Exportar os documentos
Produzir um arquivo ZIP dos PDF e XML de um período, transferir uma seleção, transmitir ao contabilista e obter o XML UBL de um documento.
Os seus documentos saem do Novadesko de três formas: um arquivo ZIP por período (PDF e XML, transferido ou enviado por e-mail), a transferência de uma seleção e a transmissão ao seu contabilista. Esta página descreve cada percurso e onde o ficheiro fica guardado consoante o seu dispositivo.
O que vai fazer
- Exportar um período completo em ZIP.
- Transferir os PDF de uma seleção.
- Marcar documentos como transmitidos ao contabilista.
- Obter o XML UBL de um documento.
Exportar por período
- Na lista, clique em Exportar por período (primeiro botão sob o título da página).
- A janela «Selecione um período, escolha a entrega, exporte.» propõe Data de início e Data de fim, pré-preenchidas com o filtro de data ativo ou, na falta dele, de 1 de janeiro a hoje.
- Em ENTREGA, escolha Transferir («Diretamente no navegador») ou Por e-mail (o endereço da sua conta é indicado).
- Clique em Exportar o ZIP.
Validações: «Selecione um intervalo de datas» se faltar um limite, «A data de início deve ser anterior à data de fim.» se estiverem invertidas.
O arquivo contém, para cada documento do período, o PDF e o XML. Em web.novadesko.com, a janela detalha as etapas («Leitura dos documentos…», «Composição dos ficheiros…», «Preparação dos XML Peppol…», «Criação do arquivo ZIP…») e depois apresenta «Arquivo pronto» ou «ZIP enviado por e-mail» com o conselho de verificar a caixa de entrada e o spam. Os ficheiros são organizados por pasta:
| Pasta | Conteúdo |
|---|---|
| Vendas | Faturas de venda |
| Compras | Faturas de compra |
| Talões e blocos de IVA - não faturas | Talões e blocos sem fatura |
| Notas de crédito | Notas de crédito |
| Manual | Documentos introduzidos manualmente |
A geração está limitada a cinco minutos («Tempo excedido (5 min). Reduza o período.»). Para um ano com muito movimento, exporte trimestre a trimestre. A exportação está reservada aos planos que a incluem: «Passe ao plano Easy para desbloquear a exportação de dados.» Consulte Planos.
- Na lista, clique em Exportar por período.
- A janela de exportação abre-se.
- Escolha a data de início do período.
- Escolha a data de fim.
- Escolha a entrega: Transferir ou Por e-mail.
- Clique em Exportar o ZIP.
- A janela fecha-se e a mensagem «Exportação iniciada.» confirma.
Transferir uma seleção
Selecione linhas e clique em Transferir no cabeçalho da lista ou escolha Ações em lote > Transferir. Em web.novadesko.com, recebe um ZIP dos PDF; na aplicação, cada PDF abre-se à vez segundo a regra da sua plataforma (consulte Pré-visualização e transferência do PDF).
Ainda em Ações em lote, Transferir XML (ZIP) reúne os ficheiros XML dos documentos selecionados. Esta entrada, tal como Exportar XML no menu de um documento, está assinalada como «Disponível na web».
O XML UBL de um documento
O menu Opções de um documento propõe Exportar XML: o ficheiro em formato UBL («XML UBL Conforme»), o que circula no Peppol. Serve para os programas de contabilidade e as plataformas de faturação eletrónica. Para um envio direto ao cliente, utilize antes Enviar uma fatura via Peppol.
Exportar XML e Transferir XML (ZIP) só estão disponíveis em web.novadesko.com.
Transmitir ao contabilista
Se um gabinete de contabilidade estiver ligado à sua empresa, cada linha de venda e de compra apresenta um ícone de visto Enviar ao contabilista (a cinzento como Transmitido ao contabilista depois de feito).
- Clique no ícone, ou selecione várias linhas e depois Ações em lote > Enviar ao contabilista.
- Confirme «Enviar ao contabilista»: «O documento F2026-0014 será transmitido ao seu gabinete de contabilidade.» ou «n documento(s) serão transmitidos ao seu gabinete de contabilidade.»
- A mensagem «Documento transmitido ao contabilista» confirma. Um documento já enviado responde «Documento já transmitido ao contabilista.»
O filtro Não enviados ao contabilista, por cima da lista, isola o que falta transmitir. O gabinete de contabilidade ligado, as integrações contabilísticas (envio automático, cadência, inclusão do XML) e o endereço em cópia configuram-se em Definições > Contabilidade.
Onde ficam guardados os ficheiros
| Plataforma | ZIP por período e PDF | CSV (transações) |
|---|---|---|
| Navegador web | Transferência do navegador, pasta Transferências | Transferência do navegador |
| macOS, Windows, Linux | A ligação do arquivo abre-se no seu navegador; os PDF abrem-se no leitor do sistema | Janela de gravação para escolher a localização |
| iOS, Android | A ligação do arquivo abre-se no navegador; os PDF no visualizador do sistema | Pasta Documentos da aplicação (visível em Ficheiros no iOS) |
A exportação CSV não se aplica à lista de documentos: existe para as transações, com também um PDF por e-mail. Consulte Exportar as transações. As compras do banco exportam-se a partir do módulo Banco.