Stati e ciclo di vita
Gli stati di ogni tipo di documento, le transizioni possibili e ciò che blocca un documento.
Ogni documento porta uno stato visualizzato come etichetta nell'elenco e nella sua pagina di dettaglio. Lo stato combina ciò che Lei fa (inviare, incassare, annullare) e ciò che Novadesko calcola (ritardo, saldo). Questa pagina riepiloga gli stati per tipo, le transizioni e le regole di blocco.
- Apra i filtri dell'elenco.
- La sezione degli stati mostra tutte le etichette.
- Ogni documento inizia con questo stato.
- Il ritardo è calcolato: scadenza superata e saldo residuo.
- Questo stato è finale una volta azzerato il saldo.
Gli stati per tipo di documento
| Stato | Fatture | Ricevute | Acquisti | Preventivi, ordini d'acquisto | Note di credito |
|---|---|---|---|---|---|
| Creato | Sì | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Inviato | Sì | Sì | |||
| Pagato | Sì | Sì | Sì | ||
| Pagato in parte | Sì | Sì | Sì | ||
| Pagato in eccesso | Sì | Sì | |||
| In ritardo | Sì | Sì | Sì | ||
| Annullato | Sì | ||||
| Accettato, Rifiutato | Sì |
Solo i documenti di vendita (fatture e ricevute) hanno una colonna Stato nell'elenco. Gli acquisti mostrano l'etichetta Pagato o In ritardo accanto all'importo. I preventivi, gli ordini d'acquisto e le note di credito non hanno etichetta: il loro stato si legge dai badge Firmato, Collegato a e Nota di credito della pagina di dettaglio.
Le fatture inviate sulla rete hanno inoltre uno stato Peppol: Inviato tramite Peppol, Accettato, Registrato, Rifiutato, Chiuso. Vedi Stati Peppol.
Come cambia uno stato
| Transizione | Attivazione |
|---|---|
| Da Creato a Inviato | Invia per e-mail, Invia tramite Peppol, oppure Segna come inviato (manuale) sul web. |
| Da Creato o Inviato a Pagato in parte | Aggiungi un pagamento per una parte dell'importo. |
| A Pagato | Pagamento che copre il saldo, oppure Segna come pagato. |
| A Pagato in eccesso | Pagamenti registrati superiori al totale. |
| Da Creato o Inviato a Annullato | Segna come annullata sul web. |
| A In ritardo | Calcolato: scadenza superata e saldo residuo. Scompare non appena il saldo è nullo. |
- Questa fattura è interamente pagata.
- Apra il suo menu.
- Le voci di modifica sono scomparse.
- Può ancora consultare i pagamenti.
- Solo una nota di credito permette di correggere la fattura.
Su una fattura pagata, il menu offre solo più Pagamenti, l'invio, il download, la duplicazione e la nota di credito.
Segna come pagato e Segna come annullata sono irreversibili: «Per annullare questo pagamento dovrà essere generata una nota di credito.» Una fattura pagata o annullata mostra «Stato finale: per modificarla è necessaria una nota di credito.»
Ciò che blocca un documento
Un documento resta modificabile finché è nello stato Creato e non ha lasciato la Sua azienda. I messaggi di blocco sono espliciti:
| Situazione | Messaggio |
|---|---|
| Incluso in una dichiarazione IVA | «Questo documento è soggetto a una dichiarazione IVA e non può essere modificato.» Anche l'eliminazione è impossibile. |
| Inviato tramite Peppol | «Questo documento è stato inviato tramite Peppol e non può essere modificato.» |
| Importato tramite Peppol | «Solo i pagamenti e le note interne sono modificabili.» |
| Convertito (preventivo, ordine d'acquisto) | «Questo documento è stato convertito e non può essere modificato.» |
| Esiste un documento più recente | «Lo elimini prima per mantenere una numerazione continua.» |
| Pagato o inviato | Eliminazione bloccata. |
Nel menu Opzioni, la voce diventa Modifica bloccata o Eliminazione bloccata, con il motivo nel suggerimento. Un documento eliminato finisce nel Cestino, da cui Ripristina lo riporta; vedi Cestino.
Il filtro Convalidato
In Filtri, la sezione Convalidato propone la casella Solo i documenti convalidati. Un documento convalidato è un documento il cui numero è attribuito in via definitiva e che è bloccato ai fini contabili. Combini questo filtro con un Periodo IVA per verificare ciò che confluisce in una dichiarazione.
- Apra i filtri dell'elenco.
- Il pannello riunisce la convalida e il periodo IVA.
- Mantenga solo i documenti convalidati.
- Scelga il trimestre della dichiarazione da verificare.
La scorciatoia Non inviati al commercialista sopra l'elenco isola i documenti non ancora trasmessi alla Sua fiduciaria; la spunta verde di ogni riga conferma la trasmissione con la data.