Presupuestos
Crear un presupuesto, enviarlo, solicitar su firma y después convertirlo en factura o en pedido.
Un presupuesto cuantifica un servicio antes de comprometerse a él. Reutiliza el formulario de las facturas, pero no tiene vencimiento de pago ni seguimiento de cobro: su vida termina cuando se acepta y se convierte, o cuando se rechaza. La pantalla Presupuestos se encuentra en la barra lateral.
- La lista de presupuestos está vacía en la empresa de demostración.
- La búsqueda y los filtros funcionan como en las facturas.
- Crear abre un nuevo presupuesto, con el mismo formulario que una factura.
Qué va a hacer
- Crear un presupuesto y fijar su período de validez.
- Enviarlo al cliente por correo electrónico, con o sin solicitud de firma.
- Convertirlo en factura o en pedido una vez aceptado.
Crear un presupuesto
- Abra Presupuestos y haga clic en Crear. Se muestra el formulario Nuevo presupuesto.
- Elija el Cliente o créelo con el botón a la derecha del campo.
- Compruebe el Número propuesto y la Fecha de emisión.
- Indique la Fecha de vencimiento: en un presupuesto, sirve como fecha de validez y se imprime bajo la mención Válido hasta el. El selector Condiciones (7, 14, 15, 30 días...) la calcula por usted.
- Añada sus líneas, sus títulos de sección y sus textos libres como en una factura (véase Crear una factura).
- Haga clic en Guardar, o en Guardar y enviar para pasar directamente al correo electrónico.
La lista de presupuestos muestra N.º presupuesto, Cliente, Fecha de emisión e Importe. No hay columna de estado: un presupuesto no está ni pagado ni atrasado.
Enviar y solicitar la firma
Desde la línea del presupuesto, el icono de sobre o la entrada Enviar por correo electrónico abre la confirmación «Revise el documento antes de enviarlo a ...». El PDF se adjunta automáticamente. Véase Enviar por correo electrónico.
Si el módulo de firma electrónica está activo en su plan, el menú Opciones ofrece Solicitar firma:
- Introduzca el Correo electrónico del firmante.
- Añada el Teléfono (código OTP por SMS) para proteger la firma.
- Personalice el Mensaje y haga clic en Enviar la solicitud.
Una vez firmado el presupuesto, la página de detalle lleva la insignia Firmado y la entrada pasa a ser Certificado de firma: descarga el PDF firmado. En la web, el asistente que se muestra tras la creación propone los pasos Vista previa, Solicitar firma y Envío por correo electrónico.
Aceptar, rechazar
Los estados Aceptado y Rechazado existen en el filtro Estado de la lista. La firma electrónica equivale a la aceptación. Para un rechazo o una aceptación sin firma, marque el estado desde la aplicación web.
La aplicación no ofrece un botón específico «Aceptar» o «Rechazar» en un presupuesto. Solo la firma electrónica y la conversión materializan el acuerdo del cliente; no hemos podido verificar ningún otro mecanismo de cambio de estado.
Convertir en factura o en pedido
Cuando el cliente acepta:
- Abra el menú Opciones del presupuesto.
- En Convertir en, elija Factura o Pedido.
- Confirme en la ventana «¿Convertir este documento?» con Convertir.
El nuevo documento reutiliza el cliente, las líneas y las notas. El presupuesto de origen sigue siendo consultable, pero queda bloqueado: «Este documento se ha convertido y no se puede modificar.» Tampoco se puede eliminar.
La conversión se ejecuta desde la aplicación web: en la aplicación, las entradas Factura y Pedido del bloque Convertir en están marcadas como «Disponible en la web».
Un presupuesto rechazado o caducado no necesita eliminarse: Duplicar permite partir de él para una nueva propuesta, con un nuevo número.