Pagamenti e incassi
Registrare un pagamento totale o parziale su un documento, capire il cambio di stato, ritrovare la transazione creata e correggerla se necessario.
Un pagamento registrato su un documento crea una transazione, riduce il saldo dovuto e fa evolvere lo stato: Pagato in parte poi Pagato. La finestra di pagamento è la stessa ovunque, dall'elenco o dalla scheda, per una fattura come per un acquisto.
Cosa farà
- Aprire la finestra di pagamento di un documento.
- Inserire l'importo, la data e il metodo di pagamento.
- Verificare il nuovo stato e la transazione creata.
- Eliminare un pagamento inserito per errore.
Dove registrare un pagamento
| Da | Azione |
|---|---|
| Scheda del documento | Scheda Transazioni associate: pulsante Incassa finché resta un saldo, Aggiungi un pagamento una volta saldato |
| Elenco | Menu Opzioni della riga: Aggiungi un pagamento (saldo dovuto) o Pagamenti (documento saldato) |
| Fattura | Segna come pagato, vedi più avanti |
I pagamenti riguardano fatture, fatture proforma, ordini d'acquisto, preventivi e acquisti. Una nota di credito non riceve pagamenti: si collega a un acquisto o compensa una fattura.
- Nella scheda Transazioni associate, faccia clic su Incassa finché resta un saldo.
- La finestra di pagamento si apre con il riepilogo del documento.
- L'importo dovuto è ciò che resta da incassare.
- Salda tutto riporta l'importo dovuto nel campo Importo.
- Scelga il metodo di pagamento facendo clic su un riquadro.
- Faccia clic su Salva il pagamento.
- La finestra si chiude e la scheda si aggiorna.
- Un messaggio conferma che il pagamento è registrato.
La finestra di pagamento
La finestra si intitola «{numero} - Aggiungi un pagamento». Tre riquadri riassumono la situazione: Importo totale, Totale pagato, Importo dovuto. La riga Pagamenti esistenti, con il suo contatore, si espande per rileggere i pagamenti già inseriti («Nessun pagamento registrato» altrimenti).
- Importo: precompilato con il saldo dovuto. La scorciatoia Salda tutto lo riporta al saldo completo. Un importo negativo è accettato per un rimborso («Importo negativo consentito per i rimborsi»).
- Data e ora: per impostazione predefinita la data del documento e l'ora attuale. Le scorciatoie Oggi e Data del doc · gg/mm/aaaa evitano la digitazione.
- Metodo di pagamento: faccia clic su un riquadro (contanti, bonifico, Bancontact, carta…). Questa scelta è obbligatoria: «Selezioni un metodo di pagamento».
- Riferimento (facoltativo): numero di transazione, riferimento bancario. Note (facoltativo): informazioni complementari.
- Faccia clic su Salva il pagamento. Il messaggio «Pagamento registrato» conferma e la scheda si aggiorna.
Un importo pari a zero viene rifiutato («Inserisca un importo.»).
Su web.novadesko.com, la finestra richiede inoltre il Conto bancario per un bonifico, la carta per un pagamento con carta, e propone di collegare il pagamento a un movimento bancario reale («Transazione bancaria (facoltativa · collega il pagamento al movimento reale)»). Per un acquisto, il pulsante Pagamento rateale crea un piano di pagamento (addon Piani di pagamento).
Pagamenti parziali e stato
| Dopo la registrazione | Stato del documento |
|---|---|
| Resta un saldo dovuto | Pagato in parte (ambra) |
| Saldo dovuto pari a zero | Pagato (verde); l'etichetta In ritardo scompare |
| Pagamenti superiori al totale | Pagato in eccesso |
Nulla impedisce più pagamenti parziali successivi: ogni nuovo pagamento è precompilato con quanto resta. Su web.novadesko.com, il messaggio precisa lo stato: «Pagamento di X € confermato. Restano Y € da saldare.» oppure «Pagamento completo registrato. Il documento è saldato.»
Segna come pagato
Per una fattura, il menu propone Segna come pagato. Una conferma avverte: «Attenzione: questa azione è irreversibile. Per annullare questo pagamento dovrà essere generata una nota di credito.» Nell'applicazione, confermare apre la finestra di pagamento con il metodo manuale preselezionato e il saldo completo: in questo modo mantiene una transazione datata. Vedi Stati.
La transazione creata
Ogni pagamento compare nella scheda Transazioni associate della scheda: metodo di pagamento o banca, badge Concluso o In attesa, dicitura Bank Sync e ultime cifre dell'IBAN quando il pagamento proviene da un movimento bancario, data e ora, riferimento, nota, importo (in rosso se negativo).
La stessa transazione compare nel modulo Transazioni, con i Suoi altri movimenti. È lì che un pagamento ricevuto dalla banca viene riconciliato con un documento: vedi Collegare una transazione a un documento e Giustificare le transazioni bancarie.
Modificare o eliminare un pagamento
Su web.novadesko.com, l'elenco Pagamenti esistenti della finestra di pagamento propone Modifica ed Elimina su ogni riga. L'eliminazione chiede «Vuole davvero eliminare questo pagamento?» e conferma con «Pagamento eliminato con successo».
Nell'applicazione, apra il modulo Transazioni, individui la riga e faccia clic su Elimina: «Eliminare questa transazione? Questa azione è irreversibile.» L'importo riappare nel saldo dovuto del documento.
Un incasso sincronizzato da Stripe non si elimina: «Impossibile eliminare: questo incasso proviene dalla sincronizzazione Stripe.» Vedi Pagamento online Stripe e pagamenti manuali.