Solleciti di pagamento
Individuare le fatture in ritardo, inviare un sollecito cortese, fermo o una messa in mora, per e-mail e SMS, oppure lasciare che Novadesko effettui i solleciti automaticamente.
Una fattura è in ritardo non appena la sua data di scadenza è superata e resta un saldo da pagare. Novadesko la segnala ovunque in rosso e Le permette di sollecitare il cliente su tre livelli, a mano o automaticamente secondo tempi che Lei stesso fissa.
Cosa farà
- Individuare le fatture in ritardo nell'elenco.
- Inviare un sollecito dal menu del documento.
- Scegliere il livello e adattare il messaggio.
- Attivare i solleciti automatici, se lo desidera.
Rilevamento del ritardo
La regola è semplice: data di scadenza anteriore a oggi e importo residuo dovuto superiore a zero. Il documento riceve l'etichetta rossa In ritardo nell'elenco e sulla sua scheda, e il riquadro DOCUMENTI conta i ritardi («10 In ritardo» sull'account dimostrativo). Una fattura pagata o annullata non è mai in ritardo.
- Il riquadro Documenti conta le fatture in ritardo.
- Ogni fattura con scadenza superata riporta l'etichetta In ritardo.
- L'etichetta rossa resta visualizzata finché è dovuto un saldo.
- Apra una fattura in ritardo per inviare un sollecito.
La scadenza viene calcolata alla creazione a partire dal termine Scadenza fatture (giorni) di Impostazioni > Documenti. Può modificarla su ogni fattura.
Inviare un sollecito manuale
La voce Invia un sollecito compare nel menu Opzioni di un documento di vendita in ritardo e non pagato. Non riguarda gli acquisti. Se nel frattempo il documento è stato saldato, il menu mostra al suo posto una voce Pagato in grigio.
- Apra il menu Opzioni della fattura, nell'elenco o sulla sua scheda, poi Invia un sollecito.
- La finestra Invia un sollecito ricorda il numero e il cliente, poi mostra Importo totale, Residuo dovuto, Scadenza, Ritardo (in giorni) e Solleciti inviati.
- Scelga la scheda del livello: Sollecito cortese, Sollecito fermo o Messa in mora. L'oggetto e il messaggio si compilano con il modello del livello scelto.
- Verifichi il Destinatario (indirizzo e-mail del cliente, non modificabile qui), poi adatti l'Oggetto e il Messaggio se necessario.
- Se è attiva un'integrazione SMS, selezioni Invia anche un SMS (viene mostrato il numero del cliente) e rilegga il Messaggio SMS.
- Faccia clic su Invia il sollecito. Il messaggio «Sollecito inviato» conferma l'operazione.
| Livello | Utilizzo consigliato |
|---|---|
| Sollecito cortese | Primo contatto dopo la scadenza, tono cordiale |
| Sollecito fermo | Secondo sollecito, richiesta di pagamento a breve termine |
| Messa in mora | Ultima fase prima del recupero crediti, formulazione giuridica |
Con il modello del sollecito cortese, l'oggetto proposto è «Sollecito - Fattura {numero}».
Su web.novadesko.com, la voce Invia un sollecito è bloccata sulle formule di base, con il suggerimento «Disponibile a partire dal piano …». Vedi Piani.
- Apra il menu Opzioni in alto a destra del documento.
- Il menu riunisce le azioni possibili in base allo stato.
- Scelga Invia un sollecito.
- Il menu si chiude e si apre la finestra del sollecito.
- Riassume l'importo, la scadenza, il ritardo e i solleciti già inviati.
- Scelga il livello: Sollecito cortese, Sollecito fermo o Messa in mora.
- L'oggetto e il messaggio riprendono il modello del livello scelto.
- Faccia clic su Invia il sollecito.
Solleciti via SMS
L'invio via SMS consuma crediti. Senza crediti, il messaggio «Crediti SMS insufficienti per inviare questo messaggio.» blocca l'invio; ricarichi il Suo saldo. Se la scheda cliente non ha un numero valido: «Nessun numero di telefono valido per questo cliente.» In caso di errore, web.novadesko.com propone Reinvia l'SMS sulla scheda del documento.
Solleciti automatici
In Impostazioni > Documenti, la sezione Solleciti di pagamento («Solleciti automatici delle fatture non pagate») raggruppa:
| Impostazione | Ruolo |
|---|---|
| Solleciti automatici | Inviare i solleciti cortesi senza intervento |
| Messa in mora automatica | Genera la messa in mora quando i solleciti cortesi sono esauriti |
| Notifica SMS | Affianca a ogni sollecito un SMS |
| Termine prima del 1° sollecito (giorni) | Giorni dopo la scadenza prima del primo sollecito |
| Numero di solleciti cortesi | Solleciti inviati prima della messa in mora |
| Intervallo tra i solleciti (giorni) | Giorni tra due solleciti finché il pagamento non è ricevuto |
Ogni modifica viene salvata subito («Salvato»). Quando il numero massimo di solleciti è raggiunto senza pagamento e la messa in mora automatica è attiva, essa viene generata e inviata al cliente senza alcuna azione da parte Sua. Con i solleciti automatici disattivati, sollecita a mano come descritto sopra.
I solleciti via SMS richiedono un'integrazione SMS attiva (SMS Factor o SMS Notifications), da configurare su web.novadesko.com.
Seguire i solleciti
Sulla scheda del documento, la scheda Attività conta i Solleciti, e la Cronologia delle e-mail contrassegna ogni sollecito con un'etichetta Sollecito con il suo stato (inviato, consegnato, aperto). Il widget delle fatture non pagate della dashboard mostra il numero di solleciti per fattura e la data dell'ultimo sollecito. Vedi Widget.