Verificar um documento importado
Os campos a controlar no cartão de verificação, a correção das linhas e do IVA, a associação ao fornecedor e os limites da leitura automática.
O passo Verificação é o único momento em que relê o que o Novadesko Intelligence compreendeu. Um cartão por ficheiro, com uma pré-visualização à esquerda e os campos à direita. Tudo é editável antes de Confirmar a importação; depois, o documento corrige-se como qualquer outro.
- No telemóvel, os mesmos campos empilham-se numa coluna.
- Controle os montantes lidos.
- O botão Confirmar a importação está na parte inferior do ecrã, junto a Voltar.
O que vai fazer
- controlar o terceiro, o número e as datas;
- reler cada linha e a respetiva taxa de IVA;
- escolher uma categoria de compra;
- confirmar e depois encontrar o documento na lista.
Os campos a controlar
| Campo | A verificar |
|---|---|
| Tipo | Compras, Faturas ou Notas de Crédito. Altere-o aqui se o ficheiro não for do tipo escolhido no passo 1. |
| Referência | O número impresso no documento. Serve para a deteção de duplicados e para a reconciliação bancária. |
| Fornecedor ou Cliente | O nome lido, com o número de IVA em índice. Um visto verde indica que uma ficha existente está selecionada. |
| Categoria | Apenas compras: a categoria proposta com base no fornecedor ou na designação. Pesquisa por nome ou código. |
| Data | Data de emissão. |
| Vencimento | Retomado do documento; caso contrário, igual à data. |
| Descrição | Designação livre, facultativa. |
Associar o terceiro
- Escreva em Fornecedor (ou Cliente): a lista propõe as suas fichas por nome ou por número de IVA.
- Selecione uma ficha, ou clique em Criar o fornecedor «Nome» para criar uma com o número de IVA lido.
- Se uma ficha já tiver este número de IVA ou este nome, é selecionada em seu lugar: «Fornecedor existente selecionado».
As definições de automatização da ficha do fornecedor (categoria predefinida, pagamento rápido) aplicam-se aos documentos importados por OCR tal como aos recebidos por Peppol.
Um terceiro é obrigatório: sem fornecedor numa compra, ou sem cliente numa venda, a importação é recusada com «Introduza um fornecedor».
Corrigir as linhas e o IVA
O bloco LINHAS reúne cada item lido com quatro colunas.
| Coluna | Regra |
|---|---|
| Unit. s/ IVA | Preço unitário sem IVA. |
| Qtd. | Quantidade, 1 por predefinição. |
| IVA | Taxa escolhida entre as suas taxas de IVA; 21 % se nada for lido. |
| Total c/ IVA | Calculado. Se escrever o total com IVA do documento, o preço unitário sem IVA é recalculado a partir da quantidade e da taxa. |
Adicionar cria uma linha, o ícone do lixo elimina uma. Os totais Total s/ IVA, IVA e Total c/ IVA são recalculados em direto: compare-os com o rodapé do documento de origem.
Quando nenhuma linha pôde ser construída, o cartão apresenta «Nenhuma linha detetada. Total lido: 100,00 € s/ IVA · 121,00 € c/ IVA.» Adicione então uma linha com o total sem IVA e a taxa correta.
Um documento com várias taxas (restauração, combustível) deve ter uma linha por taxa. Verifique se o Total c/ IVA coincide exatamente com o montante pago.
Confirmar
- Clique em Confirmar a importação. O botão permanece cinzento enquanto nenhum cartão estiver pronto.
- Os cartões importados desaparecem; aparece uma mensagem «n documento(s) importado(s)». Um cartão com erro permanece no ecrã com o motivo.
- O documento está na lista Compras ou Faturas, com o ficheiro de origem em anexo e o selo OCR.
Pode depois completá-lo (pagamento, categoria, período de IVA) a partir da respetiva ficha.
Limites da leitura automática
O OCR lê texto impresso. As menções manuscritas, as fotografias desfocadas ou mal enquadradas e os documentos muito contrastados dão campos vazios ou errados: releia sempre a referência, a data e os totais. Carregue um ficheiro por documento; um PDF que reúna várias faturas é tratado como um único documento. Um ficheiro com mais de 20 MB é recusado.
Outras situações:
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Análise em segundo plano | O servidor continua; feche a janela e encontre o documento na lista um pouco mais tarde. |
| Erro: «A análise OCR falhou» | Retire o ficheiro e carregue-o novamente. Se o erro persistir, introduza o documento manualmente. |
| «Erro de rede - verifique a sua ligação» | Verifique a ligação e recomece o envio. |
| Selo Duplicado | Consulte Duplicados. |