Importare un documento ricevuto
Trasformare una fattura ricevuta sulla rete in un acquisto Novadesko, singolarmente, in blocco o automaticamente, e gestire i duplicati con Novadesko Intelligence.
Un documento ricevuto su Peppol resta nella Casella Peppol finché non lo importa. L'importazione crea l'acquisto nei Suoi Acquisti, con il fornitore abbinato tramite la sua partita IVA e l'XML conservato come allegato. Nessuna nuova digitazione, nessuna lettura OCR: gli importi provengono dal file strutturato.
Cosa farà
- importare un documento dalla riga o dal pannello;
- importare più documenti in una volta;
- attivare l'importazione automatica;
- trattare un documento già acquisito con Novadesko Intelligence.
Importare un documento
- Nella scheda Ricevute, individui la riga con la barra ambra, stato Da importare o Nuovo.
- Clicchi su Importa nella colonna Azioni, oppure apra il pannello Dettagli del documento e clicchi su Importa in fondo.
- La finestra Conferma l'importazione ricorda « Questo documento Peppol sarà importato come acquisto nei Suoi documenti. » con il Fornitore, il Numero, la Data e il Totale. Clicchi su Importa.
- Appare il messaggio « Documento Peppol importato con successo ». Il badge passa a Importato e il pulsante è sostituito dal numero dell'acquisto creato (per esempio A2026-0008), che ne apre la scheda.
- Apra con l'occhio il documento da importare.
- Controlli il fornitore e gli importi.
- Clicchi su Importa.
- Il pannello si chiude.
- Un messaggio conferma l'importazione come acquisto.
- La riga passa a Importato, con il numero dell'acquisto creato.
Sul web, l'importazione procede in background: la riga mostra Importazione… e il pannello Attività, in basso a destra, segue l'avanzamento.
Cosa viene creato
| Elemento | Regola |
|---|---|
| Tipo | Fattura d'acquisto, o nota di credito d'acquisto se il documento è una nota di credito (importo negativo, badge NC). |
| Fornitore | Scheda esistente con la stessa partita IVA; altrimenti viene creata una scheda con il nome e i recapiti dell'XML. Le automazioni della scheda (categoria, pagamento rapido) si applicano. |
| Righe e IVA | Riprese così come sono dall'XML, aliquota per riga. |
| Importi | Imponibile, IVA e totale dichiarati nel documento. |
| File | L'XML ricevuto, più il PDF allegato dal fornitore se presente. |
| Blocco | Le righe e le informazioni del documento non sono più modificabili; restano modificabili solo i pagamenti e le note interne. |
« Questo documento Peppol è già stato importato. »: il documento è collegato a un acquisto esistente. Utilizzi Vedi il documento nel pannello.
Importare in blocco
- Importa tutto (n) nella barra degli strumenti importa tutte le ricevute in attesa, dopo conferma. L'importazione si ferma da sola se la quota è esaurita; il riepilogo indica « n importati, n ignorati, n non riusciti ».
- Spunti più righe, poi Importa (n) nella barra di selezione per un sottoinsieme.
Importazione automatica
In Impostazioni > Peppol, blocco Importazione automatica:
| Impostazione | Effetto |
|---|---|
| Importa automaticamente le fatture ricevute | I documenti ricevuti sono importati senza intervento, ogni ora, nel limite della quota del piano. Il contatore dei documenti ricevuti è mostrato sotto l'interruttore. |
| Avvisami per e-mail | Un riepilogo per e-mail a ogni importazione automatica. |
Su alcuni piani, il blocco mostra Importazione automatica bloccata: l'opzione richiede un piano superiore.
Duplicati
Si presentano due casi.
Il fornitore ha inviato più volte la stessa fattura. La riga riporta il badge ×2 (o più) e il pannello mostra Duplicati rilevati: « Questo fornitore ha inviato 2 volte la stessa fattura tramite Peppol. Verrà creata una sola importazione. » Confronta elenca le ricezioni; Importa comunque crea l'acquisto una sola volta, le copie vengono archiviate e non ricompaiono più.
Aveva già acquisito il PDF con Novadesko Intelligence. L'acquisto creato da Peppol ha lo stesso numero e lo stesso fornitore di quello derivato dall'OCR: compare nella scheda Duplicati dell'elenco degli acquisti. Conservi preferibilmente la versione Peppol, esatta e bloccata, e unisca o scarti l'altra come descritto in Duplicati.
Non appena l'identificativo è attivo, chieda ai Suoi fornitori abituali di fatturarLa su Peppol e smetta di acquisire i loro PDF: eviterà duplicati ed errori di lettura.
In caso di errore
| Messaggio | Cosa fare |
|---|---|
| « Quota Peppol raggiunta per il Suo piano. » o pulsante Limite raggiunto | Passi a un piano superiore. Vedere Quote e limiti. |
| « Il contenuto del documento Peppol non è valido. » | L'XML non ha potuto essere letto; apra l'Anteprima PDF e inserisca l'acquisto a mano, poi segnali il documento al supporto. |
| « L'importazione del documento Peppol non è riuscita. » | Riprovi con Aggiorna poi Importa; se l'errore persiste, contatti il supporto. |
| « Importazione già in corso per questo documento. » | Un'importazione è in coda; attenda la fine dell'attività. |