Contabilidade e contabilista
Associar o seu contabilista, escolher o que este vê, ligar um software de contabilidade e designar os contactos que o seu contabilista pode contactar.
A secção Contabilidade liga o seu dossiê a quem trata das suas contas. Três blocos: Contabilista (o gabinete que acede aos seus documentos), Software de contabilidade (envio automático para WinAuditor, Wings, Octopus e outros) e Contactos de contabilidade (os utilizadores que o seu contabilista pode contactar). Depois de a ligação ser aceite, o seu contabilista consulta as suas vendas, compras, relatórios e documentos bancários a partir do seu próprio espaço Novadesko, sem que tenha de lhe enviar o que quer que seja.
O que vai fazer
- Pesquisar e associar o seu contabilista.
- Verificar os acessos concedidos e o estado da ligação.
- Ativar o envio automático para um software de contabilidade.
- Designar os contactos que o contabilista pode contactar.
Associar um contabilista
- Abra Definições, secção Contabilidade.
- Clique em Associar um contabilista.
- Na janela Associar um contabilista, escreva o nome, o número de IVA ou a localidade do gabinete. O diretório Novadesko referencia mais de 15 000 gabinetes; os que já estão na plataforma apresentam o selo Na Novadesko.
- Clique no gabinete. A mensagem «Convite enviado a …» confirma o envio; o cartão do gabinete aparece com o estado Em espera.
- O gabinete aceita ou recusa a ligação a partir do seu espaço. O estado passa a Aceite ou Recusado.
O cartão de um contabilista associado mostra o seu logótipo, o número de IVA, o e-mail, os acessos concedidos sob a forma de selos (Vendas, Compras, Relatórios, Banco) e o estado. O menu à direita permite Definir como predefinido e Remover. Remover um contabilista pede confirmação: este perde o acesso aos seus documentos e é informado por e-mail. A ligação pode ser pedida novamente mais tarde.
| Acesso | Conteúdo partilhado |
|---|---|
| Vendas | Faturas, orçamentos, notas de encomenda |
| Compras | Faturas e contratos de fornecedores |
| Relatórios | Relatórios financeiros |
| Banco | Extratos e transações bancárias |
Na aplicação de computador e móvel, a ligação concede os quatro acessos de uma só vez. Em web.novadesko.com, escolhe os acessos um a um (Documentos de clientes, Documentos de fornecedores, Relatórios financeiros, Documentos bancários) e define as Definições de envio: Periodicidade dos envios (mensal, trimestral, anual), Data de envio automático (dia do mês seguinte), Lembretes de envio e Confirmação de envio. A versão web permite também convidar por e-mail um gabinete que não conste do diretório (Convidar um novo contabilista).
Pode associar vários gabinetes, por exemplo durante uma transição. O que estiver marcado como Predefinido é o destinatário principal dos envios.
Software de contabilidade
O bloco Software de contabilidade lista as integrações disponíveis para o seu dossiê, com, para cada uma, o número de documentos enviados, em espera e com falha.
| Campo | Obrigatório | Utilizado para |
|---|---|---|
| Envio automático | Não | Envia cada novo documento para o software sem intervenção |
| Anexar o XML UBL | Não | Adiciona o ficheiro XML UBL ao PDF enviado |
| Enviar agora | Botão | Envia imediatamente todos os documentos em espera |
Se a lista estiver vazia, é apresentado «Nenhuma integração contabilística disponível»: a ativação de uma integração faz-se na versão web, consoante o seu plano.
Contactos de contabilidade
O bloco Contactos de contabilidade lista os utilizadores da empresa. Os dirigentes (beneficiários efetivos) podem sempre ser contactados pelo seu contabilista; o selo Gestão assinala-os. Para tornar outro utilizador contactável, por exemplo uma secretária ou um office manager, ative o respetivo interruptor. Os restantes colaboradores permanecem invisíveis para o gabinete.
| Campo | Obrigatório | Utilizado para |
|---|---|---|
| Interruptor por utilizador | Não | Autoriza o contabilista a contactar este utilizador na caixa de mensagens |
Exportações e dedução de IVA
As exportações contabilísticas (vendas, compras, outros documentos em CSV ou ZIP) são feitas pelo contabilista a partir do seu espaço ou por si a partir de Exportação de documentos. As Taxas de dedução de IVA por categoria de compra (por exemplo, 50 % para despesas com viaturas) definem-se em web.novadesko.com e alimentam as suas declarações de IVA; não são apresentadas na aplicação de computador e móvel.