Importar documentos en 3 pasos
Suba sus facturas de compra, facturas de venta o notas de crédito, deje que Novadesko Intelligence las lea y verifique antes de confirmar.
Novadesko Intelligence transforma un PDF, una foto o un archivo XML en un documento de Novadesko: se leen por usted el proveedor, el número, las fechas, las líneas y el IVA. Hay dos puntos de entrada:
- el botón Escáner de la barra de herramientas de las listas de documentos (Compras, Facturas...) abre directamente el selector de archivos: elija un archivo (PDF, JPG, PNG o XML), se analiza y el documento se crea en la lista, con el mensaje «Documento analizado y creado a partir del archivo.»;
- en el teléfono (o en una ventana estrecha), Escáner en la barra inferior abre la ventana Importar documentos (Novadesko Intelligence) en tres pasos: Tipo, Subir, Verificación. No se crea nada sin su verificación.
- Abra la lista Compras (o Facturas) en el menú.
- El botón Escáner se encuentra en la barra de herramientas, en la parte superior de la lista.
- Haga clic en él y elija un archivo: se analiza y el documento se crea directamente.
- El botón Escáner se encuentra en la barra inferior.
- Tóquelo para abrir el asistente de importación.
- La ventana Importar documentos se abre en el paso Tipo.
Novadesko Intelligence depende de su plan. Consulte Planes.
Qué va a hacer
- elegir el tipo de documento que se creará;
- subir uno o varios archivos;
- seguir el análisis de cada archivo;
- verificar los datos leídos y confirmar después la importación.
Paso 1: el tipo de documento
- Abra el asistente (Escáner en la barra inferior). La tarjeta Compras aparece preseleccionada.
- Elija una tarjeta y haga clic en Continuar.
| Tarjeta | Lado | Qué se creará |
|---|---|---|
| Compras | Compra | Una factura de compra, asociada a un proveedor. |
| Facturas | Venta | Una factura de venta, asociada a un cliente. |
| Notas de crédito | Venta | Una nota de crédito de cliente. |
- Tres tarjetas: Compras, Facturas y Notas de crédito, con su lado (Compra o Venta) debajo.
- Compras está seleccionado para una factura de proveedor.
- Haga clic en Continuar para pasar a la subida de archivos.
Los recibos no se ofrecen: el OCR está desactivado para este tipo.
Paso 2: subir y analizar
- Arrastre sus archivos a la zona Suelta tus archivos aquí, o haga clic en Examinar. En el teléfono, se abre el selector de archivos del sistema.
- El tipo elegido se recuerda encima de la zona; Modificar vuelve al paso 1.
- Cada archivo aparece en la columna Archivos seleccionados con su tamaño y su estado. Los archivos se envían en lotes de tres.
- Cuando al menos un archivo esté Listo y ninguno esté en curso, haga clic en Continuar.
| Regla | Valor |
|---|---|
| Formatos permitidos | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Tamaño por archivo | 20 MB como máximo |
| Archivo rechazado | Mensaje «formato no admitido» o «archivo demasiado grande (máx. 20 MB)», el archivo no se añade |
| Estado del archivo | Significado |
|---|---|
| En espera | En la cola, el envío aún no ha empezado. |
| Enviando... | El archivo se transmite al servidor. |
| Analizando... | El servidor lee el documento; la barra de progreso avanza. |
| Listo | Los datos están extraídos, el archivo puede verificarse. |
| Análisis en segundo plano | El análisis dura más de lo previsto; el servidor continúa y el documento aparecerá en la lista más tarde. |
| Error | El archivo se ha rechazado o el análisis ha fallado; el motivo se muestra bajo el nombre. |
- Arrastre sus archivos a la zona, o haga clic en Examinar.
- Un archivo analizado pasa al estado Listo.
- Mientras se lee, el archivo muestra Análisis.
- Un archivo ilegible o rechazado muestra Error: no se importará.
- En cuanto un archivo esté listo y ninguno esté en curso, haga clic en Continuar.
En el servidor, el envío se acepta de inmediato y el análisis se ejecuta en cola: el archivo se archiva, se lee el texto y después la inteligencia artificial identifica el tercero, las fechas, las líneas y los tipos de IVA. La ventana consulta al servidor cada pocos segundos hasta obtener el resultado. Los duplicados se detectan desde el envío (consulte Duplicados).
Cuando disponga del XML UBL de una factura electrónica, súbalo de preferencia al PDF: los importes y el número de IVA se toman tal cual.
Paso 3: verificar y confirmar
La pantalla Verificación de los documentos muestra una tarjeta por cada archivo analizado, con los campos leídos y las líneas. Esto es lo que se extrae:
| Dato | Campo |
|---|---|
| Número del documento | Referencia |
| Tercero (nombre y número de IVA) | Proveedor o Cliente, según el tipo |
| Fechas | Fecha y Vencimiento |
| Importes | Una línea por partida: Base unit., Cant., IVA, Total con IVA, y después Total base imponible, IVA, Total con IVA |
| Categoría de compra propuesta | Categoría (solo compras) |
| Etiqueta | Descripción |
Corrija lo que haga falta y haga clic en Confirmar la importación. Un mensaje «n documento(s) importado(s)» lo confirma, la lista se recarga y el documento se incorpora a sus Compras (o Facturas), con el archivo original adjunto. El detalle de los controles se encuentra en Verificar un documento importado.
- Novadesko Intelligence rellena la Referencia leída en el documento.
- Después el proveedor, con su número de IVA.
- La fecha del documento; el vencimiento va a continuación.
- Una línea por partida: base unitaria, cantidad, tipo de IVA y total con IVA.
- Los totales se recalculan: compare el Total con IVA con el documento.
- Todo es correcto: haga clic en Confirmar la importación.
Cerrar la ventana antes de Confirmar la importación descarta los archivos que aún están en verificación. Los archivos que han pasado a Análisis en segundo plano, en cambio, los trata el servidor aunque se cierre la ventana.