Importar e exportar clientes
O menu Importar com os seus modelos CSV e Excel, a exportação da lista ou de uma seleção, e as listagens de IVA.
Três botões da barra de ferramentas Clientes servem para as trocas de dados: Importar, Exportar CSV e as duas listagens de IVA. A importação de ficheiros faz-se em web.novadesko.com; as aplicações permitem transferir o modelo e exportar em CSV.
O que vai fazer
- Transferir o modelo, completá-lo e importar os seus clientes de uma só vez.
- Exportar toda a lista ou uma seleção.
- Consultar a listagem anual de IVA e a listagem intracomunitária.
Importar clientes
- Clique em Importar na barra de ferramentas.
- O menu propõe três escolhas.
- Transfira primeiro o modelo CSV ou Excel e preencha-o.
- Escolha depois Importar um ficheiro para enviar o ficheiro preenchido.
- Clique em Importar e depois em Transferir o modelo CSV ou Transferir o modelo Excel. O modelo contém uma linha de exemplo.
- Complete o ficheiro, uma linha por cliente, mantendo a linha de cabeçalho.
- Em web.novadesko.com, clique em Importar › Importar um ficheiro, largue o ficheiro na zona Arraste um ficheiro para aqui (formatos aceites: .xlsx, .xls, .csv) e confirme com Importar.
- A mensagem de resultado indica o número de clientes importados e atualizados. Em caso de problema, os cinco primeiros erros são apresentados com o número da linha.
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
id |
Identificador Novadesko, facultativo. Se existir, o cliente é atualizado; caso contrário, é criado um novo cliente. |
first_name / prenom |
Nome próprio. |
last_name / nom |
Apelido. |
company / entreprise |
Sociedade. |
email |
Endereço de e-mail. |
company_identification / tva |
Número de IVA. |
phone, address, postal_code, city, country |
Telefone, morada, código postal, cidade, código do país (BE). |
Para corrigir muitas fichas, exporte primeiro a lista em CSV: a coluna id vem preenchida, basta modificar os valores e reimportar o ficheiro na versão web. As fichas são atualizadas em vez de duplicadas.
A importação não passa pela verificação VIES nem pelo controlo de duplicados do formulário. Limpe o seu ficheiro antes da importação, em particular os números de IVA (formato BE0123456789, sem a palavra «IVA»).
Exportar clientes
O botão Exportar CSV propõe Exportar em CSV, Exportar em Excel (na versão web) e Exportar a seleção (n), ativo assim que uma linha é assinalada. O menu de uma linha contém Exportar (CSV) para um único cliente.
O ficheiro CSV das aplicações contém: id, customer_code, first_name, last_name, company, company_identification, email, phone, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_individual, is_archived, created_at. A exportação web acrescenta o telemóvel, o fax, a data de nascimento, o regime de IVA e o estado.
Consoante o seu plano, o botão Exportar pode estar bloqueado (ícone de cadeado). Consulte Planos.
Seleção múltipla
- Selecionar ativos assinala todos os clientes ativos com um clique.
- Pode também assinalar as linhas uma a uma.
- Exporte apenas a seleção em CSV.
- Eliminar atua sobre toda a seleção, após confirmação.
Seleção múltipla abre um painel com Selecionar ativos, Selecionar arquivados, Selecionar tudo e Repor, depois as ações Duplicar (na versão web) e Eliminar. O contador do botão indica o número de linhas assinaladas. Sem seleção, a mensagem «Selecione pelo menos um cliente.» é apresentada.
Listagem de IVA dos clientes
- A listagem abre no separador Nacional.
- Só aparecem os clientes com número de IVA, com os seus totais.
- O separador Intracom apresenta a listagem intracomunitária.
- Transfira a listagem para a sua declaração.
- Listagem de IVA dos clientes limita a lista aos clientes que têm um número de IVA: é a base da listagem anual dos clientes sujeitos a IVA.
- Listagem de clientes intracomunitários limita a lista aos clientes cujo número de IVA é o de outro Estado-Membro da União Europeia.
Nas aplicações, estes dois botões filtram a lista; o subtítulo do ecrã recorda a vista ativa. Em web.novadesko.com, a listagem é elaborada por ano civil: cada cliente figura nela com o seu número de IVA, o total sem IVA, o IVA e o número de documentos do ano, e a listagem pode ser-lhe enviada por e-mail. Os montantes provêm das faturas e notas de crédito validadas, daí a importância de fichas sem duplicados.