Pagos y cobros
Registrar un pago total o parcial en un documento, entender el cambio de estado, localizar la transacción creada y corregirla si es necesario.
Un pago registrado en un documento crea una transacción, reduce el saldo pendiente y hace evolucionar el estado: Pagado parcialmente y después Pagado. La ventana de pago es la misma en todas partes, desde la lista o desde la ficha, tanto para una factura como para una compra.
Qué va a hacer
- Abrir la ventana de pago de un documento.
- Introducir el importe, la fecha y la forma de pago.
- Comprobar el nuevo estado y la transacción creada.
- Eliminar un pago introducido por error.
Dónde registrar un pago
| Desde | Acción |
|---|---|
| Ficha del documento | Tarjeta Transacciones asociadas: botón Cobrar mientras quede saldo, Añadir un pago una vez saldado |
| Lista | Menú Opciones de la línea: Añadir un pago (saldo pendiente) o Pagos (documento saldado) |
| Factura | Marcar como pagado, véase más abajo |
Los pagos se aplican a facturas, facturas proforma, pedidos, presupuestos y compras. Una nota de crédito no recibe pagos: se vincula a una compra o compensa una factura.
- En la tarjeta Transacciones asociadas, haga clic en Cobrar mientras quede saldo.
- Se abre la ventana de pago con el resumen del documento.
- El importe pendiente es lo que queda por cobrar.
- Pagar todo recupera el importe pendiente en el campo Importe.
- Elija la forma de pago haciendo clic en una miniatura.
- Haga clic en Guardar el pago.
- La ventana se cierra y la ficha se actualiza.
- Un mensaje confirma que el pago se ha registrado.
La ventana de pago
La ventana se titula «{número} - Añadir un pago». Tres recuadros resumen la situación: Importe total, Total pagado, Importe pendiente. La línea Pagos existentes, con su contador, se despliega para releer los pagos ya introducidos («Ningún pago registrado» en caso contrario).
- Importe: rellenado con el saldo pendiente. El atajo Pagar todo lo devuelve al saldo completo. Se acepta un importe negativo para un reembolso («Importe negativo permitido para reembolsos»).
- Fecha y hora: por defecto, la fecha del documento y la hora actual. Los atajos Hoy y Fecha del doc · dd/mm/aaaa evitan la escritura.
- Forma de pago: haga clic en una miniatura (efectivo, transferencia, Bancontact, tarjeta…). Esta elección es obligatoria: «Seleccione una forma de pago».
- Referencia (opcional): número de transacción, referencia bancaria. Notas (opcional): información complementaria.
- Haga clic en Guardar el pago. El mensaje «Pago registrado» lo confirma y la ficha se actualiza.
Se rechaza un importe de cero («Introduzca un importe.»).
En web.novadesko.com, la ventana solicita además la Cuenta bancaria para una transferencia, la tarjeta para un pago con tarjeta, y permite vincular el pago a un movimiento bancario real («Transacción bancaria (opcional · vincula el pago al movimiento real)»). En el caso de una compra, el botón Pago fraccionado crea un plan de pago (complemento Planes de pago).
Pagos parciales y estado
| Tras el registro | Estado del documento |
|---|---|
| Queda un saldo pendiente | Pagado parcialmente (ámbar) |
| Saldo pendiente a cero | Pagado (verde); la etiqueta Atrasado desaparece |
| Pagos superiores al total | Pagado en exceso |
Nada impide varios pagos parciales sucesivos: cada nuevo pago se rellena con lo que queda. En web.novadesko.com, el mensaje precisa la situación: «Pago de X € confirmado. Quedan Y € por pagar.» o «Pago completo registrado. El documento está saldado.»
Marcar como pagado
Para una factura, el menú ofrece Marcar como pagado. Una confirmación advierte: «Atención: esta acción es irreversible. Habrá que generar una nota de crédito para anular este pago.» En la aplicación, al confirmar se abre la ventana de pago con la forma manual preseleccionada y el saldo completo: así conserva una transacción fechada. Véase Estados.
La transacción creada
Cada pago aparece en la tarjeta Transacciones asociadas de la ficha: forma de pago o banco, insignia Completada o Pendiente, mención Bank Sync y final del IBAN cuando el pago procede de un movimiento bancario, fecha y hora, referencia, nota, importe (en rojo si es negativo).
La misma transacción figura en el módulo Transacciones, con sus demás movimientos. Es ahí donde un pago recibido en el banco se concilia con un documento: véanse Vincular una transacción a un justificante y Justificar las transacciones bancarias.
Modificar o eliminar un pago
En web.novadesko.com, la lista Pagos existentes de la ventana de pago ofrece Modificar y Eliminar en cada línea. La eliminación pregunta «¿Realmente desea eliminar este pago?» y confirma con «Pago eliminado correctamente».
En la aplicación, abra el módulo Transacciones, localice la línea y haga clic en Eliminar: «¿Eliminar esta transacción? Esta acción es irreversible.» El importe reaparece en el saldo pendiente del documento.
Un cobro sincronizado desde Stripe no se puede eliminar: «No se puede eliminar: este cobro procede de la sincronización con Stripe.» Véase Pago en línea con Stripe y pagos manuales.