Preventivi
Creare un preventivo, inviarlo, farlo firmare, poi convertirlo in fattura o in ordine d'acquisto.
Un preventivo quantifica una prestazione prima di impegnarla. Riprende il modulo delle fatture, ma non ha scadenza di pagamento né monitoraggio degli incassi: la sua vita si conclude quando viene accettato e convertito, oppure quando viene rifiutato. La schermata Preventivi si trova nella barra laterale.
- L'elenco dei preventivi è vuoto nell'azienda dimostrativa.
- Ricerca e filtri funzionano come nelle fatture.
- Crea apre un nuovo preventivo, con lo stesso modulo di una fattura.
Cosa farà
- Creare un preventivo e fissarne la durata di validità.
- Inviarlo al cliente per e-mail, con o senza richiesta di firma.
- Convertirlo in fattura o in ordine d'acquisto una volta accettato.
Creare un preventivo
- Apra Preventivi e faccia clic su Crea. Compare il modulo Nuovo preventivo.
- Scelga il Cliente o lo crei con il pulsante a destra del campo.
- Verifichi il Numero proposto e la Data di emissione.
- Compili la Data di scadenza: su un preventivo funge da data di validità e viene stampata sotto la dicitura Valido fino al. Il selettore Condizioni (7, 14, 15, 30 giorni...) la calcola per Lei.
- Aggiunga le righe, i titoli di sezione e i testi liberi come in una fattura (vedi Creare una fattura).
- Faccia clic su Salva, oppure su Salva e invia per passare direttamente all'e-mail.
L'elenco dei preventivi mostra N. preventivo, Cliente, Data di emissione e Importo. Non c'è una colonna di stato: un preventivo non è né pagato né in ritardo.
Inviare e far firmare
Dalla riga del preventivo, l'icona della busta o la voce Invia per e-mail apre la conferma «Verifichi il documento prima dell'invio a ...». Il PDF viene allegato automaticamente. Vedi Inviare per e-mail.
Se il modulo di firma elettronica è attivo nel Suo piano, il menu Opzioni propone Richiedi la firma:
- Inserisca l'E-mail del firmatario.
- Aggiunga il Telefono (codice OTP via SMS) per proteggere la firma.
- Personalizzi il Messaggio e faccia clic su Invia la richiesta.
Una volta firmato il preventivo, la pagina di dettaglio riporta il badge Firmato e la voce diventa Certificato di firma: scarica il PDF firmato. Sul web, la procedura guidata mostrata dopo la creazione propone i passaggi Anteprima, Fai firmare e Invio e-mail.
Accettare, rifiutare
Gli stati Accettato e Rifiutato esistono nel filtro Stato dell'elenco. La firma elettronica equivale ad accettazione. Per un rifiuto o un'accettazione al di fuori della firma, imposti lo stato dall'applicazione web.
L'applicazione non offre un pulsante dedicato «Accetta» o «Rifiuta» su un preventivo. Solo la firma elettronica e la conversione materializzano l'accordo del cliente; non abbiamo potuto verificare alcun altro meccanismo di cambio di stato.
Convertire in fattura o in ordine d'acquisto
Quando il cliente accetta:
- Apra il menu Opzioni del preventivo.
- Sotto Converti in, scelga Fattura o Ordine d'acquisto.
- Confermi nella finestra «Convertire questo documento?» con Converti.
Il nuovo documento riprende il cliente, le righe e le note. Il preventivo originale resta consultabile ma viene bloccato: «Questo documento è stato convertito e non può essere modificato.» Non può nemmeno più essere eliminato.
La conversione si esegue dall'applicazione web: nell'applicazione, le voci Fattura e Ordine d'acquisto del blocco Converti in sono contrassegnate «Disponibile sul web».
Un preventivo rifiutato o scaduto non deve essere eliminato: Duplica permette di ripartire da esso per una nuova proposta, con un nuovo numero.