Estados y ciclo de vida
Los estados de cada tipo de documento, las transiciones posibles y lo que bloquea un documento.
Cada documento tiene un estado que se muestra como una etiqueta en la lista y en su página de detalle. El estado combina lo que usted hace (enviar, cobrar, anular) y lo que calcula Novadesko (retraso, saldo). Esta página resume los estados por tipo, las transiciones y las reglas de bloqueo.
- Abra los filtros de la lista.
- La sección de estados muestra todas las etiquetas.
- Todo documento empieza con este estado.
- El retraso se calcula: vencimiento superado y saldo pendiente.
- Este estado es final una vez que el saldo llega a cero.
Los estados por tipo de documento
| Estado | Facturas | Recibos | Compras | Presupuestos, pedidos | Notas de crédito |
|---|---|---|---|---|---|
| Creado | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Enviado | Sí | Sí | |||
| Pagado | Sí | Sí | Sí | ||
| Pagado parcialmente | Sí | Sí | Sí | ||
| Pagado en exceso | Sí | Sí | |||
| Atrasado | Sí | Sí | Sí | ||
| Anulado | Sí | ||||
| Aceptado, Rechazado | Sí |
Solo los documentos de venta (facturas y recibos) tienen una columna Estado en la lista. Las compras muestran la etiqueta Pagado o Atrasado junto al importe. Los presupuestos, pedidos y notas de crédito no tienen etiqueta: su situación se lee en las insignias Firmado, Vinculado a y Nota de crédito de la página de detalle.
Las facturas enviadas por la red tienen además un estado Peppol: Enviado por Peppol, Aceptado, Registrado, Rechazado, Cerrado. Véase Estados Peppol.
Cómo cambia un estado
| Transición | Desencadenante |
|---|---|
| De Creado a Enviado | Enviar por correo electrónico, Enviar por Peppol o Marcar como enviado (manual) en la web. |
| De Creado o Enviado a Pagado parcialmente | Añadir un pago por una parte del importe. |
| A Pagado | Pago que cubre el saldo, o Marcar como pagado. |
| A Pagado en exceso | Pagos registrados superiores al total. |
| De Creado o Enviado a Anulado | Marcar como anulada en la web. |
| A Atrasado | Calculado: vencimiento superado y saldo pendiente. Desaparece en cuanto el saldo es nulo. |
- Esta factura está totalmente pagada.
- Abra su menú.
- Las entradas de modificación han desaparecido.
- Todavía puede consultar los pagos.
- Solo una nota de crédito permite corregir la factura.
En una factura pagada, el menú solo ofrece Pagos, el envío, la descarga, la duplicación y la nota de crédito.
Marcar como pagado y Marcar como anulada son irreversibles: «Habrá que generar una nota de crédito para anular este pago.» Una factura pagada o anulada muestra «Estado final: se necesita una nota de crédito para modificarlo.»
Qué bloquea un documento
Un documento sigue siendo modificable mientras tenga el estado Creado y no haya salido de su empresa. Los mensajes de bloqueo son explícitos:
| Situación | Mensaje |
|---|---|
| Incluido en una declaración de IVA | «Este documento está sujeto a una declaración de IVA y no se puede modificar.» Tampoco se puede eliminar. |
| Enviado por Peppol | «Este documento se ha enviado por Peppol y no se puede modificar.» |
| Importado por Peppol | «Solo se pueden modificar los pagos y las notas internas.» |
| Convertido (presupuesto, pedido) | «Este documento se ha convertido y no se puede modificar.» |
| Existe un documento más reciente | «Elimínelo primero para mantener una numeración continua.» |
| Pagado o enviado | Eliminación bloqueada. |
En el menú Opciones, la entrada pasa a ser Edición bloqueada o Eliminación bloqueada, con el motivo en un globo de ayuda. Un documento eliminado va a la Papelera, desde donde Restaurar lo devuelve; véase Papelera.
El filtro Validado
En Filtros, la sección Validado ofrece la casilla Solo los documentos validados. Un documento validado es un documento cuyo número está asignado de forma definitiva y que queda bloqueado a efectos contables. Combine este filtro con un Período de IVA para comprobar lo que entra en una declaración.
- Abra los filtros de la lista.
- El panel reúne la validación y el período de IVA.
- Conserve solo los documentos validados.
- Elija el trimestre de la declaración que desea comprobar.
El atajo No enviados al asesor contable situado sobre la lista aísla los documentos que aún no se han transmitido a su asesoría; la marca verde de cada línea confirma la transmisión con la fecha.