Duplicados
Cómo detecta Novadesko un cliente existente durante la introducción, qué bloquea el guardado y cómo depurar.
Dos fichas para un mismo cliente distorsionan la cifra de negocio, el listado de IVA y los recordatorios. Por eso el formulario de cliente compara lo que escribe con las fichas existentes, antes de guardar, y distingue los casos bloqueantes de las simples similitudes.
Qué se compara
La verificación se lanza medio segundo después de cada modificación del Número de IVA, de la primera Dirección de correo electrónico o del Nombre de la empresa. Los valores se normalizan antes de compararlos:
- el número de IVA pierde los espacios, puntos, guiones y barras («be 0651.777.889» pasa a «BE0651777889»);
- la dirección de correo electrónico se compara sin distinguir mayúsculas de minúsculas;
- el nombre se compara sin acentos ni signos de puntuación, y sin la forma jurídica (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL...): «Boulangerie Lefèvre SRL» y «boulangerie lefevre» se consideran idénticos.
Los tres niveles de alerta
| Nivel | Caso | Efecto |
|---|---|---|
| Bloqueante | Un cliente ya tiene este número de IVA. | Guardar está desactivado. |
| A confirmar | Misma dirección de correo electrónico, nombre similar, o número de IVA ya registrado como proveedor. | El guardado solicita una confirmación. |
| Información | El número de IVA corresponde a una empresa inscrita en Novadesko. | Sin bloqueo. |
- Introduce un número de IVA ya utilizado por otro cliente.
- Hace clic en Guardar.
- Se rechaza el guardado y el mensaje indica el duplicado.
El recuadro aparece bajo el número de IVA. Cita la ficha encontrada, por ejemplo «Ya existe un cliente con este número de IVA: Boulangerie Lefèvre (código 10000002)», y después «No se puede crear un duplicado: abra la ficha existente o modifique el número de IVA.» El botón Abrir la ficha lleva directamente al cliente existente.
Para una similitud que hay que confirmar, el mensaje es «Ya existe un cliente con esta dirección de correo electrónico: ... », «Ya existe un cliente con un nombre similar: ... » o «Este número de IVA ya existe como proveedor: ... ». El botón Crear de todos modos levanta la advertencia; el recuadro muestra entonces «Creación confirmada a pesar de la similitud.» Si hace clic en Guardar sin confirmar, el mensaje «Ya existe un cliente similar: confirme con «Crear de todos modos».» recuerda el paso que falta.
La verificación es puramente local y no modifica nada. Si no se puede cargar la lista, simplemente señala menos coincidencias; en cualquier caso, el servidor rechaza un segundo cliente con el mismo número de IVA en la misma empresa.
Desde un documento
Cuando crea un cliente sin salir de una factura o de un presupuesto, el mismo recuadro aparece en la ventana de creación, con un botón adicional: Usar este cliente incorpora la ficha existente al documento en lugar de crear una nueva. Es la respuesta correcta en la mayoría de los casos.
Depurar duplicados existentes
Los clientes importados o creados antes de que se implantara este control pueden existir por duplicado. Para localizarlos:
- En la lista, ordene por Nombre (encabezado Nombre o filtro Ordenar por › Empresa (A-Z)): los homónimos quedan seguidos.
- Compare las fichas: código de cliente, número de IVA, pestaña Documentos.
- Conserve la ficha que tiene los documentos. Elimine la otra con Eliminar, o marque varias filas y después Selección múltiple › Eliminar.
- Si las dos fichas tienen documentos, archive la menos completa (Modificar › Cliente archivado): desaparece de los selectores sin perder el historial.
No existe la fusión automática de dos fichas de cliente: los documentos de una ficha no se transfieren a la otra. Una ficha vinculada a documentos no se puede eliminar, solo archivar. La fusión descrita en VIES y duplicados de proveedores se refiere a los documentos de compra, no a los clientes.