Enviar un documento por correo electrónico
Enviar una factura, un presupuesto o una nota de crédito a su cliente con el PDF adjunto, tras revisarlo, y después seguir su recepción.
Todo documento de venta se envía por correo electrónico desde la lista o desde su ficha. El PDF se adjunta automáticamente, usted lo revisa en pantalla antes de confirmar, y la ficha del documento conserva después el rastro del envío: enviado, entregado, abierto.
Qué va a hacer
- Comprobar que el cliente tiene una dirección de correo electrónico.
- Iniciar el envío desde la lista o desde la ficha del documento.
- Revisar el PDF y después confirmar.
- Seguir la recepción en el historial de correos electrónicos.
Antes de enviar
El destinatario es la dirección de correo electrónico de la ficha del cliente (o de la ficha del proveedor en el caso de una compra). Si el documento no tiene ningún contacto asociado, la entrada Enviar por correo electrónico del menú aparece en gris con la mención «Ningún destinatario», y el icono de sobre de la línea muestra «Ningún destinatario asociado». Complete primero la dirección en la ficha del cliente.
Enviar desde la lista
- Abra Facturas (o Presupuestos, Notas de crédito).
- En la línea del documento, haga clic en el icono de sobre (Enviar por correo electrónico), o abra el menú Opciones y elija Enviar por correo electrónico.
- La ventana Confirmar el envío por correo electrónico muestra el PDF tal como saldrá, con el mensaje «Revise el documento antes de enviarlo a … El correo se enviará inmediatamente al destinatario.»
- Haga clic en Enviar. El mensaje «Correo electrónico enviado» confirma la salida.
- Abra el menú Opciones del documento.
- El menú muestra las acciones del documento.
- Elija Enviar por correo electrónico.
- El menú se cierra y se abre la ventana de confirmación.
- El PDF se muestra tal como saldrá como archivo adjunto.
- El mensaje recuerda el destinatario: el envío es inmediato.
- Haga clic en Enviar.
- La ventana se cierra y el mensaje «Correo electrónico enviado» confirma el envío.
Enviar desde la ficha
Abra el documento, después el menú Opciones en la parte superior derecha de la ficha y elija Enviar por correo electrónico. Se abre la misma ventana de confirmación.
Contenido del correo electrónico
| Elemento | Contenido |
|---|---|
| Asunto | «Su documento {número}» |
| Cuerpo | Texto estándar de acompañamiento: «Encontrará adjunto el documento.» |
| Archivo adjunto | El PDF del documento, generado con su plantilla |
La plantilla del PDF, el encabezado, el pie de página y el código QR de pago se configuran en Ajustes > Documentos. Esta misma sección ofrece, por tipo de documento, la opción Enviar automáticamente por correo electrónico: «Envía automáticamente por correo electrónico los documentos generados a los clientes.»
El correo electrónico transporta el PDF. El archivo XML UBL se descarga por separado con Exportar XML y puede acompañar los envíos a su contable (véase Exportar los documentos). Para una factura electrónica, prefiera Peppol.
Seguir el envío
En la ficha del documento, la tarjeta Historial de correos electrónicos enumera cada envío con el destinatario, el estado y la fecha. Mientras no haya salido nada, muestra «Ningún correo electrónico enviado».
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | El correo está en la cola de envío |
| Enviado | Entregado al servidor de correo |
| Entregado | Aceptado por el buzón del destinatario |
| Abierto | El destinatario ha abierto el mensaje |
| Fallido, Rechazado | No entregado: compruebe la dirección del cliente |
Una etiqueta Recordatorio distingue los recordatorios de pago de los envíos del documento. La tarjeta Actividad lo resume todo: número de correos electrónicos, de ellos «n abierto(s)», SMS y recordatorios.
El detalle de un envío (asunto y mensaje archivados) se abre haciendo clic en la línea del historial, únicamente en web.novadesko.com. En la aplicación, el historial es de solo lectura.
Estado del documento
Para pasar una factura de Creado a Enviado sin correo electrónico (entrega en mano, correo postal), utilice Marcar como enviado (manual) en el menú Opciones de la factura. Véase Estados.
Envío en bloque
En Acciones en bloque, la entrada Enviar por correo electrónico muestra «Esta función estará disponible próximamente.» Envíe sus documentos uno por uno.
Alternativa: Peppol
Si el cliente es accesible en la red Peppol, el menú ofrece Enviar por Peppol. En caso contrario, la entrada permanece en gris con el motivo: «Cliente sin identificador Peppol», «Ningún cliente asociado». Véase Enviar una factura por Peppol.