Inviare un documento per e-mail
Inviare una fattura, un preventivo o una nota di credito al cliente con il PDF in allegato, dopo verifica, poi seguirne la ricezione.
Ogni documento di vendita si invia per e-mail dall'elenco o dalla sua scheda. Il PDF viene allegato automaticamente, lo verifica a schermo prima di confermare, e la scheda del documento conserva poi la traccia dell'invio: inviato, consegnato, aperto.
Cosa farà
- Verificare che il cliente abbia un indirizzo e-mail.
- Avviare l'invio dall'elenco o dalla scheda del documento.
- Controllare il PDF, poi confermare.
- Seguire la ricezione nella cronologia delle e-mail.
Prima di inviare
Il destinatario è l'indirizzo e-mail della scheda cliente (o della scheda fornitore per un acquisto). Senza un contatto associato al documento, la voce Invia per e-mail del menu è in grigio con la dicitura «Nessun destinatario», e l'icona della busta della riga mostra «Nessun destinatario associato». Completi prima l'indirizzo nella scheda cliente.
Inviare dall'elenco
- Apra Fatture (o Preventivi, Note di credito).
- Sulla riga del documento, faccia clic sull'icona della busta (Invia per e-mail), oppure apra il menu Opzioni e scelga Invia per e-mail.
- La finestra Conferma l'invio via e-mail mostra il PDF così come partirà, con il messaggio «Verifichi il documento prima dell'invio a … L'e-mail verrà inviata immediatamente al destinatario.»
- Faccia clic su Invia. Il messaggio «E-mail inviata» conferma la partenza.
- Apra il menu Opzioni del documento.
- Il menu mostra le azioni del documento.
- Scelga Invia per e-mail.
- Il menu si chiude e si apre la finestra di conferma.
- Il PDF viene mostrato così come partirà in allegato.
- Il messaggio ricorda il destinatario: l'invio è immediato.
- Faccia clic su Invia.
- La finestra si chiude e il messaggio «E-mail inviata» conferma l'invio.
Inviare dalla scheda
Apra il documento, poi il menu Opzioni in alto a destra della scheda e scelga Invia per e-mail. Si apre la stessa finestra di conferma.
Contenuto dell'e-mail
| Elemento | Contenuto |
|---|---|
| Oggetto | «Il Suo documento {numero}» |
| Corpo | Testo standard di accompagnamento: «In allegato trova il documento.» |
| Allegato | Il PDF del documento, generato con il Suo modello |
Il modello del PDF, l'intestazione, il piè di pagina e il QR code di pagamento si impostano in Impostazioni > Documenti. Questa stessa sezione propone, per tipo di documento, l'opzione Invia automaticamente per e-mail: «Invia automaticamente per e-mail ai clienti i documenti generati.»
L'e-mail trasporta il PDF. Il file XML UBL si scarica separatamente con Esporta XML e può accompagnare gli invii al Suo commercialista (vedi Esportare i documenti). Per una fattura elettronica, preferisca Peppol.
Seguire l'invio
Sulla scheda del documento, la scheda Cronologia delle e-mail elenca ogni invio con il destinatario, lo stato e la data. Finché nulla è partito, mostra «Nessuna e-mail inviata».
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | L'e-mail è nella coda di invio |
| Inviato | Consegnata al server di posta |
| Consegnato | Accettata dalla casella del destinatario |
| Aperto | Il destinatario ha aperto il messaggio |
| Non riuscito, Respinta | Non consegnata: verifichi l'indirizzo del cliente |
Un'etichetta Sollecito distingue i solleciti di pagamento dagli invii del documento. La scheda Attività riassume il tutto: numero di e-mail, di cui «n aperta/e», SMS e solleciti.
Il dettaglio di un invio (oggetto e messaggio archiviati) si apre facendo clic sulla riga della cronologia, solo su web.novadesko.com. Nell'applicazione, la cronologia è in sola lettura.
Stato del documento
Per far passare una fattura da Creato a Inviato senza e-mail (consegna a mano, posta), usi Segna come inviato (manuale) nel menu Opzioni della fattura. Vedi Stati.
Invio di gruppo
In Azioni di gruppo, la voce Invia per e-mail mostra «Questa funzionalità sarà presto disponibile.» Invii i Suoi documenti uno per uno.
Alternativa: Peppol
Se il cliente è raggiungibile sulla rete Peppol, il menu propone Invia tramite Peppol. Altrimenti la voce resta in grigio con il motivo: «Cliente senza identificativo Peppol», «Nessun cliente associato». Vedi Inviare una fattura tramite Peppol.