Per E-Mail senden
Eine Rechnung, ein Angebot oder eine Gutschrift mit dem PDF im Anhang nach Prüfung an Ihren Kunden senden und anschließend den Empfang verfolgen.
Jedes Verkaufsdokument lässt sich aus der Liste oder aus seiner Detailansicht per E-Mail senden. Das PDF wird automatisch angehängt, Sie prüfen es vor der Bestätigung am Bildschirm, und die Detailansicht des Dokuments behält anschließend die Spur des Versands: versendet, zugestellt, geöffnet.
Was Sie tun werden
- Prüfen, ob der Kunde eine E-Mail-Adresse hat.
- Den Versand aus der Liste oder der Detailansicht starten.
- Das PDF kontrollieren und dann bestätigen.
- Den Empfang im E-Mail-Verlauf verfolgen.
Vor dem Senden
Der Empfänger ist die E-Mail-Adresse aus dem Kundenstammblatt (oder aus dem Lieferantenstammblatt bei einem Einkauf). Ohne dem Dokument zugeordneten Kontakt ist der Menüeintrag E-Mail versenden ausgegraut mit dem Hinweis « Aucun destinataire » (kein Empfänger), und das Briefumschlagsymbol der Zeile zeigt « Aucun destinataire associé » (kein zugeordneter Empfänger). Ergänzen Sie zuerst die Adresse im Kundenstammblatt.
Aus der Liste senden
- Öffnen Sie Rechnungen (oder Angebote, Gutschriften).
- Klicken Sie in der Zeile des Dokuments auf das Briefumschlagsymbol (E-Mail versenden) oder öffnen Sie das Menü Optionen und wählen Sie E-Mail versenden.
- Das Fenster « Confirmer l'envoi par e-mail » (E-Mail-Versand bestätigen) zeigt das PDF so, wie es verschickt wird, mit der Meldung « Vérifiez le document avant l'envoi à … L'e-mail sera envoyé immédiatement au destinataire. » (Prüfen Sie das Dokument vor dem Versand an … Die E-Mail wird sofort an den Empfänger gesendet.)
- Klicken Sie auf Senden. Die Meldung « E-mail envoyé » (E-Mail gesendet) bestätigt den Versand.
- Öffnen Sie das Menü Optionen des Dokuments.
- Das Menü zeigt die Aktionen des Dokuments.
- Wählen Sie E-Mail versenden.
- Das Menü schließt sich und das Bestätigungsfenster öffnet sich.
- Das PDF wird so angezeigt, wie es als Anhang verschickt wird.
- Die Nachricht nennt den Empfänger: Der Versand erfolgt sofort.
- Klicken Sie auf Senden.
- Das Fenster schließt sich und die Meldung „E-Mail gesendet“ bestätigt den Versand.
Aus der Detailansicht senden
Öffnen Sie das Dokument, dann das Menü Optionen oben rechts in der Detailansicht, und wählen Sie E-Mail versenden. Dasselbe Bestätigungsfenster öffnet sich.
Inhalt der E-Mail
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Betreff | « Votre Document {numéro} » (Ihr Dokument {Nummer}) |
| Text | Standardbegleittext: « Veuillez trouver ci-joint le document. » (Anbei finden Sie das Dokument.) |
| Anhang | Das PDF des Dokuments, erzeugt mit Ihrer Vorlage |
Die PDF-Vorlage, Kopf- und Fußzeile sowie der Zahlungs-QR-Code werden unter Einstellungen > Dokumente eingestellt. Derselbe Abschnitt bietet je Dokumenttyp die Option « Envoyer automatiquement par e-mail » (automatisch per E-Mail senden): « Envoie automatiquement les documents générés par e-mail aux clients. » (Sendet erzeugte Dokumente automatisch per E-Mail an die Kunden.)
Die E-Mail transportiert das PDF. Die UBL-XML-Datei wird separat mit XML herunterladen heruntergeladen und kann die Sendungen an Ihren Buchhalter begleiten (siehe Dokumente exportieren). Für eine elektronische Rechnung bevorzugen Sie Peppol.
Den Versand verfolgen
In der Detailansicht des Dokuments listet die Karte « Historique des e-mails » (E-Mail-Verlauf) jeden Versand mit Empfänger, Status und Datum auf. Solange nichts verschickt wurde, zeigt sie « Aucun e-mail envoyé » (keine E-Mail gesendet).
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die E-Mail befindet sich in der Versandwarteschlange |
| Versendet | An den Mailserver übergeben |
| Zugestellt | Vom Postfach des Empfängers angenommen |
| Geöffnet | Der Empfänger hat die Nachricht geöffnet |
| Fehlgeschlagen, Abgelehnt | Nicht zugestellt: Prüfen Sie die Adresse des Kunden |
Eine Plakette Erinnerung unterscheidet Zahlungserinnerungen von Dokumentsendungen. Die Karte Aktivität fasst alles zusammen: Anzahl der E-Mails, davon « n ouvert(s) » (n geöffnet), SMS und Erinnerungen.
Die Details eines Versands (archivierter Betreff und Nachricht) öffnen sich per Klick auf die Zeile des Verlaufs, nur auf web.novadesko.com. In der App ist der Verlauf schreibgeschützt.
Status des Dokuments
Um eine Rechnung ohne E-Mail von Erstellt auf Versendet zu setzen (persönliche Übergabe, Post), verwenden Sie « Marquer comme envoyé (manuel) » (als versendet markieren, manuell) im Menü Optionen der Rechnung. Siehe Status.
Sammelversand
Unter Massenaktionen zeigt der Eintrag E-Mail versenden « Cette fonctionnalité sera bientôt disponible. » (Diese Funktion ist bald verfügbar.) Senden Sie Ihre Dokumente einzeln.
Alternative: Peppol
Ist der Kunde über das Peppol-Netzwerk erreichbar, bietet das Menü « Envoyer via Peppol » (über Peppol senden). Andernfalls bleibt der Eintrag ausgegraut, mit der Begründung: « Client sans identifiant Peppol » (Kunde ohne Peppol-Kennung), « Aucun client associé » (kein zugeordneter Kunde). Siehe Rechnung über Peppol senden.