Duplicados
Cómo detecta Novadesko Intelligence un documento ya existente, qué significa la etiqueta Duplicado y qué acciones elegir: comparar, fusionar, ignorar o eliminar.
Una misma factura llega a menudo varias veces: el PDF por correo electrónico, la foto del ticket y después la versión Peppol. Novadesko compara cada importación con lo que ya existe y le deja decidir. No se elimina nada sin su consentimiento.
Cómo se detecta un duplicado
El control se realiza en cuanto se envía el archivo, antes de la verificación. Se prueban varios criterios, del más fiable al más aproximado.
| Criterio | Confianza |
|---|---|
| El archivo es estrictamente idéntico a un archivo ya importado | Idéntico |
| Mismo número de documento para el mismo tercero | Muy probable |
| Mismo proveedor, misma fecha y mismo importe | Muy probable |
| Mismo cliente, misma fecha y mismo importe | Muy probable |
| Mismo proveedor y misma fecha | Probable |
En el caso de los proveedores, la comparación se hace sobre las cifras del número de IVA: «TVABE0400673544» y «BE0400673544» designan la misma empresa, aunque existan dos fichas.
La etiqueta Duplicado en el paso Verificación
Cuando un archivo coincide, su tarjeta lleva la etiqueta Duplicado y un recuadro Posible duplicado: «Este archivo ya se ha importado (documento #1234). Compruebe antes de confirmar.»
- La tarjeta lleva la etiqueta Duplicado.
- El recuadro Posible duplicado indica el número del documento ya registrado.
- Comparar muestra los dos documentos lado a lado.
- Ver el existente abre el documento ya registrado.
- Si se trata realmente de otro documento, haga clic en Importar de todos modos.
| Botón | Efecto |
|---|---|
| Comparar | Abre Comparar los documentos: el documento nuevo y el existente lado a lado (referencia, tercero, fecha, vencimiento, totales, estado). Desde esta ventana: Ver el existente o Importar como nuevo. |
| Ver el existente | Cierra la ventana y abre el documento ya registrado. |
| Importar de todos modos | Quita la advertencia; el documento se creará como un documento nuevo al Confirmar la importación. |
| No importar | Se muestra solo cuando el análisis ya ha preparado un documento: descarta este archivo y elimina ese documento. |
Un ticket de caja fotografiado y la factura mensual del mismo proveedor no siempre son un duplicado: compare los importes antes de elegir No importar.
Los duplicados en la lista de documentos
Un documento marcado como posible duplicado sigue visible en la lista, en la pestaña Duplicados (junto a Todas, Stripe, Manuales). Esta pestaña solo aparece si hay al menos un duplicado por tratar. Para un documento creado por Stripe pendiente de revisión, el menú de la línea contiene una sección Duplicado de Stripe:
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Aprobar (conservar) | Se conservan los dos documentos. |
| Fusionar con el existente | El documento se fusiona con el documento existente (se propone cuando este es conocido). |
| Rechazar (eliminar) | Se elimina el documento. |
Cada acción pide una confirmación y después un mensaje confirma el tratamiento.
Un documento enviado por Peppol o importado por Peppol no se puede eliminar ni modificar: solo los pagos y las notas internas siguen siendo editables. Fusione en sentido contrario.
Duplicados procedentes de Peppol
Un proveedor puede enviar la misma factura varias veces por la red. La Bandeja Peppol agrupa estas copias (etiqueta ×2) y se crea una sola importación. Si ya había escaneado el PDF con Novadesko Intelligence, la importación Peppol se detecta como duplicado por el número y el proveedor: trátela desde la pestaña Duplicados. Consulte Importar un documento recibido.