Duplicados
Como a Novadesko deteta um cliente existente durante a introdução, o que bloqueia a gravação e como limpar.
Duas fichas para o mesmo cliente distorcem o volume de negócios, a listagem de IVA e os lembretes. O formulário de cliente compara, por isso, o que escreve com as fichas existentes, antes da gravação, e distingue os casos bloqueantes das simples semelhanças.
O que é comparado
A verificação arranca meio segundo após cada alteração do Número de IVA, do primeiro Endereço de e-mail ou do Nome da sociedade. Os valores são normalizados antes da comparação:
- o número de IVA perde os espaços, pontos, hífenes e barras («be 0651.777.889» passa a «BE0651777889»);
- o endereço de e-mail é comparado sem ter em conta as maiúsculas;
- o nome é comparado sem acentos nem pontuação, e sem a forma jurídica (SRL, SA, BV, NV, SPRL, ASBL...): «Boulangerie Lefèvre SRL» e «boulangerie lefevre» são considerados idênticos.
Os três níveis de alerta
| Nível | Caso | Efeito |
|---|---|---|
| Bloqueante | Um cliente já tem este número de IVA. | Guardar fica desativado. |
| A confirmar | Mesmo endereço de e-mail, nome semelhante, ou número de IVA já registado como fornecedor. | A gravação pede uma confirmação. |
| Informação | O número de IVA corresponde a uma empresa inscrita na Novadesko. | Nenhum bloqueio. |
- Introduz um número de IVA já utilizado por outro cliente.
- Clica em Guardar.
- A gravação é recusada e a mensagem indica o duplicado.
O quadro aparece sob o número de IVA. Cita a ficha encontrada, por exemplo «Já existe um cliente com este número de IVA: Boulangerie Lefèvre (código 10000002)», e depois «Impossível criar um duplicado: abra a ficha existente ou modifique o número de IVA.» O botão Abrir a ficha conduz diretamente ao cliente existente.
Para uma semelhança a confirmar, a mensagem é «Já existe um cliente com este endereço de e-mail: ... », «Já existe um cliente com um nome semelhante: ... » ou «Este número de IVA já existe como fornecedor: ... ». O botão Criar mesmo assim levanta o aviso; o quadro apresenta então «Criação confirmada apesar da semelhança.» Se clicar em Guardar sem confirmar, a mensagem «Já existe um cliente semelhante: confirme com «Criar mesmo assim».» recorda o passo em falta.
A verificação é puramente local e não altera nada. Se a lista não puder ser carregada, assinala simplesmente menos correspondências; o servidor recusa, em qualquer caso, um segundo cliente com o mesmo número de IVA na mesma empresa.
A partir de um documento
Quando cria um cliente sem sair de uma fatura ou de um orçamento, o mesmo quadro aparece na janela de criação, com um botão adicional: Utilizar este cliente retoma a ficha existente no documento em vez de criar uma nova. É a resposta certa na maioria dos casos.
Limpar duplicados existentes
Os clientes importados ou criados antes da introdução deste controlo podem existir em duplicado. Para os encontrar:
- Na lista, ordene por Nome (cabeçalho Nome ou filtro Ordenar por › Empresa (A-Z)): os homónimos ficam seguidos.
- Compare as fichas: código de cliente, número de IVA, separador Documentos.
- Conserve a ficha que tem os documentos. Elimine a outra com Eliminar, ou assinale várias linhas e depois Seleção múltipla › Eliminar.
- Se as duas fichas tiverem documentos, arquive a menos completa (Alterar › Cliente arquivado): desaparece dos seletores sem perder o histórico.
Não existe fusão automática de duas fichas de cliente: os documentos de uma ficha não são transferidos para a outra. Uma ficha associada a documentos não pode ser eliminada, apenas arquivada. A fusão descrita em VIES e duplicados de fornecedores diz respeito aos documentos de compra, não aos clientes.