Duplicati
Come Novadesko individua un cliente esistente durante l'inserimento, cosa blocca il salvataggio e come fare pulizia.
Due schede per uno stesso cliente falsano il fatturato, l'elenco IVA e i solleciti. Il modulo cliente confronta quindi ciò che digita con le schede esistenti, prima del salvataggio, e distingue i casi bloccanti dalle semplici somiglianze.
Cosa viene confrontato
La verifica parte mezzo secondo dopo ogni modifica della Partita IVA, del primo Indirizzo e-mail o del Nome della società. I valori sono normalizzati prima del confronto:
- la partita IVA perde spazi, punti, trattini e barre oblique (« be 0651.777.889 » diventa « BE0651777889 »);
- l'indirizzo e-mail è confrontato senza tener conto delle maiuscole;
- il nome è confrontato senza accenti né punteggiatura, e senza la forma giuridica (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL...): « Boulangerie Lefèvre SRL » e « boulangerie lefevre » sono considerati identici.
I tre livelli di avviso
| Livello | Caso | Effetto |
|---|---|---|
| Bloccante | Un cliente ha già questa partita IVA. | Salva è disattivato. |
| Da confermare | Stesso indirizzo e-mail, nome simile, o partita IVA già registrata come fornitore. | Il salvataggio richiede una conferma. |
| Informazione | La partita IVA corrisponde a un'azienda iscritta a Novadesko. | Nessun blocco. |
- Inserisce una partita IVA già utilizzata da un altro cliente.
- Clicca su Salva.
- Il salvataggio è rifiutato e il messaggio indica il duplicato.
Il riquadro compare sotto la partita IVA. Cita la scheda trovata, per esempio « Esiste già un cliente con questa partita IVA: Boulangerie Lefèvre (codice 10000002) », poi « Impossibile creare un duplicato: apra la scheda esistente o modifichi la partita IVA. » Il pulsante Apri la scheda porta direttamente al cliente esistente.
Per una somiglianza da confermare, il messaggio è « Esiste già un cliente con questo indirizzo e-mail: ... », « Esiste già un cliente con un nome simile: ... » o « Questa partita IVA esiste già come fornitore: ... ». Il pulsante Crea comunque toglie l'avviso; il riquadro mostra allora « Creazione confermata nonostante la somiglianza. » Se clicca su Salva senza confermare, il messaggio « Esiste già un cliente simile: confermi con « Crea comunque ». » ricorda il passaggio mancante.
La verifica è puramente locale e non modifica nulla. Se l'elenco non può essere caricato, segnala semplicemente meno corrispondenze; il server rifiuta comunque un secondo cliente con la stessa partita IVA nella stessa azienda.
Da un documento
Quando crea un cliente senza lasciare una fattura o un preventivo, lo stesso riquadro compare nella finestra di creazione, con un pulsante in più: Usa questo cliente riprende la scheda esistente nel documento invece di crearne una nuova. È la risposta giusta nella maggior parte dei casi.
Fare pulizia dei duplicati esistenti
I clienti importati o creati prima dell'introduzione di questo controllo possono esistere in doppio. Per ritrovarli:
- Nell'elenco, ordini per Nome (intestazione Nome o filtro Ordina per › Azienda (A-Z)): gli omonimi si susseguono.
- Confronti le schede: codice cliente, partita IVA, scheda Documenti.
- Conservi la scheda che contiene i documenti. Elimini l'altra con Elimina, oppure spunti più righe poi Selezione multipla › Elimina.
- Se entrambe le schede contengono documenti, archivi la meno completa (Modifica › Cliente archiviato): scompare dai selettori senza perdere la cronologia.
Non esiste un'unione automatica di due schede cliente: i documenti di una scheda non vengono trasferiti all'altra. Una scheda collegata a documenti non può essere eliminata, solo archiviata. L'unione descritta in VIES e duplicati dei fornitori riguarda i documenti d'acquisto, non i clienti.