Compras
As suas faturas de fornecedores, quer cheguem por introdução manual, pelo Novadesko Intelligence ou pela caixa Peppol.
O ecrã Compras reúne as faturas que recebe dos seus fornecedores: rendas, subscrições, material, combustível, talões de caixa. Cada compra alimenta as suas despesas, o seu IVA dedutível e, se estiver arrumada numa categoria, os seus relatórios. Abre-se a partir da barra lateral, na entrada Compras.
- A lista de compras apresenta o número, o fornecedor, a data de emissão e o montante.
- O estado indica se a compra está criada, paga ou em atraso.
- Digitalizar confia um PDF, uma imagem ou um XML ao Novadesko Intelligence.
- Criar abre o formulário Nova compra para uma introdução manual.
O que vai fazer
- Reconhecer as três formas de registar uma compra.
- Ler as colunas e os indicadores próprios das compras.
- Classificar uma compra numa categoria e acompanhar o respetivo pagamento.
As três portas de entrada
| Método | Como | Quando utilizar |
|---|---|---|
| Criar | Abre Nova compra, o formulário descrito em Criar uma fatura, com um Fornecedor no lugar do cliente. | Fatura em papel ou e-mail sem ficheiro utilizável. |
| Digitalizar | O Novadesko Intelligence lê um PDF, uma imagem JPG ou PNG, ou um XML UBL e cria a compra com o fornecedor, as datas, os montantes e o IVA detetados. | A grande maioria das faturas recebidas. Consulte Importar em três passos. |
| Peppol Inbox | As faturas eletrónicas recebidas na rede aparecem na caixa Peppol; Importar ou Importar tudo transforma-as em compras. | Fornecedores ligados ao Peppol. Consulte Caixa de receção e de envio. |
Na lista, uma compra importada a partir do Peppol exibe o distintivo Peppol por baixo do nome do fornecedor e o logótipo do fornecedor quando este é conhecido.
- Escolha o fornecedor no lugar do cliente.
- Indique a data de emissão da fatura recebida.
- A categoria de compra classifica a despesa para a sua contabilidade.
- O total com IVA calcula-se a partir das linhas.
- Guarde: a compra passa a fazer parte da lista.
As colunas e os indicadores
| Coluna | Detalhe |
|---|---|
| N.º Compras | Número interno, por exemplo A2026-0007, proposto automaticamente. |
| Fornecedor | Nome, logótipo e distintivo Peppol. |
| Data de emissão | Data da fatura do fornecedor. |
| Montante | Total com IVA e, por baixo, sem IVA. |
| Etiqueta | Pago ou Em atraso consoante o saldo e o vencimento. |
Os mosaicos apresentam Total das despesas (com IVA, com o valor sem IVA em subtítulo), Total de IVA (IVA dedutível), Documentos e Peppol. Não existe coluna de data de vencimento nem de estado dedicado: uma compra lê-se primeiro pelo seu saldo.
Os campos próprios das compras
- Fornecedor: pesquisa nos seus fornecedores ou criação imediata com o botão à direita do campo (consulte Criar um fornecedor). O número de IVA é verificado no VIES.
- Categoria de compra: a categoria de despesa (renda, veículo, honorários...). Define-se na compra e, por predefinição, na ficha do fornecedor. O filtro Categorias da lista baseia-se nela.
- Natureza do documento: numa importação, um talão é identificado como Talão de caixa, Bloco de IVA ou Talão de estacionamento com a menção «Este documento não é uma fatura».
- Registo de deslocações: na importação, uma compra de combustível ou de portagem pode ser incluída no registo de deslocações e associada a um veículo.
- Regime de IVA: herdado do fornecedor, modificável por documento, com as mesmas opções de uma fatura.
Na aplicação, o campo Categoria de compra do formulário está assinalado como «Web»: a categoria introduzida é conservada no rascunho local, mas ainda não é guardada pela API móvel. Atribua-a a partir da aplicação web, que propõe também a atribuição rápida a partir da linha.
Pagamentos e duplicados
O menu Opções de uma compra propõe Adicionar um pagamento: a janela de pagamento apresenta o montante total, o total pago e o montante em dívida e, em seguida, um código QR SEPA «Digitalize para pagar a este fornecedor» se o IBAN do fornecedor for conhecido. Consulte Pagamentos.
Quando duas compras têm o mesmo número ou o mesmo ficheiro, a lista assinala um possível duplicado. O separador Duplicados e as entradas Fundir duplicados e Marcar como verificado permitem manter um único documento ou anexar o ficheiro ao documento existente. Consulte Duplicados.
Uma compra importada via Peppol está protegida: «As linhas de produtos e as informações do documento não podem ser modificadas. Apenas os pagamentos e as notas internas são modificáveis.»