Importar un documento recibido
Convertir una factura recibida en la red en una compra de Novadesko, una a una, por lotes o automáticamente, y gestionar los duplicados con Novadesko Intelligence.
Un documento recibido en Peppol permanece en la Bandeja Peppol mientras no lo haya importado. La importación crea la compra en sus Compras, con el proveedor identificado por su número de IVA y el XML conservado como archivo adjunto. Sin reintroducir datos y sin lectura OCR: los importes proceden del archivo estructurado.
Qué va a hacer
- importar un documento desde la fila o desde el panel;
- importar varios documentos de una vez;
- activar la importación automática;
- tratar un documento ya escaneado con Novadesko Intelligence.
Importar un documento
- En la pestaña Recibidos, localice la fila con barra ámbar, estado Por importar o Nuevo.
- Haga clic en Importar en la columna Acciones, o abra el panel Detalles del documento y haga clic en Importar al pie.
- La ventana Confirmar la importación recuerda «Este documento Peppol se importará como compra en sus documentos.» con el Proveedor, el Número, la Fecha y el Total. Haga clic en Importar.
- Aparece el mensaje «Documento Peppol importado correctamente». El indicador pasa a Importado y el botón se sustituye por el número de la compra creada (por ejemplo, A2026-0008), que abre su ficha.
- Abra el documento que desea importar con el ojo.
- Compruebe el proveedor y los importes.
- Haga clic en Importar.
- El panel se cierra.
- Un mensaje confirma la importación como compra.
- La fila pasa a Importado, con el número de la compra creada.
En la web, la importación se ejecuta en segundo plano: la fila muestra Importando… y el panel Tareas, abajo a la derecha, indica el avance.
Qué se crea
| Elemento | Regla |
|---|---|
| Tipo | Factura de compra, o nota de crédito de compra si el documento es una nota de crédito (importe negativo, insignia NC). |
| Proveedor | Ficha existente con el mismo número de IVA; si no, se crea una ficha con el nombre y los datos del XML. Se aplican las automatizaciones de la ficha (categoría, pago rápido). |
| Líneas e IVA | Tomadas tal cual del XML, tipo por línea. |
| Importes | Base imponible, IVA y total con IVA declarados en el documento. |
| Archivo | El XML recibido, más el PDF adjuntado por el proveedor si lo hay. |
| Bloqueo | Las líneas y la información del documento ya no se pueden modificar; solo siguen siendo editables los pagos y las notas internas. |
«Este documento Peppol ya se ha importado.»: el documento está vinculado a una compra existente. Utilice Ver el documento en el panel.
Importar por lotes
- Importar todo (n) en la barra de herramientas importa todos los recibidos pendientes, tras confirmar. La importación se detiene sola si se agota la cuota; el resumen indica «n importado(s), n omitido(s), n error(es)».
- Marque varias filas y después Importar (n) en la barra de selección para un subconjunto.
Importación automática
En Ajustes > Peppol, bloque Importación automática:
| Ajuste | Efecto |
|---|---|
| Importar automáticamente las facturas recibidas | Los documentos recibidos se importan sin intervención, cada hora, dentro del límite de la cuota del plan. El contador de documentos recibidos aparece bajo el interruptor. |
| Avisarme por correo electrónico | Un resumen por correo electrónico en cada importación automática. |
En algunos planes, el bloque muestra Importación automática bloqueada: la opción requiere un plan superior.
Duplicados
Se dan dos casos.
El proveedor ha enviado varias veces la misma factura. La fila lleva la insignia ×2 (o más) y el panel muestra Duplicados detectados: «Este proveedor ha enviado 2 veces la misma factura por Peppol. Solo se creará una importación.» Comparar enumera las recepciones; Importar de todos modos crea la compra una sola vez, las copias se archivan y no vuelven a aparecer.
Ya había escaneado el PDF con Novadesko Intelligence. La compra creada por Peppol tiene el mismo número y el mismo proveedor que la procedente del OCR: aparece en la pestaña Duplicados de la lista de compras. Conserve preferentemente la versión de Peppol, exacta y bloqueada, y fusione o rechace la otra como se describe en Duplicados.
En cuanto el identificador esté activo, pida a sus proveedores habituales que le facturen por Peppol y deje de escanear sus PDF: evitará los duplicados y los errores de lectura.
En caso de error
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| «Cuota de Peppol alcanzada para su plan.» o botón Límite alcanzado | Pase a un plan superior. Véase Cuotas y límites. |
| «El contenido del documento Peppol no es válido.» | No se ha podido leer el XML; abra la Vista previa PDF e introduzca la compra a mano, y después comunique el documento al soporte. |
| «Ha fallado la importación del documento Peppol.» | Vuelva a intentarlo con Actualizar y después Importar; si el error persiste, contacte con el soporte. |
| «Ya hay una importación en curso para este documento.» | Hay una importación en cola; espere a que termine la tarea. |