken Sie auf Importieren.
- Die Meldung « Peppol-Dokument erfolgreich importiert » erscheint. Die Plakette wechselt zu « Importé » (importiert), und die Schaltfläche wird durch die Nummer des angelegten Einkaufs ersetzt (zum Beispiel A2026-0008), die dessen Datenblatt öffnet.
- Öffnen Sie das zu importierende Dokument über das Auge.
- Prüfen Sie den Lieferanten und die Beträge.
- Klicken Sie auf die Import-Schaltfläche.
- Der Bereich schließt sich.
- Eine Meldung bestätigt den Import als Einkauf.
- Die Zeile wechselt auf importiert, mit der Nummer des angelegten Einkaufs.
Im Web läuft der Import im Hintergrund: Die Zeile zeigt « Importation… » (Import läuft), und der Bereich « Tâches » (Aufgaben) unten rechts verfolgt den Fortschritt.
Was angelegt wird
| Element | Regel |
|---|---|
| Typ | Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift, wenn das Dokument eine Gutschrift ist (negativer Betrag, Badge NC). |
| Lieferant | Vorhandenes Datenblatt mit derselben USt-IdNr.; sonst wird ein Datenblatt mit Namen und Kontaktdaten aus dem XML angelegt. Die Automatisierungen des Datenblatts (Kategorie, Schnellzahlung) werden angewendet. |
| Positionen und MwSt. | Unverändert aus dem XML übernommen, Satz pro Position. |
| Beträge | Netto, MwSt. und brutto wie im Dokument angegeben. |
| Datei | Das empfangene XML sowie das vom Lieferanten beigefügte PDF, falls vorhanden. |
| Sperre | Positionen und Dokumentangaben lassen sich nicht mehr ändern; nur Zahlungen und interne Notizen bleiben bearbeitbar. |
« Dieses Peppol-Dokument wurde bereits importiert. »: Das Dokument ist mit einem vorhandenen Einkauf verknüpft. Verwenden Sie Dokument anzeigen in der Leiste.
Im Stapel importieren
- « Tout importer (n) » (alle importieren) in der Symbolleiste importiert nach Bestätigung alle ausstehenden empfangenen Dokumente. Der Import stoppt von selbst, wenn die Quote erschöpft ist; die Zusammenfassung zeigt « n importiert, n ignoriert, n fehlgeschlagen ».
- Markieren Sie mehrere Zeilen und dann « Importer (n) » (importieren) in der Auswahlleiste für eine Teilmenge.
Automatischer Import
Unter Einstellungen > Peppol, Block « Import automatique » (automatischer Import):
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| « Importer automatiquement les factures reçues » (empfangene Rechnungen automatisch importieren) | Empfangene Dokumente werden ohne Eingriff stündlich importiert, im Rahmen der Quote des Tarifs. Der Zähler der empfangenen Dokumente erscheint unter dem Schalter. |
| « Me prévenir par e-mail » (per E-Mail benachrichtigen) | Eine Zusammenfassung per E-Mail bei jedem automatischen Import. |
In manchen Tarifen zeigt der Block « Import automatique verrouillé » (automatischer Import gesperrt): Die Option erfordert einen höheren Tarif.
Duplikate
Zwei Fälle kommen vor.
Der Lieferant hat dieselbe Rechnung mehrmals gesendet. Die Zeile trägt das Badge ×2 (oder mehr), und die Leiste zeigt « Doublons détectés » (Duplikate erkannt): « Dieser Lieferant hat dieselbe Rechnung 2-mal über Peppol gesendet. Es wird nur ein Import erzeugt. » « Comparer » (Vergleichen) listet die Empfänge auf; « Importer quand même » (trotzdem importieren) legt den Einkauf ein einziges Mal an, die Kopien werden archiviert und erscheinen nicht mehr.
Sie hatten das PDF bereits mit Novadesko Intelligence gescannt. Der von Peppol angelegte Einkauf hat dieselbe Nummer und denselben Lieferanten wie der aus dem OCR: Er erscheint im Reiter « Doublons » (Duplikate) der Einkaufsliste. Behalten Sie bevorzugt die Peppol-Version, die exakt und gesperrt ist, und führen Sie die andere zusammen oder lehnen Sie sie ab, wie in Duplikate beschrieben.
Sobald die Kennung aktiv ist, bitten Sie Ihre Stammlieferanten, Ihnen über Peppol Rechnungen zu stellen, und hören Sie auf, deren PDFs zu scannen: So vermeiden Sie Duplikate und Lesefehler.
Bei Fehlern
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| « Peppol-Quote für Ihren Tarif erreicht. » oder Schaltfläche Grenze erreicht | Wechseln Sie zu einem höheren Tarif. Siehe Quoten und Grenzen. |
| « Der Inhalt des Peppol-Dokuments ist ungültig. » | Das XML konnte nicht gelesen werden; öffnen Sie die « Aperçu PDF » (PDF-Vorschau), erfassen Sie den Einkauf manuell und melden Sie das Dokument dem Support. |
| « Der Import des Peppol-Dokuments ist fehlgeschlagen. » | Versuchen Sie es mit « Rafraîchir » (Aktualisieren) und dann Importieren erneut; bleibt der Fehler, wenden Sie sich an den Support. |
| « Für dieses Dokument läuft bereits ein Import. » | Ein Import steht in der Warteschlange; warten Sie das Ende der Aufgabe ab. |