Importar e exportar fornecedores
O modelo de importação CSV ou Excel, a exportação da lista ou de uma seleção, e as ações em massa.
Os botões Importar e Exportar do ecrã Fornecedores funcionam como os dos clientes. A importação de um ficheiro, os modelos e a exportação em CSV ou em Excel estão disponíveis diretamente na aplicação.
O que vai fazer
- Transferir o modelo, completá-lo e importar os seus fornecedores.
- Exportar a lista completa, uma seleção ou um único fornecedor.
- Tratar vários fornecedores de uma só vez.
Importar fornecedores
- Clique em Importar e depois em Transferir o modelo CSV ou Transferir o modelo Excel. O modelo contém uma linha de exemplo.
- Complete o ficheiro, uma linha por fornecedor, mantendo a linha de cabeçalho.
- Clique em Importar › Importar um ficheiro. A janela Importar fornecedores recorda: «Importe os seus fornecedores a partir de um ficheiro Excel ou CSV. Transfira o modelo para conhecer o formato esperado.» Largue o ficheiro na zona Arraste um ficheiro para aqui ou clique para o selecionar (formatos aceites: .xlsx, .csv, 10 MB no máximo).
- Uma pré-visualização apresenta as colunas reconhecidas e, para cada linha, o que vai acontecer: Novo, Atualização, Inalterado ou Ignorado. Deixe marcada a caixa Atualizar as fichas existentes para completar os fornecedores já presentes e clique em Importar n linha(s).
- O resultado indica o número de fornecedores importados e atualizados, com o detalhe das linhas em erro; Transferir o relatório guarda-o.
- Clique em Importar no ecrã Fornecedores.
- O menu propõe a importação de um ficheiro e os dois modelos.
- Transfira o modelo CSV ou Excel, que contém uma linha de exemplo.
- Depois de o ficheiro estar completo, Importar um ficheiro abre a janela de importação.
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
id |
Identificador Novadesko, facultativo. Se existir, a ficha é atualizada; caso contrário, é criado um fornecedor. |
company |
Nome da empresa, obrigatório. |
vat_number |
Número de IVA, formato BE0404483367. |
contact_person |
Pessoa de contacto. |
email, phone |
Endereço de faturação e telefone (+32...). |
iban, bic |
Dados bancários. |
address, postal_code, city, country |
Morada, código postal, cidade, código do país (BE). |
A importação não passa pelo VIES. Um fornecedor já existente (mesmo identificador, número de IVA, e-mail ou nome) é atualizado com os valores do ficheiro, a menos que desmarque Atualizar as fichas existentes. Antes de importar, normalize os números de IVA (prefixo do país seguido dos algarismos, sem espaços nem pontos, sem a palavra «IVA»): é o número que permite associar à ficha correta as faturas recebidas por Peppol e lidas pelo Novadesko Intelligence.
Exportar fornecedores
O botão Exportar propõe Exportar em CSV, Exportar em Excel e, assim que uma linha é marcada, Exportar a seleção (n). O menu de uma linha contém Exportar (CSV) para um único fornecedor.
O ficheiro CSV das aplicações contém: id, supplier_code, company, vat_number, contact_person, email, phone, website, iban, bic, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_archived, created_at. A exportação web reúne as mesmas informações com a categoria e o estado.
Consoante o seu plano, o botão Exportar pode estar bloqueado (ícone de cadeado). Consulte Planos.
A exportação é a forma mais simples de detetar fichas gémeas: ordene o ficheiro pela coluna vat_number depois de retirar espaços e pontos; os números idênticos ficam seguidos. Consulte VIES e duplicados de fornecedores para o tratamento.
Seleção múltipla
O botão Seleção múltipla abre um menu com as caixas Ativos e Arquivados, depois Selecionar tudo, Desmarcar tudo, Duplicar (na web) e Eliminar a seleção. O contador do botão indica o número de linhas marcadas; sem seleção, aparece a mensagem «Selecione pelo menos um fornecedor.» A eliminação em massa pede confirmação e ignora os fornecedores associados a documentos.