Importare ed esportare fornitori
Il modello di importazione CSV o Excel, l'esportazione dell'elenco o di una selezione, e le azioni di gruppo.
I pulsanti Importa ed Esporta della schermata Fornitori funzionano come quelli dei clienti. L'importazione di un file, i modelli e l'esportazione in CSV o in Excel sono disponibili direttamente nell'applicazione.
Cosa farà
- Scaricare il modello, completarlo e importare i Suoi fornitori.
- Esportare l'elenco completo, una selezione o un solo fornitore.
- Gestire più fornitori contemporaneamente.
Importare fornitori
- Faccia clic su Importa poi su Scarica il modello CSV o Scarica il modello Excel. Il modello contiene una riga di esempio.
- Completi il file, una riga per fornitore, mantenendo la riga di intestazione.
- Faccia clic su Importa › Importa un file. La finestra Importa fornitori ricorda: « Importa i tuoi fornitori da un file Excel o CSV. Scarica il modello per conoscere il formato previsto. » Trascini il file nell'area Trascina un file qui oppure faccia clic per selezionarlo (formati accettati: .xlsx, .csv, 10 MB al massimo).
- Un'anteprima mostra le colonne riconosciute e, per ogni riga, cosa accadrà: Nuovo, Aggiornamento, Invariato o Ignorato. Lasci spuntata la casella Aggiorna le schede esistenti per completare i fornitori già presenti, poi faccia clic su Importa n riga/righe.
- Il risultato indica il numero di fornitori importati e aggiornati, con il dettaglio delle righe in errore; Scarica il rapporto lo salva.
- Faccia clic su Importa nella schermata Fornitori.
- Il menu propone l'importazione di un file e i due modelli.
- Scarichi il modello CSV o Excel: contiene una riga di esempio.
- Una volta completato il file, Importa un file apre la finestra di importazione.
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
id |
Identificativo Novadesko, facoltativo. Se esiste, la scheda viene aggiornata; altrimenti viene creato un fornitore. |
company |
Nome dell'azienda, obbligatorio. |
vat_number |
Partita IVA, formato BE0404483367. |
contact_person |
Persona di contatto. |
email, phone |
Indirizzo di fatturazione e telefono (+32...). |
iban, bic |
Coordinate bancarie. |
address, postal_code, city, country |
Indirizzo, CAP, città, codice paese (BE). |
L'importazione non passa da VIES. Un fornitore già presente (stesso identificativo, partita IVA, e-mail o nome) viene aggiornato con i valori del file, a meno che Lei deselezioni Aggiorna le schede esistenti. Prima di importare, normalizzi le partite IVA (prefisso del paese seguito dalle cifre, senza spazi né punti, senza la dicitura « IVA »): è il numero che consente di collegare alla scheda corretta le fatture ricevute tramite Peppol e lette da Novadesko Intelligence.
Esportare fornitori
Il pulsante Esporta propone Esporta in CSV, Esporta in Excel e, non appena una riga è spuntata, Esporta la selezione (n). Il menu di una riga contiene Esporta (CSV) per un solo fornitore.
Il file CSV delle applicazioni contiene: id, supplier_code, company, vat_number, contact_person, email, phone, website, iban, bic, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_archived, created_at. L'esportazione web riporta le stesse informazioni con la categoria e lo stato.
A seconda del Suo piano, il pulsante Esporta può essere bloccato (icona lucchetto). Vedi Piani.
L'esportazione è il modo più semplice per individuare le schede gemelle: ordini il file sulla colonna vat_number dopo aver tolto spazi e punti, i numeri identici si susseguono. Vedi VIES e duplicati dei fornitori per la gestione.
Selezione multipla
Il pulsante Selezione multipla apre un menu con le caselle Attivi e Archiviati, poi Seleziona tutto, Deseleziona tutto, Duplica (sul web) ed Elimina la selezione. Il contatore del pulsante indica il numero di righe spuntate; senza selezione, viene mostrato il messaggio « Seleziona almeno un fornitore. » L'eliminazione di gruppo richiede una conferma e ignora i fornitori collegati a dei documenti.