Pagamentos e recebimentos
Registar um pagamento total ou parcial num documento, compreender a mudança de estado, encontrar a transação criada e corrigi-la, se necessário.
Um pagamento registado num documento cria uma transação, reduz o saldo em dívida e faz evoluir o estado: Parcialmente pago e, depois, Pago. A janela de pagamento é a mesma em todo o lado, a partir da lista ou da ficha, tanto para uma fatura como para uma compra.
O que vai fazer
- Abrir a janela de pagamento de um documento.
- Introduzir o montante, a data e o método de pagamento.
- Verificar o novo estado e a transação criada.
- Eliminar um pagamento introduzido por engano.
Onde registar um pagamento
| A partir de | Ação |
|---|---|
| Ficha do documento | Cartão Transações associadas: botão Receber enquanto houver saldo, Adicionar um pagamento depois de saldado |
| Lista | Menu Opções da linha: Adicionar um pagamento (saldo em dívida) ou Pagamentos (documento saldado) |
| Fatura | Marcar como pago, ver mais abaixo |
Os pagamentos dizem respeito a faturas, faturas pró-forma, notas de encomenda, orçamentos e compras. Uma nota de crédito não recebe pagamento: liga-se a uma compra ou compensa uma fatura.
- No cartão Transações associadas, clique em Receber enquanto houver saldo.
- A janela de pagamento abre-se com o resumo do documento.
- O montante em dívida é o que falta receber.
- Liquidar tudo repõe o montante em dívida no campo Montante.
- Escolha o método de pagamento clicando num mosaico.
- Clique em Guardar o pagamento.
- A janela fecha-se e a ficha atualiza-se.
- Uma mensagem confirma que o pagamento foi registado.
A janela de pagamento
A janela intitula-se «{número} - Adicionar um pagamento». Três mosaicos resumem a situação: Montante total, Total pago, Montante em dívida. A linha Pagamentos existentes, com o respetivo contador, expande-se para reler os pagamentos já introduzidos («Nenhum pagamento registado» caso contrário).
- Montante: pré-preenchido com o saldo em dívida. O atalho Liquidar tudo repõe o saldo completo. Um montante negativo é aceite para um reembolso («Montante negativo permitido para reembolsos»).
- Data e hora: por predefinição, a data do documento e a hora atual. Os atalhos Hoje e Data do doc · dd/mm/aaaa evitam a introdução manual.
- Método de pagamento: clique num mosaico (numerário, transferência, Bancontact, cartão…). Esta escolha é obrigatória: «Selecione um método de pagamento».
- Referência (opcional): número de transação, referência bancária. Notas (opcional): informações complementares.
- Clique em Guardar o pagamento. A mensagem «Pagamento registado» confirma, e a ficha é atualizada.
Um montante a zero é recusado («Introduza um montante.»).
Em web.novadesko.com, a janela pede ainda a Conta bancária para uma transferência, o cartão para um pagamento por cartão, e propõe ligar o pagamento a um movimento bancário real («Transação bancária (opcional · liga o pagamento ao movimento real)»). Para uma compra, o botão Pagamento fracionado cria um plano de pagamento (complemento Planos de pagamento).
Pagamentos parciais e estado
| Após o registo | Estado do documento |
|---|---|
| Resta um saldo em dívida | Parcialmente pago (âmbar) |
| Saldo em dívida a zero | Pago (verde); a etiqueta Em atraso desaparece |
| Pagamentos superiores ao total | Pago em excesso |
Nada impede vários pagamentos parciais sucessivos: cada novo pagamento é pré-preenchido com o que resta. Em web.novadesko.com, a mensagem indica a situação: «Pagamento de X € confirmado. Faltam Y € a liquidar.» ou «Pagamento completo registado. O documento está quitado.»
Marcar como pago
Para uma fatura, o menu propõe Marcar como pago. Uma confirmação avisa: «Atenção: esta ação é irreversível. Terá de ser gerada uma nota de crédito para anular este pagamento.» Na aplicação, confirmar abre a janela de pagamento com o modo manual pré-selecionado e o saldo completo: fica assim com uma transação datada. Consulte Estados.
A transação criada
Cada pagamento aparece no cartão Transações associadas da ficha: método de pagamento ou banco, distintivo Concluído ou Pendente, menção Bank Sync e fim do IBAN quando o pagamento provém de um movimento bancário, data e hora, referência, nota, montante (a vermelho se for negativo).
A mesma transação figura no módulo Transações, com os seus outros movimentos. É aí que um pagamento recebido pelo banco é reconciliado com um documento: consulte Ligar uma transação a um documento e Justificar as transações bancárias.
Modificar ou eliminar um pagamento
Em web.novadesko.com, a lista Pagamentos existentes da janela de pagamento propõe Modificar e Eliminar em cada linha. A eliminação pergunta «Tem a certeza de que pretende eliminar este pagamento?» e confirma com «Pagamento eliminado com sucesso».
Na aplicação, abra o módulo Transações, localize a linha e clique em Eliminar: «Eliminar esta transação? Esta ação é irreversível.» O montante volta a surgir no saldo em dívida do documento.
Um recebimento sincronizado a partir do Stripe não se elimina: «Não é possível eliminar: este recebimento provém da sincronização Stripe.» Consulte Pagamento online Stripe e pagamentos manuais.