Enviar uma fatura via Peppol
Os pré-requisitos, a ação Enviar via Peppol a partir da lista ou da ficha do documento, o que segue para a rede, o acompanhamento no separador Enviados e as recusas.
Uma fatura de venda ou uma nota de crédito transmite-se na rede com um clique, a partir da respetiva linha na lista de Faturas ou da sua ficha. A Novadesko gera o ficheiro XML, entrega-o ao ponto de acesso B2Brouter e acompanha a sua entrega. O envio é irreversível: verifique o documento antes de confirmar.
O que vai fazer
- controlar os três pré-requisitos;
- enviar o documento e confirmar;
- acompanhar a entrega na Caixa Peppol, separador Enviados;
- reagir a uma recusa ou a um cliente não contactável.
Antes de enviar
| Pré-requisito | Como verificar |
|---|---|
| O seu identificador Peppol está ativo | Definições > Peppol apresenta Registado no Peppol. Consulte Ativar o Peppol. |
| Existe uma conta bancária predefinida | Caso contrário, o aviso Conta bancária em falta é apresentado e o envio é recusado. Consulte Contas bancárias. |
| O cliente tem um identificador Peppol | A sua ficha apresenta Identificador Peppol encontrado. Caso contrário, clique em Verificar no Peppol: o diretório é consultado a partir do número de IVA. Consulte Ficha do cliente. |
Apenas as faturas de venda e as notas de crédito circulam pelo Peppol. Nos outros casos, a ação permanece acinzentada com o motivo numa dica: Cliente sem identificador Peppol, Nenhum cliente associado, As compras não se enviam via Peppol, Este tipo de documento não circula pelo Peppol (orçamento, nota de encomenda, proforma), Documento anulado, Documento no lixo ou Enviado via Peppol (já transmitido).
Enviar o documento
- Na lista de Faturas, clique no ícone Peppol à direita da linha, ou abra o menu Opções e depois Enviar via Peppol. A partir da ficha do documento, o cartão Peppol apresenta o selo Pronto a enviar e o botão Enviar via Peppol.
- A janela Confirmar o envio via Peppol mostra a pré-visualização do documento: «Verifique o documento antes do envio a [cliente]. O documento será enviado através da rede Peppol. Esta ação é irreversível.»
- Clique em Enviar. A mensagem «Documento enviado via Peppol com sucesso» é apresentada.
- Identifique a fatura na lista de vendas.
- Clique nos três pontos no fim da linha.
- O menu Opções abre-se.
- Escolha Enviar via Peppol.
- Uma mensagem confirma a transmissão.
- O selo Enviado via Peppol aparece na fatura.
Em web.novadesko.com, o assistente de criação acrescenta o passo Envio Peppol com o botão Enviar no Peppol agora; Enviar tudo via Peppol transmite de uma só vez as faturas elegíveis em espera, e as faturas recorrentes têm a opção Envio automático via Peppol.
Uma fatura datada no futuro não circula no Peppol: na versão web, o envio é programado para a data da fatura (selo Programado para …), anulável através de Anular o envio programado.
O que é transmitido
Um ficheiro XML UBL no formato Peppol BIS Billing 3.0: os seus dados de contacto e o identificador do bloco Identificador nos seus documentos (Definições > Peppol), o IBAN e o BIC da conta bancária predefinida, as linhas com a respetiva taxa de IVA, a menção de isenção de IVA como motivo de isenção e, para uma nota de crédito, a referência à fatura corrigida. O mesmo ficheiro pode ser transferido com Exportar XML.
Após o envio
- O documento passa ao estado Enviado e o cartão Peppol apresenta Enviado via Peppol. Já não se pode modificar nem eliminar; apenas os pagamentos e as notas internas continuam editáveis. Para corrigir, emita uma nota de crédito.
- A linha aparece na Caixa Peppol, separador Enviados; o painel Detalhes do documento apresenta Enviado em e o Histórico de eventos. Consulte Estados Peppol.
- Quando o destinatário assinala o pagamento na rede, é registado na fatura um pagamento «Pagamento automático Peppol - [número]».
Em caso de falha
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| «Este cliente não está, ou deixou de estar, registado na rede Peppol: o envio eletrónico é impossível. A sua ficha de cliente acabou de ser atualizada.» | O cliente saiu da rede: utilize Enviar por e-mail. |
| «Este cliente está registado no Peppol mas não pode receber este tipo de documento.» | O seu ponto de acesso recusa este tipo, por exemplo as notas de crédito: envie por e-mail. |
| Destinatário não contactável na rede Peppol | Volte a lançar Verificar no Peppol na ficha e tente novamente. |
| «Este documento já foi enviado via Peppol.» | Nada a fazer: o estado foi ressincronizado. |
| «Quota Peppol atingida para o seu plano.» | Passe a um plano superior. Consulte Quotas e limites. |
| Selo Erro Peppol | Abra o painel no separador Enviados (web: Ver o erro), corrija a causa, muitas vezes um dado do cliente incompleto, e reenvie. |