VIES y duplicados de proveedores
La verificación del número de IVA, el bloqueo de las fichas duplicadas y la fusión de las compras duplicadas entre proveedores gemelos.
Los proveedores llegan por tres vías: su entrada manual, las facturas leídas por Novadesko Intelligence y las facturas recibidas por Peppol. Cada vía puede crear una ficha duplicada si el número de IVA está escrito de forma distinta. Esta página describe el control VIES, el bloqueo al introducir datos y el tratamiento de los duplicados ya existentes.
La verificación VIES
En Crear un proveedor, al introducir el Número de IVA se lanza el análisis VIES 0,8 segundos después de escribir, o de inmediato con Verificar. La línea de estado situada en la parte superior del formulario muestra Análisis VIES en curso..., y después Número de IVA válido · Nombre o Número de IVA no encontrado en VIES. Cuando el número es válido, se completan los campos vacíos: Nombre de la empresa, Dirección completa, Código postal, Ciudad y País. No se sobrescribe nada.
En web.novadesko.com, la búsqueda combina VIES y CompanySearch; la ventana Información de la empresa recuperada ofrece Aplicar o Ignorar. Un formato incorrecto se señala con «Formato de IVA no válido (ej.: BE0123456789)». Si VIES no responde, el registro sigue siendo posible.
Los duplicados al introducir datos
- Introduzca un número de IVA que ya pertenece a un proveedor.
- El mensaje indica la ficha existente y su código de proveedor.
- Guardar está desactivado: no se puede crear el duplicado.
- Abrir la ficha lleva al proveedor existente.
El formulario compara el número de IVA, el correo electrónico y el nombre con las fichas existentes, tras la normalización (espacios, puntos y guiones eliminados del número; acentos, puntuación y forma jurídica eliminados del nombre).
| Caso | Mensaje | Efecto |
|---|---|---|
| Mismo número de IVA en un proveedor | «Ya existe un proveedor con este número de IVA: AXA Belgium, S.A. (código AXA01227)» | Guardar desactivado. Abrir la ficha lleva al proveedor existente. |
| Mismo correo electrónico o nombre similar | «Ya existe un proveedor con esta dirección de correo electrónico: ...» o «... con un nombre similar: ...» | Crear de todos modos para confirmar. |
| Número de IVA ya registrado como cliente | «Este número de IVA ya existe como cliente: ...» | Crear de todos modos: una empresa puede ser a la vez cliente y proveedor. |
En la ventana de creación abierta desde una compra o desde Novadesko Intelligence, el botón Usar este proveedor incorpora la ficha existente al documento.
Proveedores gemelos procedentes del OCR o de Peppol
Un mismo proveedor puede existir dos veces cuando su número de IVA se ha leído «TVABE0400673544» en un ticket, «BE 0400.673.544» en una factura y «BE0400673544» en Peppol. Desde el 5 de octubre de 2026, la plataforma normaliza el número y busca al proveedor por sus cifras antes de crear uno nuevo, tanto al introducir datos como al importar. Las fichas gemelas creadas antes de esa fecha siguen existiendo.
El botón «¿Posible duplicado?»
En la lista de Compras de web.novadesko.com, una etiqueta parpadeante ¿Posible duplicado? aparece en un documento cuando un ticket de caja y una factura parecen corresponderse: mismo proveedor, incluidas las fichas gemelas, e mismo importe. Es el caso típico de un ticket fotografiado y de la factura recibida después por correo electrónico o por Peppol para la misma compra.
- Haga clic en ¿Posible duplicado?: la ventana muestra los dos documentos lado a lado.
- Compare el proveedor, la fecha, el importe y los archivos adjuntos.
- Confirme la fusión. El documento conservado recupera los archivos, los pagos y los vínculos bancarios del otro, que va a la papelera con la mención de su duplicado.
Si uno de los dos documentos ya figura en una declaración de IVA, se conserva ese; si figuran los dos, se conserva el más antiguo y sus campos declarados no se modifican.
La fusión de dos fichas de proveedor (redirigir todas las compras de una ficha gemela a la otra y después eliminar la gemela) no tiene botón en la interfaz. Si detecta dos fichas para la misma empresa, abra un ticket desde Tickets indicando los dos códigos de proveedor: el equipo de Novadesko realiza la fusión sin pérdida de documentos.
Tras una fusión de documentos, compruebe la ficha conservada en Proveedores: si faltan el IBAN o el correo electrónico, complételos. Las próximas compras de este proveedor ya no crearán un gemelo.