Verificare un documento importato
I campi da controllare sulla scheda di verifica, la correzione delle righe e dell'IVA, il collegamento al fornitore e i limiti della lettura automatica.
Il passaggio Verifica è l'unico momento in cui rilegge ciò che Novadesko Intelligence ha compreso. Una scheda per file, con un'anteprima a sinistra e i campi a destra. Tutto è modificabile prima di Conferma l'importazione; dopo, il documento si corregge come qualsiasi altro.
- Su telefono, gli stessi campi si impilano su una colonna.
- Controlli gli importi letti.
- Il pulsante Conferma l'importazione è in fondo alla schermata, accanto a Indietro.
Cosa farà
- controllare il terzo, il numero e le date;
- rileggere ogni riga e la sua aliquota IVA;
- scegliere una categoria d'acquisto;
- confermare, poi ritrovare il documento nell'elenco.
I campi da controllare
| Campo | Da verificare |
|---|---|
| Tipo | Acquisti, Fatture o Note di credito. Lo cambi qui se il file non è del tipo scelto al passaggio 1. |
| Riferimento | Il numero stampato sul documento. Serve al rilevamento dei duplicati e alla riconciliazione bancaria. |
| Fornitore o Cliente | Il nome letto, con la partita IVA in pedice. Una spunta verde indica che è selezionata una scheda esistente. |
| Categoria | Solo acquisti: la categoria proposta in base al fornitore o all'etichetta. Ricerca per nome o codice. |
| Data | Data di emissione. |
| Scadenza | Ripresa dal documento; altrimenti uguale alla data. |
| Descrizione | Etichetta libera, facoltativa. |
Collegare il terzo
- Digiti in Fornitore (o Cliente): l'elenco propone le Sue schede per nome o per partita IVA.
- Selezioni una scheda, oppure faccia clic su Crea il fornitore « Nome » per crearne una con la partita IVA letta.
- Se una scheda riporta già questa partita IVA o questo nome, viene selezionata al suo posto: « Fornitore esistente selezionato ».
Le impostazioni di automazione della scheda fornitore (categoria predefinita, pagamento rapido) si applicano ai documenti importati tramite OCR come a quelli ricevuti tramite Peppol.
Un terzo è obbligatorio: senza fornitore su un acquisto, o senza cliente su una vendita, l'importazione viene rifiutata con « Inserisca un fornitore ».
Correggere le righe e l'IVA
Il blocco RIGHE riporta ogni voce letta con quattro colonne.
| Colonna | Regola |
|---|---|
| Imp. unit. | Prezzo unitario IVA esclusa. |
| Qtà | Quantità, 1 per impostazione predefinita. |
| IVA | Aliquota scelta tra le Sue aliquote IVA; 21 % se nulla viene letto. |
| Totale IVA incl. | Calcolato. Se digita il totale IVA inclusa del documento, l'imponibile unitario viene ricalcolato a partire dalla quantità e dall'aliquota. |
Aggiungi crea una riga, l'icona del cestino ne elimina una. I totali Totale imponibile, IVA e Totale IVA incl. si ricalcolano in tempo reale: li confronti con il piede del documento originale.
Quando non è stato possibile costruire alcuna riga, la scheda mostra « Nessuna riga rilevata. Totale letto: 100,00 € imponibile · 121,00 € IVA inclusa. » Aggiunga allora una riga con il totale imponibile e l'aliquota corretta.
Un documento con più aliquote (ristorazione, carburante) deve avere una riga per aliquota. Verifichi che il Totale IVA incl. coincida esattamente con l'importo pagato.
Confermare
- Faccia clic su Conferma l'importazione. Il pulsante resta disattivato finché nessuna scheda è pronta.
- Le schede importate scompaiono; viene mostrato un messaggio « n documento/i importato/i ». Una scheda in errore resta a schermo con il motivo.
- Il documento è nell'elenco Acquisti o Fatture, con il file originale come allegato e il badge OCR.
Può poi completarlo (pagamento, categoria, periodo IVA) dalla sua scheda.
Limiti della lettura automatica
L'OCR legge testo stampato. Le annotazioni manoscritte, le foto sfocate o mal inquadrate e i documenti molto contrastati producono campi vuoti o errati: rilegga sempre il riferimento, la data e i totali. Carichi un file per documento; un PDF che raggruppa più fatture è trattato come un unico documento. Un file superiore a 20 MB viene rifiutato.
Altre situazioni:
| Messaggio | Cosa fare |
|---|---|
| Analisi in background | Il server prosegue; chiuda la finestra e ritrovi il documento nell'elenco poco più tardi. |
| Errore: « L'analisi OCR non è riuscita » | Rimuova il file e lo carichi di nuovo. Se l'errore persiste, inserisca il documento manualmente. |
| « Errore di rete - verifichi la connessione » | Verifichi la connessione poi ripeta l'invio. |
| Badge Duplicato | Vedi Duplicati. |