Orçamentos
Criar um orçamento, enviá-lo, obter a assinatura e convertê-lo em fatura ou em nota de encomenda.
Um orçamento calcula o preço de uma prestação antes de a contratar. Reutiliza o formulário das faturas, mas não tem prazo de pagamento nem acompanhamento de recebimentos: o seu ciclo termina quando é aceite e convertido, ou quando é recusado. O ecrã Orçamentos encontra-se na barra lateral.
- A lista de orçamentos está vazia na empresa de demonstração.
- A pesquisa e os filtros funcionam como nas faturas.
- Criar abre um novo orçamento, com o mesmo formulário de uma fatura.
O que vai fazer
- Criar um orçamento e definir o seu prazo de validade.
- Enviá-lo ao cliente por e-mail, com ou sem pedido de assinatura.
- Convertê-lo em fatura ou em nota de encomenda depois de aceite.
Criar um orçamento
- Abra Orçamentos e clique em Criar. O formulário Novo orçamento é apresentado.
- Escolha o Cliente ou crie-o com o botão à direita do campo.
- Verifique o Número proposto e a Data de emissão.
- Preencha a Data de vencimento: num orçamento, serve de data de validade e é impressa sob a menção Válido até. O seletor Condições (7, 14, 15, 30 dias...) calcula-a por si.
- Adicione as suas linhas, os títulos de secção e os textos livres como numa fatura (consulte Criar uma fatura).
- Clique em Guardar, ou em Guardar e enviar para seguir diretamente para o e-mail.
A lista de orçamentos apresenta N.º Orçamento, Cliente, Data de emissão e Montante. Não existe coluna de estado: um orçamento não está pago nem em atraso.
Enviar e obter assinatura
A partir da linha do orçamento, o ícone de envelope ou a entrada Enviar por e-mail abre a confirmação «Verifique o documento antes de o enviar a ...». O PDF é anexado automaticamente. Consulte Enviar por e-mail.
Se o módulo de assinatura eletrónica estiver ativo no seu plano, o menu Opções propõe Pedir assinatura:
- Introduza o E-mail do signatário.
- Adicione o Telefone (código OTP por SMS) para proteger a assinatura.
- Personalize a Mensagem e clique em Enviar o pedido.
Depois de o orçamento ser assinado, a página de detalhe exibe o distintivo Assinado e a entrada passa a Certificado de assinatura: transfere o PDF assinado. Na web, o assistente apresentado após a criação propõe os passos Pré-visualização, Obter assinatura e Envio por e-mail.
Aceitar, recusar
Os estados Aceite e Recusado existem no filtro Estado da lista. A assinatura eletrónica equivale a aceitação. Para uma recusa ou uma aceitação fora da assinatura, marque o estado a partir da aplicação web.
A aplicação não propõe um botão dedicado «Aceitar» ou «Recusar» num orçamento. Apenas a assinatura eletrónica e a conversão materializam o acordo do cliente; não foi possível verificar nenhum outro mecanismo de mudança de estado.
Converter em fatura ou em nota de encomenda
Quando o cliente aceita:
- Abra o menu Opções do orçamento.
- Em Converter em, escolha Fatura ou Nota de encomenda.
- Confirme na janela «Converter este documento?» com Converter.
O novo documento reutiliza o cliente, as linhas e as notas. O orçamento de origem continua consultável, mas fica bloqueado: «Este documento foi convertido e não pode ser modificado.» Também já não pode ser eliminado.
A conversão é executada a partir da aplicação web: na aplicação, as entradas Fatura e Nota de encomenda do bloco Converter em estão assinaladas como «Disponível na web».
Um orçamento recusado ou caducado não precisa de ser eliminado: Duplicar permite partir dele para uma nova proposta, com um novo número.