Importar um documento recebido
Transformar uma fatura recebida na rede numa compra Novadesko, individualmente, em lote ou automaticamente, e gerir os duplicados com a Novadesko Intelligence.
Um documento recebido no Peppol permanece na Caixa Peppol enquanto não o importar. A importação cria a compra nas suas Compras, com o fornecedor associado através do número de IVA e o XML conservado como anexo. Sem nova introdução, sem leitura OCR: os montantes provêm do ficheiro estruturado.
O que vai fazer
- importar um documento a partir da linha ou do painel;
- importar vários documentos de uma só vez;
- ativar a importação automática;
- tratar um documento já digitalizado com a Novadesko Intelligence.
Importar um documento
- No separador Recebidos, identifique a linha com barra âmbar, estado A importar ou Novo.
- Clique em Importar na coluna Ações, ou abra o painel Detalhes do documento e clique em Importar no rodapé.
- A janela Confirmar a importação recorda «Este documento Peppol será importado como compra nos seus documentos.» com o Fornecedor, o Número, a Data e o Total. Clique em Importar.
- A mensagem «Documento Peppol importado com sucesso» é apresentada. O selo passa a Importado e o botão é substituído pelo número da compra criada (por exemplo, A2026-0008), que abre a respetiva ficha.
- Abra o documento a importar com o olho.
- Verifique o fornecedor e os montantes.
- Clique em Importar.
- O painel fecha-se.
- Uma mensagem confirma a importação como compra.
- A linha passa a Importado, com o número da compra criada.
Na versão web, a importação decorre em segundo plano: a linha apresenta A importar… e o painel Tarefas, em baixo à direita, acompanha o progresso.
O que é criado
| Elemento | Regra |
|---|---|
| Tipo | Fatura de compra, ou nota de crédito de compra se o documento for uma nota de crédito (montante negativo, selo NC). |
| Fornecedor | Ficha existente com o mesmo número de IVA; caso contrário, é criada uma ficha com o nome e os dados de contacto do XML. As automatizações da ficha (categoria, pagamento rápido) aplicam-se. |
| Linhas e IVA | Retomadas tal como constam do XML, taxa por linha. |
| Montantes | Sem IVA, IVA e com IVA declarados no documento. |
| Ficheiro | O XML recebido, mais o PDF anexado pelo fornecedor, se existir. |
| Bloqueio | As linhas e as informações do documento deixam de ser editáveis; apenas os pagamentos e as notas internas continuam editáveis. |
«Este documento Peppol já foi importado.»: o documento está associado a uma compra existente. Utilize Ver o documento no painel.
Importar em lote
- Importar tudo (n) na barra de ferramentas importa todos os recebidos em espera, após confirmação. A importação pára por si própria se a quota estiver esgotada; o resumo indica «n importado(s), n ignorado(s), n falha(s)».
- Assinale várias linhas e depois Importar (n) na barra de seleção para um subconjunto.
Importação automática
Em Definições > Peppol, bloco Importação automática:
| Definição | Efeito |
|---|---|
| Importar automaticamente as faturas recebidas | Os documentos recebidos são importados sem intervenção, a cada hora, dentro do limite da quota do plano. O contador de documentos recebidos é apresentado sob o interruptor. |
| Avisar-me por e-mail | Um resumo por e-mail a cada importação automática. |
Em alguns planos, o bloco apresenta Importação automática bloqueada: a opção requer um plano superior.
Duplicados
Há dois casos.
O fornecedor enviou várias vezes a mesma fatura. A linha apresenta o selo ×2 (ou mais) e o painel apresenta Duplicados detetados: «Este fornecedor enviou 2 vezes a mesma fatura via Peppol. Será criada apenas uma importação.» Comparar lista as receções; Importar mesmo assim cria a compra uma única vez, as cópias são arquivadas e já não reaparecem.
Já tinha digitalizado o PDF com a Novadesko Intelligence. A compra criada pelo Peppol tem o mesmo número e o mesmo fornecedor que a proveniente do OCR: aparece no separador Duplicados da lista de compras. Conserve de preferência a versão Peppol, exata e bloqueada, e una ou rejeite a outra como descrito em Duplicados.
Assim que o identificador estiver ativo, peça aos seus fornecedores habituais que lhe faturem no Peppol e deixe de digitalizar os respetivos PDF: evita duplicados e erros de leitura.
Em caso de falha
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| «Quota Peppol atingida para o seu plano.» ou botão Limite atingido | Passe a um plano superior. Consulte Quotas e limites. |
| «O conteúdo do documento Peppol é inválido.» | O XML não pôde ser lido; abra a Pré-visualização PDF e introduza a compra manualmente, depois comunique o documento ao suporte. |
| «A importação do documento Peppol falhou.» | Tente novamente com Atualizar e depois Importar; se o erro persistir, contacte o suporte. |
| «Importação já em curso para este documento.» | Uma importação está em fila de espera; aguarde o fim da tarefa. |