Duplicati
Come Novadesko Intelligence individua un documento già presente, cosa significa il badge Duplicato e quali azioni scegliere: confrontare, unire, ignorare o eliminare.
Una stessa fattura arriva spesso più volte: il PDF via e-mail, la foto dello scontrino, poi la versione Peppol. Novadesko confronta ogni importazione con ciò che esiste già e lascia decidere a Lei. Nulla viene eliminato senza il Suo consenso.
Come viene rilevato un duplicato
Il controllo avviene non appena il file viene inviato, prima della verifica. Vengono testati più criteri, dal più sicuro al più approssimativo.
| Criterio | Affidabilità |
|---|---|
| Il file è strettamente identico a un file già importato | Identico |
| Stesso numero di documento per lo stesso terzo | Molto probabile |
| Stesso fornitore, stessa data e stesso importo | Molto probabile |
| Stesso cliente, stessa data e stesso importo | Molto probabile |
| Stesso fornitore e stessa data | Probabile |
Per i fornitori, il confronto avviene sulle cifre della partita IVA: « TVABE0400673544 » e « BE0400673544 » indicano la stessa azienda, anche se esistono due schede.
Il badge Duplicato nella fase di Verifica
Quando un file corrisponde, la sua scheda riporta il badge Duplicato e un riquadro Sospetto duplicato: « Questo file è già stato importato (documento #1234). Verifichi prima di confermare. »
- La scheda riporta il badge Duplicato.
- Il riquadro Sospetto duplicato indica il numero del documento già registrato.
- Confronta mostra i due documenti affiancati.
- Vedi l'esistente apre il documento già registrato.
- Se si tratta davvero di un altro documento, faccia clic su Importa comunque.
| Pulsante | Effetto |
|---|---|
| Confronta | Apre Confronta i documenti: il nuovo documento e quello esistente affiancati (riferimento, terzo, data, scadenza, totali, stato). Da questa finestra: Vedi l'esistente o Importa come nuovo. |
| Vedi l'esistente | Chiude la finestra e apre il documento già registrato. |
| Importa comunque | Rimuove l'avviso; il documento verrà creato come nuovo documento a Conferma l'importazione. |
| Non importare | Mostrato solo quando l'analisi ha già preparato un documento: abbandona questo file ed elimina quel documento. |
Uno scontrino fotografato e poi la fattura mensile dello stesso fornitore non sono sempre un duplicato: confronti gli importi prima di scegliere Non importare.
I duplicati nell'elenco dei documenti
Un documento contrassegnato come possibile duplicato resta visibile nell'elenco, nella scheda Duplicati (accanto a Tutti, Stripe, Manuali). Questa scheda compare solo se c'è almeno un duplicato da gestire. Per un documento creato da Stripe in attesa di revisione, il menu della riga contiene una sezione Duplicato Stripe:
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Approva (mantieni) | Entrambi i documenti vengono conservati. |
| Unisci con l'esistente | Il documento viene unito al documento esistente (proposto quando questo è noto). |
| Rifiuta (elimina) | Il documento viene eliminato. |
Ogni azione richiede una conferma, poi un messaggio conferma l'operazione.
Un documento inviato tramite Peppol o importato tramite Peppol non può essere eliminato né modificato: restano modificabili solo i pagamenti e le note interne. Unisca nell'altro senso.
Duplicati provenienti da Peppol
Un fornitore può inviare la stessa fattura più volte sulla rete. La Casella Peppol raggruppa queste copie (badge ×2) e viene creata una sola importazione. Se aveva già scansionato il PDF con Novadesko Intelligence, l'importazione Peppol viene rilevata come duplicato dal numero e dal fornitore: la gestisca dalla scheda Duplicati. Vedi Importare un documento ricevuto.